OA系统操作说明__“公用文档”.doc

公用文档 模块概述 随着时代的到来，在竞争中对机会的把握，和知识。如何有效的管理组织的和知识资产，为企业创造价值，正逐步为各企业所重视。管理正是在这样的商业背景驱动下产生的。的管理和维护是按照组织结构为单位开展的，和日常工作紧密结合。组织结构的方式来组织，突出知识的归属关系，便于激励各个单位加强知识管理建设ISO9000）和知识管理（积累和共享）。 iOffice.net公用文档完善而科学的权限管理安全机制，使得信息资料在管理上各司其责，在利用上资源共享。架构可以任意调整的特性，符合了不同单位、不同部门、不同类别、不同组织机构甚至于同一机构的不同时期的需求。为企业构建一个易用的、功能强大的、可扩展的管理信息网站平台，帮助企业更有效地进行。11）。 图 11公用文档基本设置 系统设置 系统的设置控制公用文档的安全性能强度，用户按照自己企业的实际情况进行选择（如图 12）。 图 12公用文档系统设置 操作提示： 让有写入权限人员不能删除附件，是为了防止恶意删除； 即使是选用“可以允许有管理权限的人删除”，对于超过系统定时服务中对公用文档回收站文件清除的期限而未删除的文件，系统还是会自动清除； 要设置定时服务自动清理的期限，用admin身份登录，『控制面板-定时服务-历史数据清理-参数设置』，进行天数设置。 用户使用 公用文档主要由文档管理、文件有哪些信誉好的足球投注网站、回收站三个子模块组成。 文档管理 文档管理首页分别按照目录树和列表进行显示：左边是目录树管理，结构分明；右边是列表，显示当前的目录下可进行的各种操作，使用方便。 文档管理主要是提供对文件夹和文档的查阅，增删，进行管理。点击相应的文件夹，便可对其的下一级进行各种操作（如图 13）。 图 13文档管理 新增文件夹 在要新增文件夹的目录下，点击『新增文件夹』（如图 14）。 图 14新增文件夹 操作提示： 权限继承：权限与上一级文件夹的权限相同； 自定义权限：不采用权限继承重新设置文件夹的访问权限，设置权限时必须注意：对上一级的文件夹没有权限的用户，即使在本级文件夹赋予了权限也无权限访问； 具备管理权限的用户新增一个文件夹时能够赋权限给其他用户，具备写入权限的用户新增一个文件夹，此文件夹的权限均继承上一级文件夹的权限； 具备管理权限的用户和文件夹（文档）的创建人可以对文件夹（文档）的名称和备注进行修改，但是只具备“写入权限”的用户就不可以。 新增文档 在要新增文档的文件夹下，点击『新增文档』（如图 15）。 图 15新增文档 操作提示： 有写入权限的用于能够对附件进行修订操作，有管理权限的用户还能够对文档进行更改；“更新时间”将显示最近“修订”或是“更改”的时间； 提醒有权限的用户公用文档内容有所改变，可轻松通过“保存并提醒”完成（如图 1616提醒信息 移动 移动功能可以将文件夹和文档移到其他的文件夹下，将文档的附件移动到其他的文档下。在管理过程中，很容易实现重新归类。 选定要移动的文件夹（文档或附件），点击『移动』按钮，弹出“选取文件夹”窗口，可以使用按钮选择要存放的位置（如图 17）。 图 17移动文档 点击上图中的『确定』按钮，显示目标文件夹窗口，点击下图中的『确定』按钮将文件移动到当前文件夹（如图 18）。 图 18附件移动 操作提示： 要进行文档附件的移动，需要勾选“显示附件”选项或打开文档才能进行操作，如上图所示； 可以将文档（文档附件）移动到自己有“写入”权限的文件夹（文档）下； 对移动的文件夹，如果原来选择的是“权限继承”，那么移动后，继承的是移动后所在上一级文件夹的权限；如果是“自定义权限”，移动后还是保留原来定义的权限，但这些用户中对其上一级文件夹没有权限的用户就对移动的文件夹失去了权限。 存档 在公用文档的使用过程中，必然会产生大量的文件信息，需要我们进行实时有效的收集和整理。为了达到这一目的，iOffice.net提供了存档功能，让公用文档和档案管理模块相结合，在使用过程中，可以快速直接将文档归档到档案管理中。 选定要归档的文档，点击『存档』按钮，弹出“将数据存入档案管理”窗口（如图 19），选择要存放的位置，点击『确定』按钮，完成文档的归档操作。 图 19归档信息 注意：对此文档有管理权限的用户，可以将文件夹存入拥有管理权限的档案管理文件夹下。 复制 复制操作是把文档复制到公用文档下的其他文件夹。在使用过程中，如果用户需要查看到某个文件夹下的文档，但是碍于没有权限无法查看，就可以通过有管理权限的用户将文档复制到一个有查看权限的文件夹，让有需要查看的用户能够查看到此文档，达到文档的共享（如图 110）。 图 110文档复制 操作提示： 具有管理权限的用户可以将文档复制到具有写入权限的文件夹下面。 删除 选定要删除的文件夹、