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第2O期 总第 174期 内蒙 古 科 技 与 经 济 No．20，the174thissue 2008年 1O月 InnerMongoliaScienceT~ahnokgy Economy Oct．2o08 电子文档在公路管理中的应用 张旭亮 ，包塔娜2 (1．通辽市交通工程局；2．通辽市交通局，内蒙古通辽 028000) 摘 要 ：文章介绍 了电子文档在公路项 目管理 中文件的归档和文件查找的操作方法及其优点。 关键词 ：电子文档 ；归档 ；查找 ；操作方法 中图分类号 ：T】P3l7．1 文献标识码 ：A 文章编号 ：1007—6921(2008)20一_0083—0l 当今高速公路建设迅速发展 ，科学的施工管理 ， 图设置 自已方便记意的密码)、保存容易 、占据 的空 现代化施工机 械的应用 ，新工艺、新施 工方法 的实 间小、不易丢失 (可 以备份)、归档 比较系统、查找方 施 ，使得高速公路建设的周期大大地缩短 ，大大地堤 便及时快捷 。 高了社会资金的周转率及社会效益 。科学的管理 ， 1．2 电子文档 的建立是工程文件管理 的重要环节 ， 计算机的应用是实现高速公路建设按质按量完成的 文件 的归档是项 目管理 的重要组成部分 ，在公路建 前提与保障。文件的管理工作在信息化发展的今天 设 中项 目办 的文件 的管理显得尤为重要 ，它涉及到 显得尤为重要，文件的上传与下发 ，查找与归档要及 上级领导 的工作 指令及 下面各工作单位 的执行情 时准确 。对 于高速公路项 目办来说 ，文件收、发量 况 ，公路建设项 目办土建方面下设施工单位 、监理单 大、内容繁杂 ，查找起来非常复杂 ，传统的-Y-工记录 位 ，房建、交通 、机 电方面等施工单位 ，根据公路建设 的方法 ，文件查找既费时、费力 ，还不太容易查找 ，工 的大小 ，以上 的参建单位多达 100多家 ，少则也有 作效率低 ，投入的人力资源多，尤其是经过 了几年的 50～60家 ，项 目办 的文件管理显得尤为重要 ，它涉 文件 ，更是不容易查找。合理地利用 电子文档 ，既省 及到指令的执行与下达 。电子文档的充分应用使得 时又省力地完成各种文件 的管理工作 ，对领导 的及 文档管理系统化与科学化 ，为领导的及时决策提供 时决策及竣工资料的整理提供方便快捷的服务。 了准确及时的依据 。 1 电子文档 的优点及建立 的方法 1．3 电子文档 的工作程序 。先建立一个 电子表格 1．1 电子文档其本身具有必威体育官网网址性强 (可按 自已的意 形式 的电子文档 ，如 图所示 ： 第一执行办文件收发登记索引 电子表格建立好之后 ，可 以把文件按题 目栏把 对话框 ，最下面有一行 ：保存类型 ，这样 可 以选网页 相应 内容录入进去 ，排好序号。再统一进行筛选 ，把 格式 ，存成这种格式后就变成 了一个文件夹 ，文件夹 收到的和发 出的文件逐一 扫描 ，存成 wORD格式 ， 里一个 图像变成两张 ，选取排号为偶数 的那张图片 ， 扫描的文件 占用的空间特别大 ，可 以转存成 网页的 重新存到 WORD文件里 ，重新命名 ，这种格式比直 格式 ：把照片扫描成 WORD文件后 ，点击标题栏 中 接照片扫描存储后 容量减少 30～50倍 。如 图 1所 的 “文件 ”，下拉菜单 ，点击 “另存为”，这样出来一个 示 ： (下转第 134页) 收稿 日期：20O8—05—12