浅谈搜集整理音像资料是图书馆档案工作的重要组成部分.docVIP

浅谈搜集整理音像资料是图书馆档案工作的重要组成部分 　　图书馆的音像资料包括,图书馆开展服务工作及召开各种会议,举办各种活动而形成的有保留价值的照片、底片、录像带、影碟、录音带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。这些音像资料能够客观真实地把历史情景反映给人们,其珍贵远远大于文字所描绘的历史情景。遗憾的是即使有这些优点,有些单位的音像资料在档案中也没有一席之地。其原因有以下几点: 　　1.现在图书馆的社会活动越来越多,举办各种读书会,召开读者联谊会,每年一次的读书周活动,节假日举办各种书展等等。举办这些活动的单位也请人或指定单位某个人,负责照相或录像。事后送电台、报社,洗几张照片了事,特别注意收集的是文字材料,而那些音像资料却无人过问。怎么处理这些音像资料是个人的行为。由于没有把这些音像资料上交归档的习惯,事后再查找,相当难矣。 　　2.有些图书馆因条件有限,请人录音,录像往往自带设备,事后人家把照片留下,底片带走,录音,录像拿出一份,没有备份。以为谁拍的就应该归谁,致使珍贵的音像资料长期在个人手中保存,不移交给图书馆专人保管造成资料的流失。 　　3.有的图书馆条件好,有设备,但是缺乏专业人员,从事音像资料的制作,谁愿意干,谁就干,有些活动的资料录制的不规范,录像资料的图像混乱,色彩模糊,录音资料搞得主题不谐调,声音噪杂。这种音像资料毫无保留价值,看着闹心,听着烦心,只有丢掉了事。 　　4.有的图书馆有设备,也有专业人员,但是缺乏有责任心的专业人员。图书馆搞什么活动都去录制音像资料,可是一盘录像带反复用,后面的资料覆盖前面的资料,结果是熊瞎子掰玉米,掰一根丢一根,到后来两手空空。还有的录出的音像资料,有音、有像,却没有文字说明,或说不详细,日后就是录制资料的当事人自己都说不明白是怎么回事,这种资料,归档后无法使用,时间久了,也只有丢掉。 　　5、有些图书馆,领导有档案意识,也知道搜集音像资料的重要性。但是没有专业的保管知识,特别是现代化的音像制品的保管知识。虽然积累了不少的音像资料,把它们与其它档案混放在一起,没有恒温、恒湿、防尘、防磁、防光等先进技术,致使一些照片变黄褪色、底片粘连、磁带脱磁受损,光碟挤压变形。使得原本很珍贵的音像资料,变成了一堆废物。 　　针对图书馆档案工作中,搜集音像资料出现的问题,我们认为应该刻不容缓地解决这些问题,具体做法有几点。 　　1.整章建制,确保落实。 　　要改变音像资料管理混乱的书面,首先制定一个符合本馆实际的管理办法,来规范此项工作。图书馆建立起相应的管理制度,并且强化规范管理,具有相当重要意义。对图书馆开展各种活动产生的音像资料,从搜集、管理、归档到移交专人统一管理,都要制定出严格的管理办法,防止分散流失,杜绝归为已有。对音像资料的日常保管、借阅、使用也要作出明文规定,分清这些资料的保存期限,要认真学习《统计法》,确保有关的法规和制度,落到实处,只有制定出有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循,有法必依,才能使这项工作逐步变成自觉行动,从而确保音像资料的归档的质量越来越好。 　　2.创造条件,妥善保管。 　　考虑到对音像资料归档后,还要保存好,利用好,这就要求对这些不同于纸张的档案,有一套专业的保管措施,如:恒温、恒湿、防磁、防火、防光、防潮等。图书馆要加大投资力度,要意识到这些钱不白花,音像资料归档后,要独立成卷,有条件要使用专用音像柜或密闭铁柜存放。严格控制库房温度、湿度,远离光线、磁场等,录音带、录像带要定期倒带检查,光盘要摆放整齐,不能变形。所有这些措施都是确保音像资料的使用时间延长。 　　3.全力搜集,重在利用。 　　及时搜集是确保音像资料归档齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理时才进行。而是及时地搜集整理,如每当一个活动结束,就要进行归档工作,办完一件,收集一件,也可以采取定期清理、定期检查的办法进行。音像资料收集后,文字材料也要及时整理出来,这样的档案对日后使用是特别方便的,音像资料的收集是一件非常细致的工作,并且具有很强的时效性,它不同于其它资料的收集,如纸张的档案,事后可以完善补充。而音像资料的收集只能是在现场采集,过后是无法完成这项工作的。这就需要工作人员要依据场内活动安排,事前做好各项准备工作,把各种可能出现的问题考虑到;大型的活动现场录音、摄像,有条件要采取双人、双套机器进行,以确保收集工作的完善,不留下任何遗憾。我们这样尽善尽美的去做这项工作,就是为了日后使用这些档案材料快捷方便。有了这些音像资料,为我们更好地开展图书馆建设、读者服务等工作,积累了宝贵的经验,特别是寻找各种事件的起因,撰写大事记等,它的作用是任何档案替代不了的。 　　责任编辑 李红梅 4