印章管理制度(终稿).docVIP

浙江杨帆地产集团有限公司 管理制度 编号：M/ZB·2012/006 修订状态：第0次修订 实施日期：2012-03-23 修订日期： （无） 制订日期：2012-03-13 制度名称 印章管理制度 起草部门：综合办公室 起草人：郑丙奉 审定人：杨兴参 签发人：陈以生 第一条 目的 为规范浙江杨帆地产集团有限公司（以下简称“公司”）的印章管理，避免因印章错用、误用给企业造成不必要的损失，使印章的保管和使用更加合理化、规范化特制定本。 适用范围 本制度适用于公司公章、法人印章、总经理印章、各部门印章及其专用印章。职责办公室全面负责公司印章管理工作。公司印章由办公室印章保管员保管，办理用印、登记等手续；印章保管员因故不能履行职责时，由其指定员代办用印手续。公司各部门印章由其部门负责人指定专人负责保管和使用。公司各类专用章由相关部门指定专人负责保管和使用。印章的刻制 公司各部门需要刻制印章，应填写《申请单》进行申请，同时附绘制式样，经总经理批准后，由办公室统一负责刻制。办公室凭公司统一到当地公安机关办理印章刻制手续印章的形体和规格，按国家有关规定执行。印章刻制后，办公室应进行检查验收，主要检查印章的质量和是否启用过，如质量不合格或没有按要求刻制，应令承制单位重新刻制印章的启用新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查首次使用。印章启用时，印章管理部门必须填写《印章保管台帐》，台帐中应包含印章名称、印章枚数、颁发机关、领取人、收到日期、启用日期、保管人姓名、印章留样，并在表中签字或加盖印鉴，台帐一式两份，办公室、管理部门各留一份。印章的保管公司印章应妥善保管，严防被盗用、丢失。如发现印章丢失或有异常现象，应保护现场并报告领导，迅速查明情况及时处理，必要时向公安部门报案。保管人员应保证印鉴不受损坏、图案清晰。印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。印章的使用公司用印事先申请对公司的正式行文、函等正式编号文件的用印，按《公文处理办法》的有关规定经公司领导签发后，印章保管员方可用印。合同、协议等类文件，在合同签约人及签约日期处签字后，印章保管员予以用印。上报的财务报表文件的用印，凡公司的意向书、贷款申请、担保书、重要文书等必须经总经理董事长批准后，方可盖章。如因总经理外出等其他特殊情况，需要委托他人代签，则须有总经理委托指示或电话通知，方可盖章。其它文件资料用印，经办人应填写《用印申请单》，经部门负责人签字后，交分管领导审核。分管领导签字后，印章保管员予以用印法人章用印文件需留存复印件存档。总经理委托指示或电话通知印章保管员在盖章前应对所需盖印的文件进行认真审阅，审阅范围包括批准手续、原件份数、文件的形式及内容，发现问题及时请示办公室留存原件。盖印的要求一般视“齐年盖月”为恰当，且图案清晰，字迹端正。严禁在空白合同、空白纸上加盖公司印章印章只能在办公室使用，如因特殊情况需带印章外出，须经总经理批准，并需在《用印申请单》上标明“外出使用”，登记可将印章带出办理手续。各职能部门印章只能用于本部门相关业务，不具备承担经济和法律行为的使用用途。公司现有法人章枚，枚为公司法人章，一枚为财务法人章，财务法人章由财务保管，只适用于银行往来业务，其他业务无效。于每年月底以前将上一年《用印申请单》及其所附文件送档案室永久保存。印章的停用公司、各部门在《印章保管台帐》上填写停用日期理由公司、各部门领导个人印章应退还本人保管对外介绍信的用印，应由经办人填写《介绍信申请单》，注明联系单位、具体事由、日期及有效期，经部门负责人、办公室主任签字同意后，到办开具公司统一格式的介绍信并用印盖章。介绍信存根应存档，保管期为三年。如确因工作需要，需使用空白介绍信，经办人必须填写《介绍信申请单》，经部门负责人签字、办公室负责人审核，总经理批准后，印章保管员方可开据空白介绍信。经办人外出返回后要说明使用情况，提交已使用的介绍信的复印件，由部门负责人签字认可、办公室主任审核后，交印章保管员；空白介绍信如有剩余，应如数交还印章保管员印章保管员应追踪空白介绍信的使用情况，及时向办公室主任报告附：1《申请单》2、《印章保管台帐》《用印申请单》 印章数量 颁发机关 收到日期 印章留样： 启用日期 领取人 保管人 停用日期 停用事由 交回人 交回部门 附件3 用印申请单 申请部门 申请人 申请日期 用印事由 拟用印章 公 章□ 枚 法 人 章□ 枚 专 用 章□ 枚 总经理章□ 枚 其 他□ 枚 部门负责人