通告、布告、启事.PDFVIP

1 通告、佈告、啟事 (一) 作用 「通」是普遍，「告」是陳述、告知的意思。凡是機關團體有政策、措施 或者重要事項要普遍通知公眾人士，就可以使用通告類文書。通告類文書大致 包括通知、通告、佈告和公告幾種。至於啟事，性質雖然和通告接近，也有陳 述、告知的意思，但是所陳述和告知的事情，與公眾的關係不那麼密切，主要 是發文者本身有事情希望引起外人注意，不一定對公眾構成甚麼影響。 (二) 應用範圍 通知通常用來傳達一些比較簡單直接的事情，比如機關團體用來通知開會 或者繳費，使用範圍比較狹窄。很多應用文專著都沒有「通知」這個類別，或 是把通知與通告視為可以互相替換的文種；因此會議通知有時候等同於會議通 告，繳費通知則經常以單據或者表列的形式發出，比如很多公營服務機構的繳 費單就是如此。從香港一般民間的使用情況來看，通知的結構和格式都不太固 定。 至於公告，則是面向社會大眾的，一般由政府機關發出，目的在宣佈重大 事項或者重要政策。通知和公告這兩類文種在這裡不作詳細介紹。 通告和佈告的形式和作用很接近，分別主要在於發佈的方式和範圍不同。 一般來說，通告是機關團體向一定範圍的民眾或者員工公佈應當注意或者應當 遵守的事項時所用的文書，多數是直接發出或者寄出的。佈告則會張貼在佈告 板或者其他當眼的地方，供有關人士閱覽。這種發佈消息的形式，使佈告的覆 蓋範圍受到局限，因此佈告所涉及的對象，通常是特定範圍裡的有關民眾或者 員工。 此外，佈告通常是機關團體對受其制約的民眾或者員工所發的，目的在公 佈政策、措施或者重要事項，因此具有一定的約束作用。 最不具備約束作用的是啟事。不少啟事是由個人發出的，比如尋人啟事、 遺失啟事、轉讓啟事等，所牽涉的多數是個人的事情；就算是以公司或者機構 名義發出的，也往往是與機構本身有關的事情，比如搬遷啟事、招聘啟事等。 啟事的受文對象比較模糊，通常是沒有既定範疇的一般民眾，對啟事內容有興 趣或者自認為有關聯的，可以有所回應，否則可以置之不理。 2 (三) 寫作注意事項 通告和佈告都以公佈政策、傳達信息為主要目的，因此行文必須簡明扼要， 其中佈告既以張貼的形式發佈，為方便民眾閱讀，行文尤其需要精簡清晰，篇 幅以短小為宜。此外，通告和佈告的受文者或是機關團體的員工，或是一般民 眾，對象比較廣泛，因此所用的語言應該盡量簡明通暢。啟事由於面向一般大 眾，語言更應該淺白簡潔。 內容方面，通告、佈告和啟事通常都包含標題、正文、結束語、下款和日 期五部分。 佈告的標題一般比較簡單，可以只寫上「佈告」(或寫作「布告」)兩字，也 可以加上發文機構的名稱，比如「校務處佈告」；通告的標題則往往比較詳細， 通常會扼要交代通告的性質、內容，或者發佈部門，比如「聖誕聯歡會通告」、 「學生會通告」。啟事的標題通常只指示了啟事的性質，不會交代發文者。 正文用來交代所要發佈的消息，有時候會先說明發文的原因、目的，或發 文的依據，才正式進入主題；但有時候也可以直接說明需要民眾周知或者遵守 的具體事項。內容比較多的話，可以分段處理，並加上段碼，以方便閱讀。有 些通告涉及比較多時間、地點等細節，為了方便閱讀，也會用表列的形式發佈， 例如巴士公司在除夕元旦延長服務及改道的通告(參看例七、例八)。一些特殊的 通告，甚至會附上圖片，例如香港警務處發出的懸賞通告。 至於啟事的正文，由於所牽涉的通常是比較私人的問題，因此只需要簡單 扼要說明就可以，細節可以不必交代。 正文結束後，傳統的做法是用結束語來終結全文，例如「此佈」、「特此 知照」、「特此通告」、「以上通告學生會全體會員」等，但是有時候視乎行 文和消息的性質，也可以把結束語省掉。比如一些由公共機構和政府部門發出 的通告，由於功能比較特殊，內容比較繁複，因此除了採用表列形式之外，格 式也跟一般通告不同，結束語通常會省略掉(參看例七、例八)。 在一般情況下，通告和佈告的下款和日期是必不可少的部分。下款必須清 楚交代發文者所屬機關團體的名稱，以及發文者的職銜和名字；如果機關團體 名稱在標題部分交代過的話，那麼下款就只需要寫上發文者的名字和職位。最 後是發文的日期，一般都要另行頂格書寫。如果有附件或者通告的分發名單和 副本發送名單，應該放在日期前面。啟事的私人性質比較濃厚，一般不會有附 件或者分發名單。 3 需要指出的是，有一些通告會先把主要內容、發文者等資料在開頭部分交 代清楚，具體細節另以表列形式發佈於後；如香港警務處的懸賞通告，就是先 交代了發文者、通告的目的和希望受文者周知的事情，然後具體羅列有關的案 件以及懸賞的內容。這些內容由於跟前面的說明放在同一個網頁上，並且都受 同一段說明約束，因此可以合起