壳牌共享服务中心中集报销业务介绍.docVIP

关于壳牌共享服务中心?集中报销业务情况的报?告 一、壳?牌集中报销业务管理特?色 1、通过发行公司?信用卡，将公务消费及?小额采购纳入集中报销?范围。目前报销总额中?公务消费占70%，小?额采购占30%。通常?纳入小额采购报销范围?为风险低的采购事项，?如办公用品、小型设备?。公司信用卡除个人持?有外，还有部门持有卡?，即以部门名义发行的?信用卡，用于部门小额?采购等事项。 2、公?司信用卡报销时，员工?需将报销申请单、发票?、银行卡签售单一并寄?往档案中心存档。存档?方式包括纸质单据存档?和电子扫描文件存档。? 3、壳牌公司信用卡?额度主要设置为100?00美元、30000?美元、75000美元?三个档次，为了避免持?卡人因额度不足造成无?法支付或根据需要频繁?调整信用额度，壳牌将?公司卡额度尽量设置在?较高水平。 4、员工?报销后，系统自动将员?工全部消费信息、报销?信息发送给主管领导，?由其主管领导负责进行?合规性审查。壳牌共享?服务中心中合规性审查?包括电子记录调阅和原?始凭证抽查两类。电子?记录调阅可以通过预设?的筛选条件，从每日公?司卡消费记录中筛选出?可疑消费，并由复核人?员进行进一步跟踪调查?。原始凭证抽查比例较?低，仅为3%。 5、?壳牌不鼓励员工进行现?金报销，并将现金报销?总额比例控制在4%以?内，现金报销上线为单?笔20000美元。 ?6、壳牌集中报销系统?与差旅预定系统、人力?资源系统、资金系统、?会计系统对接，并定期?从花旗信用卡管理系统?提取公司卡消费数据。?系统对接是实现报销流?程的自动化、标准化的?重要保障，同时也是防?范风险和减少人为操作?错误的重要手段。 7?、集中报销的平台设计?尽量简洁、高效、人性?化。如在报销申请环节?，报销申请根据公司卡?消费记录自动生成，员?工只需打印并附上发票?和银行签收单一并邮寄?即可。报销申请单中公?司卡消费信息不可更改?，员工可以更改的部分?仅限成本中心选择、消?费信息备注、增加现金?报销内容三个部分。 ?8、花旗银行信用卡返?利基本可以用于弥补集?中报销平台发生的日常?运行费用，不能弥补的?部分采取费用分摊的形?式由各业务单元承担。? 9、壳牌共享服务中?心中负责集中报销的人?员有60人，他们分别?位于项目实施组（3人?）、原始单据抽查组（?6人）、电子记录调阅?组（6人）、财务组（?9人）、公司卡管理组?（7人）、数据库管理?组（2人）、客户服务?与报销系统管理组（1?2人）、中心协调组（?5人）、流程及信息组?（3人）、花旗支持分?析团队（1人）。各工?作组有明确的岗位职责?和分工。 10、壳牌?有较高的精细化管理水?平，针对集中报销业务?就有相关制度、文本5?0余个，覆盖集中报销?操作规范、职责划分、?流程、报销范围等内容?。壳牌将业务操作流程?制度化、规范化、标准?化。 11、壳牌的集?中报销培训采取面对面?培训和远程在线培训两?种。远程在线培训要求?所有员工都要每2年接?受一次培训，培训结束?后要进行考试。在线培?训提供幻灯片材料、制?度规范、录像片、动画?模拟演示等。录像片语?言为英语，并配以荷兰?语、德语、法语的字幕?。同时，在网站中还有?专栏就持卡人常见问题?进行解答，常见问题分?为7个大类，每类下面?分为若干个小问题。 ?12、客户服务通过电?子邮件的方式解决员工?在公司卡使用、报销过?程中遇到的问题，取消?了电话热线咨询功能。?主要是利用电子邮件，?客服人员可以从问题中?选择紧急程度高的优先?解决，而电话热线无法?区分紧急程度，容易造?成资源利用效率低。 ?13、壳牌在集中报销?的管理中引入对标机制?，对比其他公司的集中?报销业务效率、质量、?人员、成本，不断提高?自己的管理水平、效率?与效益。 14、集中?报销团队业绩的奋斗目?标包括：延迟报销率控?制在2%以内，现金报?销比例控制在4%以内?，业务处理量保持在8?50笔/人/月以上。?从集中报销业务管理角?度看，奋斗目标包括：?降低欺诈风险和税务风?险，扩大返利水平，提?高支出透明度，提高合?理避税，降低运行成本?。 二、交流的具体内?容 1、壳牌共享服务?中心财务业务概述 ⑴?壳牌共享服务中心介绍? 壳牌的第一家共享服?务中心成立于1998?年，目前共享中心达到?6家，分别位于英国、?菲律宾、波兰、印度、?马来西亚以及南非。其?中：格拉斯哥中心（5?36人）、克拉科夫中?心（1512人）、钦?奈中心（1412人）?、吉隆坡中心（213?8人）、马尼拉中心（?2826人）、开普敦?中心（343人）。 ?壳牌共享服务中心为壳?牌旗下各业务单元提供?标准化的服务，包括小?额采购、资金支付审批?、清欠、会计报告、全?球差旅及费用报销、信?用额度管理、贸易合同?管理、人力资源管理