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ERP系统在外贸企业会计中的应用 　　摘要：本文作者结合本企业ERP系统的实施，论述了外贸企业运用ERP在会计工作中如何更有效地使用资金，规避风险以帮助企业摆脱目前困境，促进未来进一步发展。 　　关键词：ERP 外贸企业会计 内部控制 　　2009年美国次贷危机引发全球性金融危机，造成我国外贸企业普遍面临出口下滑，进而引起企业资金短缺，甚至不能及时支付工厂货款的窘境。随着整个外贸行业及公司的战略发展，传统意义的外贸会计已成为外贸会计作用发挥的障碍。在此背景下，某外贸企业2009年初开始启动ERP项目以提升会计信息的核算质量，有效发挥其在外贸企业发展中的重要作用。本文以该企业的ERP项目实施为例，着重介绍ERP实施过程所碰到的问题及如何应对解决问题，以及ERP系统在外贸会计中的应用。阐述这一项目实施后外贸企业会计工作的重要变化，以及对外贸企业会计工作水平有所提升。 　　一、ERP系统下的会计信息系统特性 　　（一）信息实时性 　　实现ERP后，会计部门可以通过网络从企业内、外部迅速获取必威体育精装版信息；比如将ERP链接上国家税务总局退税率信息，就能及时更新系统中的退税率，从而为企业赢得主动权。实时性还体现在收付款流程中，实时查询资金成本并计入相关考核单位，为付款审批包括出口费用审批，购货付款审批，进口开证审批，进口支付货款审批提供了有效的依据。 　　（二）信息集成性 　　完成了资金流、物流、信息流的统一，实现了数据共享，提高了数据的准确性和一致性，提高了财务人员的工作效率，为企业管理者的决策提供了准确的信息。 　　二、ERP实施过程中碰到的问题： 　　（一）数据录入人员发生变化 　　由过去的业务员递交结算凭证给财务部，财务人员根据单据、遵循规则录入账务系统改为业务人员自己输入。外贸系统的基础数据基本上是由每一单合同的基础数据为主，每一单合同从申请设立开始要输入大量的基础信息，包括合同号、客户名、发票号等，非常繁琐。业务员往往嫌麻烦，老是出现漏输，输错的情况，导致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的只有收入没成本或者收入成本有了，却没有相关费用，最终发现发现是数据输入问题。 　　（二）业务素质达不到要求 　　每个业务员对计算机操作的熟练程度各不相同，造成编码方式也各不相同，还有的态度不严谨，一会这样编一会那样编，结果体现到系统中的就五花八门，合同号一会儿大写一会儿小写，自己感觉这就是一个合同，但在系统中是不同的。这样往往造成两面挂账，应收款预收款大量虚增，不利于管理层进行决策判断，也增加了财务人员的对账查账时间。 　　（三）权限设置问题 　　有些部门领导对于权限设置不是很重视，业务员操作也不很熟练，有时候提交审批后，又发现问题，需要撤销审核重新修改，几次以后有的领导不耐烦了，就让业务员自己去审批。这样可能造成下属利用这个漏洞乘机舞弊，从而造成企业损失。 　　三、ERP使用效果 　　（一）提高退税风险的预警能力 　　出口退税风险控制一般要求每单合同都经过事前审批，事中监控，事后分析三个环节。一旦出现问题，ERP系统便会自动发出警告。如退税时间节点的掌控，避免由于人为因素造成超过有效期而不能退税。再如通过ERP系统采集的数据资料，分析每单合同的换汇成本是否在正常范围内，避免由于人为因素造成换汇成本偏高或者偏低造成无法退税，降低了退税风险。 　　（二）提升了销售分析及控制与决策水平 　　通过ERP系统进行多维度的销售分析，如按公司（分公司）、部门、人员、合同、商品、发票等统计分析收入、成本、费用情况，加强内部控制，支持企业经营分析和决策。 　　通过ERP对客户的地域、价值等分析，可准确了解客户集中分布在哪些地区、清楚了解哪些行业的企业是自己的主要客户、从而以便合理分配销售人员到不同地区并采取有针对性的营销手段、集中力量保持和提高主要客户的满意度。 　　通过ERP可进行每单合同，每个业务员，每个项目小组甚至于整个公司的销售费用成本利润进行分析，有利于业务员对手中客户进行选择，尽量开发利润率高的产品。有利于经营者加强对各业务员、各项目组、各分公司的绩效考核；有利于经营者对于企业的发展做出正确的导向。 　　（三）提高了核算效率及资金控制能力 　　实施ERP后再资金控制上可以获得以下优势： 　　（1）利用ERP系统对资金流动实施动态监控。加强资金使用的全方位风险审核，它可根据合同标的的大小，代理与自营，结算方式的不同、客户资信情况、出口部门类别等设置不等的付款条件分类，进行不同级别的审核，使资金管理进入程序化、标准化、科学化的状态。 　　（2）把资金管理控制的重点放在资金的收支这两个环节。我们结合ERP财务系统，对业务部门的每一笔收付款进行审核确认。观察其收款是否及时、付款是否必要、占用是否