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科室文件管理探讨 　　在血站质量体系运行中， 质量体系文件在日常工作中起着至关重要的作用。对科室的管理、血液质量控制、血液信息追溯、工作指南及操作技术等有保障作用。 　　1 文件管理员的职责 　　1. 1 严格执行档案必威体育官网网址制度。做好文件必威体育官网网址工作， 不得将文件内容外泄， 未经批准不得将文件外借。 　　1. 2 负责体系文件的收集、整理、归档、保养工作。 　　1. 3 对收集的文件资料进行系统整理、编目、归档， 分类保存， 将交中心档案室存档和科室内保存的档案分类存放。 　　1. 4 确保档案安全。作者作为成分制备科文件管理员， 在工作中积累了一些经验， 与大家分享。 　　2 文件管理方面 　　2. 1 文件的管理范围及登记编目 质量体系文件为受控文件。包括质量手册、程序文件、工作手册、记录以及血液中心引用的外来文件。整理科室所有受控文件， 填写《受控文件登记表》， 以方便管理和查阅。 　　2. 2 文件的修改 在工作中， 如发现实际操作流程、工作细节与文件规定不一致， 文件规定不适宜实际操作时， 能及时上报科主任， 为领导提供有利凭据， 及时修改文件。文件更改时填写《文件更改申请单》， 说明更改原因， 报质量管理科按程序审批后实施。当有文件更新下发时， 整理好所有被更改的原文件， 到质量管理科将原文件上交， 同时取回更改后的新文件， 并在《文件发放、收回记录》做好领用记录。文件取回后， 将新版文件放在相应的体系文件中， 以确保有效文件的唯一性。 　　2. 3 文件的保存和管理 质量体系文件必须分类存放在干燥、通风、安全、便于员工随时查阅的地方。定期对科室文件保管情况进行检查， 查看受控文件有无缺失， 是否为必威体育精装版版本， 有无“受控”章、发放编号及科主任签名。每半年需对相关的外来文件进行一次查新， 收集外来文件的必威体育精装版版本， 有变更时上报质量管理科。在新的仪器设备进入成分科后， 说明书要纳入外来文件时， 报质量管理科登记、编号， 填加到外来文件目录中， 并按文件编号的先后顺序存放， 方便查看。对于已报废的仪器设备要及时清除相关的说明书之类的文件， 防止过期文件的应用， 将检查情况填写在《质量检查记录》中。如需留用， 以备参考， 应到质量管理科加盖留用文件章。 　　2. 4 文件的使用 在工作现场所有文件都应为必威体育精装版有效版本。文件应摆放在指定位置， 在文件培训时， 将文件摆放位置清楚告诉科室员工， 确保文件随取随放到原处， 并定期检查文件摆放位置、文件是否齐全。当使用文件损坏严重， 影响使用时， 到质量管理科办理更换手续， 交回破损文件， 使用新文件。检查新的文件发放编号是否与旧版文件相符， 并在《文件发放、收回记录》上做好领用记录， 注明原因。 　　当使用文件丢失时， 到质量管理科办理申请补发手续， 领取的新文件要用新的发放编号， 并在《文件发放、收回记录》上做好领用记录的同时注明已丢失文件发放编号作废。及时上报科主任或质量管理科， 将作废文件的发放编号通知各科室， 防止误用。 　　3 记录管理方面 　　3. 1 记录表单打印 按照质量管理科下发必威体育精装版版本的表单打印本科室相关的记录表单。每月月末最后一至两日对下月要填写的记录表单进行更新打印， 并将其夹在记录表单的A4文件夹中， 文件夹脊背上的标识为黑体小初号字， 白底竖行排列， 文件夹按照记录表单名称汉语拼音的首字母由A-Z的顺序， 脊背向外摆放在文件书立中， 方便科室人员填写， 认真检查所有表单执行的是否是批准的现行版本， 防止过期表单的使用。 　　3. 2 记录填写检查 每月对记录表单填写情况进行检查， 查看记录填写的是否准确、及时、完整， 有无空白项， 记录笔误的更正是否符合要求， 协助科主任对科室质量记录进行监控， 对填写不合格的记录及时上报科主任， 及时更正， 并填写《质量检查记录》。 　　3. 3 记录的装订和保存 每月月初收集上月的所有记录表单， 打印封面， 标识清楚记录名称、页数、装订人和审核人， 然后用黑色卷绳装订成册。装订完毕， 按照记录表单名称汉语拼音的首字母由A-Z的顺序排列摆放， 填写并打印目录， 在目录中将记录表单顺序、名称、页数标识清楚。以月为单位， 将目录及排好顺序装订好的记录放在一个档案盒中， 在档案盒外面标识清楚月份， 以便查阅。每月将归档后档案锁在档案柜中， 保证归档文件的完整性、整洁性， 防止丢失。 　　3. 4 记录的归档移送及销毁 按记录名称或类别进行装订， 要求保存十年或十年以上的档案在次年年初送中心办公室档案室归档， 档案移交时填写《档案交接登记表》。 　　要求保存十年以下的档案， 按记录产生时间先后的顺序、记录名称或类别进行装订， 在科室内保存。以年为单位， 每年年初将全年档案收集在一个纸箱中，