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新时期高校教学秘书提高工作效率的策略 　　【摘 要】高校教学秘书是连接“教”与“学”纽带，教学秘书的素质和工作效率直接影响着高等学校的教学管理水平、管理效率和教学质量，本文阐述了新形势背景下教学秘书如何通过信息管理模式、分类管理模式、建立和谐关系方面提高工作效率。 　　【关键词】教学秘书；教学管理；效率 　　高校教学秘书是连接学校教务工作与院（系）教学工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量。在校院（系）两级教学管理体制下，高校院（系）教学秘书成为基层教学单位最直接的教学管理者。在高等院校招生规模不断扩大和普遍实行学分制的新形式下，各院（系）的专业设置门类增加，而学校教务部门也不断地将教学管理任务下放。面对新形式、新问题，如何提高高校教学秘书的工作效率已成为一个急需解决的问题。 　　一、改善工作环境，夯实高效率工作的基础 　　（一）努力争取改善“硬件”环境 　　高校教学秘书要从繁杂的教学事务中摆脱出来，提高工作效率，经济上要争取适当支持。首先，教学秘书要有一套完整的工作设备，包括教务电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机等。在人员配备方面，教学秘书下面最好设4个教务助理。教务助理可由勤工俭学的学生担任，4个教务助理分别负责一至四年级学生方面的事务，教学秘书负责总揽全局，统筹兼顾。这些硬件都到位了，设备齐全、人员齐全，各自分工合作，职责分明，工作效率必然就会提高。 　　（二）积极争取改善“人际”环境 　　高校教学秘书在上传下达通知时，行动上要有浓厚的人情味，体现人文关怀。如：在期末监考期间，通过短信的方式提醒教师在百忙中记得监考的时间及地点，防止监考老师临场时手忙脚乱。收到此短信的老师一定对你感激不尽，无形中拉近了与老师们的关系，关系好了，老师们也就会积极地配合你的工作，工作起来就得心应手，效率提高。 　　二、提高综合能力，实现工作高效率的关键 　　（一）提高统筹安排时间的能力 　　高校教学秘书必须合理安排好时间，提高工作效率。首先，教学秘书可以在工作记事本上把待处理事务进行排列，分清轻重缓急，列出每天的工作计划；其次，科学合理安排好每天的工作时间段，把最重要最紧急的事放在少受师生干扰的时间段来完成；最后，时间不要排得太满，要留有余地。空闲时间可用来处理一些偶发性事件。 　　（二）提高语言表达的沟通能力 　　高校教学秘书工作时可通过恰当的语言表达方式，提高效率。如：某老师不满意你为其计算出的工作量而对你有所愤怒时，你可以通过详细的讲解学校有关政策，消除其误会，获得其理解，以免影响你今后的工作。 　　（三）强化写作与计算机应用能力 　　高校教学秘书强化写作与计算机应用能力对提高工作效率非常有效。在日常事务中，教学秘书经常要根据实际需要，写一些教学文书，如教学通知、汇总材料报告、申请、会议记录等，具备良好的写作能力有利于提高工作效率。另外，教学秘书也要掌握先进的教学管理软件技术，如使用计算机字表处理、数据库、教务管理系统、网上办公系统等，可以在为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度，提高工作效率。 　　（四）提高教学秘书的业务能力 　　随着高校教学改革的不断深入，以及信息技术的发展，教学秘书的工作内容日益明确，工作方式也发生了根本性的变化，这对教学秘书的业务能力也提出了更高更新的要求。一是教学秘书要熟悉学校、院系管理和教育学的专业知识。由于教学秘书从事实际的教学事务管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程，同时，教学秘书还要熟悉本院各学科、各专业的基本知识和结构体系，了解教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配、毕业要求，熟悉教学各学期、各时段的常规性事务，做到事前有计划、计划有余地，相应的处理措施和解决方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同时，要充分考虑院系与学校的整体关系，分清事情的轻重缓急，妥善安排。二是教学秘书要具备一定秘书专业知识，其中包括应用文写作知识、文书处理知识、档案管理知识，以及会议组织知识等。三是教学秘书要熟练掌握现代化信息技术。随着现代信息技术的迅猛发展，教学管理工作已逐渐向网络化管理过渡。这就要求教学秘书紧跟时代潮流，熟练掌握现代化信息技术，提高工作效率和质量，将自己从“繁、重、紧、杂”的事务中解脱出来。学校开发了新的教务管理软件，目前正处于试用阶段。新的教务管理系统弥补了原有教务管理系统的一些不足，同时新增了一些功能，基本上90%的教学管理任务都可以在网上进行，我们教学秘书的工作效率将大大提高。 　　三、完善管理规章制度，简化办事程序 　　教学管理规章制度是高校教学管理的重要组成部分，对于实现教学管理的科学化、规范化具有十分（下转第65页）（上接第63页）重大的意义。随着高等教育的改革和发展，教