新会议高手解说.ppt

会议高手 ——深度会谈之艺术 目 录 …….前言 …….成功的会议 …….会议管理 …….与会规则 …….主席的职责与注意事项 …….如何开场、结论、使别人 愿意发言及发问的技巧 目 录 …….倾听与记录的技巧 …….主席的工作——促动 …….会议中的问题 …….如何发言 …….报告的种类 目 录 …….论证的误导 …….感觉与事实 …….抱怨的种类及如何抱怨 …….主持会议的原则 ……. 庆祝与检讨 会议是学习型组织的修炼场 ——深度会谈的艺术 会议的能力是现代人必备的团队工作能力. 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事. 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式. 会议 內 容 会议主题 会议目的 议程 决议 成功的会议 有效——藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间内完成开会,这就是效率。 学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。 会议的管理 会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的议题 需要集思广益的 无法私下协商的 与会的资格 了解实况的人 有权做决定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议的人) 会议通知需知 会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集 时间 地点 议程:应包含开会预定结束时间 准备资料 与会人员 主办单位 会议通知范例 决议追踪 什么事? 什么时候完成? 什么人负责? 什么时候报告? 如何报告? 议 程 设 计 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 与 会 规 则 要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断 主席注意事项 独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。 如 何 开场 背景: 除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待 开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。 首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。 本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油! 如 何 总结 宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。 发问 的 技 巧 开放与封闭 空投与指定 倾听的技巧 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪 记录的技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向 一言以蔽之 主席的工作 发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会。 创意的促动:提出一些其它