认知秘书工作方法和艺术教案分析.ppt

认知秘书工作方法和艺术 同学们：大家可能都听过这样一句话：失败一定有原因，成功一定有方法。我们做任何一件事情，都有一个方法的问题。方法得当，事半功倍；方法不当，事倍功半。我们每个人都会从自己的做事经历中找到这样的实例。正确的方法也是取得预期的工作效果、提高秘书工作效率的必要条件之一。秘书事务头绪多，内容杂，公事私事，大事小事，难事易事，内部的外部的，日常的突发的，涉及方方面面。这就要求秘书掌握科学的工作方法。工作方法是指为了完成职能任务所采用的途径、手段和程序。虽然我们现在还没有走上秘书工作岗位，但在专业学习阶段了解一些秘书工作方法的基本知识，是完全必要的，这有助于我们今后在工作实践中尽快掌握秘书工作的方法，熟悉秘书工作的规律，从而胜任秘书工作。 本次学习任务，就是来认知一下秘书工作方法。 秘书小李应该怎么办 实训 小李是某公司的年轻秘书，由于一向谦虚谨慎、勤奋好学、踏实能干而得到公司上下的一致好评。一天，和往常一样，七点刚过，小李就来到办公室，开始了一天紧张的工作。落座不久，一位印刷所的同志来找他，要求结清去年的打印费用。小李热情地接待了这位同志，在认真核对记账单证后，填写了一份财务报销单，并让这位同志下午来取钱。 下午上班时间到了，办公室主任叫小李过去议事，细心的小李就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时，分管财务的办公室副主任也来到办公室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在家，你（指小李）为什么找主任批？……”问得小李张着嘴说不出话来，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小李不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小李一向都是非常谨慎小心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像，小李不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像，他们之间的关系历来很好。那是什么原因造成这种情况的呢？ 原来，在此之前，主任曾对小李说过副主任是协助主任工作的，主任分管秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向他请示并签批。可见，小李是遵照主任的指示行事的。这时，他有难言之隐。作为秘书，小李应该怎样对待和处理这突如其来的责问和批评呢？ 面对这种情况，小李有五种选择： 1．直言不讳，把主任的指示告诉对方，并说明副主任的指责错了。 2．强调缘由，说明这些打印的活儿是主任同意的，“谁答应，谁签批”亦在情理之中。 3．耐心解释，要回面子，说明自己只是顺便而为，并无他意。 4．委曲求全，接受批评，承认错误，并向副主任道歉，表明今后改正的决心。 5．保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭听，一言不发，或抓住适当的时机，有意岔开话题，分散矛头指向。 课上讨论 ·如果你是秘书小李，你会如何应对案例中小李遇到的问题？ ·结合学习生活中的实例，讨论一下方法对于做事的重要性。 后续 小李经过慎重权衡，选择了最后一种方法。尽管这样要受很多委屈，可事件却因他处理得“巧妙”和“恰当”而得以平息，并且收到了意想不到的效果：主任请小李不要把这件事放在心上，并且，在当天有另一位同志来报销时主动让主管财务的副主任签批；副主任在第二天一早找到小李谈心，检讨自己当时的粗暴态度，请小李原谅。 小李为什么不选择其他几种方法呢？ 如果采取直言相告的处理方法，不仅达不到化解矛盾的效果，相反会把矛盾引向主任和副主任之间，进而转移矛盾焦点，造成领导间的隔阂，甚至可能促使矛盾升级；即使副主任能够忍气吞声，也将埋下积怨，矛盾迟早会爆发。 如果采取以各种理由来解释的方法，有时又很难自圆其说，一方面会降低自身威信，另一方面也会使副主任对自己失去信任，因此第二、第三种方法不可取。 如果采取卑躬屈膝的处理方法，任凭领导批评、指责，避直就曲，一味屈从，不仅有失秘书的人格和尊严，也不符合秘书工作的基本原则，不利于分清正误，不利于养成良好的工作作风。长此下去，也不利于秘书作用的发挥和秘书的自我提高与发展。 如果采取沉默避锋的处理方法，保持冷静克制的态度，不分辨，不认错，或借助询问工作事宜之机，有意避开锋芒，转移话题，让矛盾一方的怒气自消自灭，才可以缓解副主任的激愤心情消除当时的尴尬局面，使两位主任下来冷静地反省自身在决策、言行中的欠妥之处，意识到在作出某项决策之前，应事先在主任层内协调一致，在处理上下工作关系时，应该懂得尊重下级、平等待人。 秘书工作的方法 为领导工作做铺垫的方法 准确把握领导的工作目标 明确领导工作进程 明确领导在具体工作中要采取的措施和方法 加强与领导的沟通 对领导工作拓展延伸的方法 准确把握领导每项工作预期的效果 把握领导工作后续事务的具体要求 注重工作的整体连续性和承继性 为领导工作代劳的方法 忠实体现领导意图 严格按照领导的授权范围办事 要扮演双重角色 要加强双向交流 要维护整体功利观 伴随