XX市人力资源和社会保障局档案管理办法.docVIP

XX市人力资源和社会保障局档案工作管理办法 为加强机关档案管理工作，提高档案工作规范化、标准化、系统化、科学化水平，有效保护和利用档案，准确及时地反映和记载我局履行职能和工作情况，根据国家、省、市有关档案管理的规定，制定本办法。 　　一、基本原则 　　在局党组的统一领导下，局机关档案实行集中统一管理，以维护档案的完整与安全，便于各方面的利用。 　　二、管理职责 　　（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 　　（二）对机关各科室形成的各种门类、载体的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 　　（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，编制各种检索工具。 　　（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用、为机关工作服务。 　　（五）根据国家、省、市有关档案保管期限的规定，确定本机关档案保管期限，并督促检查、实施。 　　（六）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 　　（七）在抓好机关档案工作的同时，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 　　（八）按规定向市档案馆移交应进馆的档案。 　　三、立卷归档 　　（一）归档范围 　　凡是反映本机关工作活动中办理完毕，具有历史价值和长期查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。 　　（二）归档要求 　　1、各科室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系科学整理立卷。 　　2、局机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各科室把应归档的文件材料按立卷要求整理，经档案室检查合格后方可归档。 　　3、电子文件、照片、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案，应将照片和底片分别整理归档。 　　4、会计档案由财务会计机构按归档要求，负责整理立卷，移交档案室保管。 　　5、各科室形成的档案在向档案室移交前，必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误、验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存。 　　（三）归档时间 　　1、文书档案在次年5月底以前接收完毕。 　　2、会计档案在财务会计机构保管一年后，由财务会计部门编造清册移交到档案室保管。 　　3、基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 　　四、档案利用 　　（一）本局工作人员因工作需要，经本科室主要负责人签批，可查阅本科室形成的档案资料。查阅其它科室形成的档案时，要征得领导同意后经局办公室主管领导批准后方可查阅。 　　（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表，未经档案室同意，不得复印、复制、公布档案材料。一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出时，要办理借阅手续，并及时归还。 　　（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、划线、折叠，不得随意拆卷或撕去其中文件。 　　（四）查阅党组会议、局长办公会议记录，必须经党组书记、局长或副局长批准后方可查阅。 　　（五）本局财务人员查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务领导同意，其他人员查阅他人经办的会计档案时，需征得本科室负责人同意并经财务主管领导批准后方可查阅。 　　五、档案保管 　　（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，非工作人员未经批准不得进入。 　　（二）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持良好状态。 　　（三）档案库房要有温湿度测试记录，根据季节和气候的变化，注意通风。将温度控制在14—24度，湿度保持在45—60%的范围内。 　　（四）档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施。 　　（五）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 　　六、档案统计 　　（一）按照档案统计制度的规定，对档案的收进和移出，保管及利用情况进行统计。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 　　（二）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，编写当年档案借阅人次，总结档案利用效果，及时收集、汇集档案利用的典型案例。 　　七、档案鉴定和销毁 （一）档案的鉴定工作，要以本机关档案保管期限表为依据，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 　　（二）档案的鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组按规定进行。 　　（三）销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经局分管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 　　八、保管期限 　　根据归档文件材料的内容、性质和重要程度确定保管期限。 　　保管期限分别为：永久（5