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文書處理與時效管制作業研討 文書處理與時效管制作業研討 壹、公文製作要領 貳、公文時效管制作業 參、實例參考 第一篇：公文製作要領 壹、公文製作要領 函稿的製作格式 來文簽擬參考範例 簽、便箋、報告、簽稿會核單及會議提案範例 機密文書等級變更及註銷程序 公文用字用語 數字使用原則 稿之說明事項 文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創稿 送達方式：電子交換、電子公佈欄、人工交換、郵寄 檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 附件：應註明內容名稱、數量等有關字樣（例：如說明二，不宜） 密等及解密條件或解密期限：密（95年12月31日解密） 校對、監印、發文 稿之說明事項 會辦單位 核章位置原則 公文處理過程相關人員應核章及加註8碼 正副本為機關之個人 函（簽）稿2頁以上應加蓋騎縫章，右下角加註頁碼 簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿 稿之處理及注意事項 文末之首長簽署，敘稿時，無須列註 上行文署機關首長職銜、姓名及蓋職章 平行文及下行文蓋職銜簽字章 須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿擬辦 定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明 來文簽擬參考範例 來文之處理及注意事項 來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，另用便箋擬辦。 會辦蓋章版面不足時，得調整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。 電子收文章應蓋於文末核章 。 來文性質時若屬於週知性質，得於決行後影印分送（或以電子傳送）相關單位參考。 來文之處理及注意事項 最速件公文可參酌來文性質修改速別。 公文若屬存查案件應於擬辦文末填註「文存查」或「文擬陳閱後存查」等字眼。 公文結案（發文及文存案件）後應於五日內送文書人員點收歸檔。 不予編號，應另登錄送文簿文件： （一）各種定期及例行表報。（二）通報及知會之文件。（三）機關首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。 三、簽、便箋、報告、簽稿會核單及會 議提案範例 （一）簽蓋章範例 簽之撰擬要領 簽之一般原則 （1）機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 （2）對機關首長之「簽」，文末得用「敬陳○○長」字樣。 簽之撰擬要領 擬辦方式 1、先簽後稿： 　＊訂定、修正、廢止法規案件。 　 ＊有關政策性或重大興革案件。 ＊牽涉較廣，會商未獲結論案件。 　 ＊擬提決策會議討論案件。 　 ＊重要人事案件。 　 ＊其他性質重要必須先行簽請核定案件。 簽之撰擬要領 2.簽稿併陳 ＊文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 ＊依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 ＊須限時辦發不及先行請示之案件。 3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 簽之款式 ＊「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 ＊「說明」：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 ＊「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。 便箋範例（簡單案情簽辦） 便箋蓋章範例（致送通知） 報告格式範例 簽稿會核單格式範例 會議提案格式 報告案 報告事項 提案單位：秘書室 案由：○○○○○○ 乙案，報請 公鑒。 說明： 擬辦： 裁示： 會議提案格式 討論案 討論事項 提案單位：秘書室 案由：○○○○○○ 乙案，提請 討論。 說明： 擬辦： 決議： 機密文書等級變更及註銷程序 機密文書等級變更及註銷程序 機密文書等級變更及註銷程序 機密文書等級變更及註銷程序 五、公文用字用語 鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局 貴局、貴處、貴公司 臺端、先生、女士 依、依據 諒蒙　鈞察、諒達、計達 請　鑒核、請　鑒查、請　核備 檢陳、檢送、檢附 六、數字使用原則 阿拉伯數字：0、1、2、3、……9； 中文數字：○、一、二、三、……九； 國字數字：壹、貳、叁、……玖、拾； 羅馬數字：I、II、III、……、X、L、。 阿拉伯數字書寫原則 代號(碼) ：例如機關代碼379000000A 國民身分證統一編號 編號：例如附件1、表2、圖3-1 發文字號 序號：例如會議期別、名次、次數、季別 日期、時間：95年1月24日下午2時5分 電話、傳真 阿拉伯數字書寫原則 郵遞區號 門牌號碼 計量統計：234,567,000；萬、億、兆 統計數據：詳講義 法規條項款目、編章節款目 法規內容之引敘或摘述 中文數字書寫原則 描述性用語 ：一分子、一支部