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文书档案管理培训讲义 培训讲师:xxx 课件编撰:xxx 培训课时:1.5课时 档案的定义 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。 今天我们所讲的档案是指我科室在日常办公、管理等活动中形成的有保存价值的历史记录,必须要加以有效保存,便于后期利用。 档案和文件的区别和联系 首先档案是由文件转化而来,文件办理完毕,经整理、鉴定、归档后形成档案; 其次文件是档案的前身,档案是有保存价值文件的归属。 文件转化成档案的条件 a.文件已办理完毕 b.文件有参考利用价值 c.文件经过分类处理、组合 d.按归档手续进行保存 档案表现形式 文字、书信、手稿、图纸、报表、声像、照片、影片、唱片、录音、电子文件、数据等各种形式、载体 档案管理的原则 a、收集齐全,分类管理;----不能随便“分” b、立卷科学,归档及时;----不能随便“放” c、保管安全,使用方便;----不能随便“拿” d、到期清查,留痕销毁。----不能随便“扔” 档案管理的流程规范--收集 a、归档范围的确定 b、归档时间的确定 c、归档文件的归档手续 要求:遵循文件之间的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 档案的收集注意事项 a、检查档案的文本及附件是否完整,不完整需收集整齐; b、档案的交接手续是否符合规定,如有遗漏,需进行补办;移交人与接收人应仔细核对互相签字,移交记录表各执一份(岗位调整、离职交接需有上级领导监交)。 c、与自己无关的档案资料或不应随案归档的档案资料,可以剔除、退还。 档案管理的流程规范--整理 a、删除重份; b、不打破文件的原有规律,保持原有的关联性、历史延续性; c、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一; d、统一文件装订标准: 分类方法: 一般采用“部门—时间”或“时间—部门”分类方法 a、按形成年度分类 b、按划定的保管期限分类 c、按所属部门(岗位、工作内容)分类 分类方法: a、按形成年度分类 如就业协议、职称评定材料 b、按划定的保管期限分类 绩效考核、员工离职档案、到期合同 c、按岗位、工作内容分类 如工资明细、人事档案等 a、统一归档标准 b、归档档案具有相对稳定性 c、归档档案具有可扩充性 d、归档档案具有识别标识---“档案分类编号表” 装订时,正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。 横写、竖写文档均以左上方方装订为原则,装订时,订书钉距离文档的边缘不得超过5mm。 横写、竖写文档均以左上方方装订为原则,装订时,订书钉距离文档的边缘不得超过5mm。 a、既要有总目录,又要有各个档案盒或档案袋的分目录; b、目录包括:序号、姓名(材料名称)、页数(编号)、入档时间、保存期限、经办人、备注等等; c、电子文件与纸质文件同步归档和有效管理; 档案管理的流程规范—保管和统计 档案保管注意事项 a、归档文件需要使用中性笔书写。 b、传真纸、发票(热敏纸类)需要用A4、B5纸复印存档。 c、存档文件是复印件需要加注“复印件有效”等字样; d、档案具有必威体育官网网址性 档案管理的流程规范—检索 档案管理的流程规范—编研 a、对档案材料及时进行补充; b、对重要档案进行复印备案、留档; c、编制相关档案管理制度使其档案管理更区域合理; 档案管理的流程规范—利用 a、按流程借阅,有权限划分; b、借阅有借阅记录和归还记录; 注:档案、证件需复印外借需加注公司红章,并标注复印无效; 档案管理的流程规范—销毁 a、什么时间销毁 b、销毁什么 c、怎么销毁 d、谁来销毁 注:养成习惯,无价值的档案按期销毁,合理使用空间,减少档案管理精力。 档案管理的流程规范--鉴定 a、鉴定贯穿于整个档案管理过程; b、鉴定的注意细节: .该不该收,谁收! .鉴定档案的真伪、完整性、必须性、有效时间等 .鉴定其保存价值 .有无保存的必要 .存放时间的确定 电子档案管理 电子档案管理:树状管理 a、关键电子档案需加密 b、档案的最终性(最终版本) c、档案的关键性(有用程度) E盘 个人材料 工作材料 临时存档 绩效考核档案 培训档案 招聘档案 薪酬档案 前勤员工 其他 后勤员工 2009年 2010年 2011年 1月 2月 3月 * * 档案管理的定义、目的 1 档案管理的流程 3 档案管理的分类、原则 2 内 容 概 要 档案管理的
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