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文书档案管理培训讲义 培训讲师：xxx 课件编撰：xxx 培训课时：1.5课时 档案的定义 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。 今天我们所讲的档案是指我科室在日常办公、管理等活动中形成的有保存价值的历史记录，必须要加以有效保存，便于后期利用。 档案和文件的区别和联系 首先档案是由文件转化而来，文件办理完毕，经整理、鉴定、归档后形成档案； 其次文件是档案的前身，档案是有保存价值文件的归属。 文件转化成档案的条件 a.文件已办理完毕 b.文件有参考利用价值 c.文件经过分类处理、组合 d.按归档手续进行保存 档案表现形式 文字、书信、手稿、图纸、报表、声像、照片、影片、唱片、录音、电子文件、数据等各种形式、载体 档案管理的原则 a、收集齐全，分类管理；----不能随便“分” b、立卷科学，归档及时；----不能随便“放” c、保管安全，使用方便；----不能随便“拿” d、到期清查，留痕销毁。----不能随便“扔” 档案管理的流程规范--收集 a、归档范围的确定 b、归档时间的确定 c、归档文件的归档手续 要求：遵循文件之间的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 档案的收集注意事项 a、检查档案的文本及附件是否完整，不完整需收集整齐； b、档案的交接手续是否符合规定，如有遗漏，需进行补办；移交人与接收人应仔细核对互相签字，移交记录表各执一份（岗位调整、离职交接需有上级领导监交）。 c、与自己无关的档案资料或不应随案归档的档案资料，可以剔除、退还。 档案管理的流程规范--整理 a、删除重份； b、不打破文件的原有规律，保持原有的关联性、历史延续性； c、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一； d、统一文件装订标准： 分类方法： 一般采用“部门—时间”或“时间—部门”分类方法 a、按形成年度分类 b、按划定的保管期限分类 c、按所属部门(岗位、工作内容)分类 分类方法： a、按形成年度分类 如就业协议、职称评定材料 b、按划定的保管期限分类 绩效考核、员工离职档案、到期合同 c、按岗位、工作内容分类 如工资明细、人事档案等 a、统一归档标准 b、归档档案具有相对稳定性 c、归档档案具有可扩充性 d、归档档案具有识别标识---“档案分类编号表” 装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 横写、竖写文档均以左上方方装订为原则，装订时，订书钉距离文档的边缘不得超过5mm。 横写、竖写文档均以左上方方装订为原则，装订时，订书钉距离文档的边缘不得超过5mm。 a、既要有总目录，又要有各个档案盒或档案袋的分目录； b、目录包括：序号、姓名（材料名称）、页数（编号）、入档时间、保存期限、经办人、备注等等； c、电子文件与纸质文件同步归档和有效管理； 档案管理的流程规范—保管和统计 档案保管注意事项 a、归档文件需要使用中性笔书写。 b、传真纸、发票（热敏纸类）需要用A4、B5纸复印存档。 c、存档文件是复印件需要加注“复印件有效”等字样； d、档案具有必威体育官网网址性 档案管理的流程规范—检索 档案管理的流程规范—编研 a、对档案材料及时进行补充； b、对重要档案进行复印备案、留档； c、编制相关档案管理制度使其档案管理更区域合理； 档案管理的流程规范—利用 a、按流程借阅，有权限划分； b、借阅有借阅记录和归还记录； 注：档案、证件需复印外借需加注公司红章，并标注复印无效； 档案管理的流程规范—销毁 a、什么时间销毁 b、销毁什么 c、怎么销毁 d、谁来销毁 注：养成习惯，无价值的档案按期销毁，合理使用空间，减少档案管理精力。 档案管理的流程规范--鉴定 a、鉴定贯穿于整个档案管理过程； b、鉴定的注意细节： .该不该收，谁收！ .鉴定档案的真伪、完整性、必须性、有效时间等 .鉴定其保存价值 .有无保存的必要 .存放时间的确定 电子档案管理 电子档案管理：树状管理 a、关键电子档案需加密 b、档案的最终性（最终版本） c、档案的关键性（有用程度） E盘 个人材料 工作材料 临时存档 绩效考核档案 培训档案 招聘档案 薪酬档案 前勤员工 其他 后勤员工 2009年 2010年 2011年 1月 2月 3月 * * 档案管理的定义、目的 1 档案管理的流程 3 档案管理的分类、原则 2 内 容 概 要 档案管理的