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博盛恒祥山东片区管理制度 目 录 一、办公室管理制度 （一）职能小组及工作补位制度 （二）卫生制度 （三）安全制度 二、考勤制度 （一）报岗制度 （二）查岗制度 （三）请假制度 （四）罚则 三、电子工作平台使用制度 （一）OA系统使用制度 （二）QQ群工作群使用制度 （三）其他电子系统使用制度 四、纸质资料管理 （一）核销资料及差旅费 （二）纸质合同 （三）人员资料 五、会议管理制度 （一）网络会议 （二）室内会议 （三）区域会议 （四）培训会议 六、人员标准 七、纪律要求 八、罚款款项 一、办公室管理制度 职能小组及工作补位制度 职能小组为片区业务团队提供全方位后台支持，进行细化的服务工作,由李天然担任组长； 职能小组分为行政、财务、人资、策划四个职能部门： 1）、行政体系为行政专员负责，含内勤一名，统管办事处来客接待、订餐、订票、订房等各项服务性工作；负责与公司总部行政对接工作；负责公司及办事处电子工作平台、工作群组、各项系统的管理、维护、检查工作；负责片区物资采购、会议管理、合同管理工作；共同负责片区制度建设工作；负责办事处突发事项的处理；负责片区经理交办的其他工作； 2）、财务体系为财务专员负责，含内勤一名；负责与公司总部财务体系对接工作；负责电子工作平台中关联财务节点方案的的提报、审核工作；负责各项票据的审核与报告工作；负责片区费用的汇总、稽查与预警工作；负责办事处库房的管理工作；负责公司涉及财务流程的培训与其他工作；负责片区经理临时交办的工作； 3）、人资体系为人资专员负责，含内勤一名；负责与总部人资体系的对接工作；负责片区人员的招聘储备、培训、人才梯队建设工作；负责片区薪资发放工作；负责片区人员日常考勤与绩效考核工作；负责员工关系与企业文化宣贯工作；负责电子工作平台中关联人资节点方案的提报、审核工作；负责人资各电子系统的填报、维护工作；共同负责片区制度建设工作；负责总部系统及片区经理临时交办的工作； 4）、策划体系为策划主管负责，含内勤一名。负责与总部策划体系的对接工作；负责片区各项目及方案的规划、策动、宣贯、推行工作；负责电子工作平台中关联策划节点的报表填报、催缴、维护工作；负责片区内公司形象的建立与宣传，广告投放与效果评估工作；负责行业内市场调研工作；负责片区及客户有关需求的文案、VI、创意等编写、设计、制作工作；负责片区经理交办的其他工作； 3、日常工作中各职能部门各司其职，但如有需要，须全体联动，互相补位。 1）、对于片区经理交办事项，如责任人缺位，按照就近原则，责任人同体系人员或办公桌邻近人员进行补位。 2）、当各部门责任人缺位时，由同体系内勤暂理事务，或由责任人、职能小组组长指派其他内勤共同承担。 3）、当职能小组组长行政专员缺位时，按照财务专员、人资专员、行政内勤的顺序进行补位，或由片区经理指定人员，暂代组长职责。 （二）卫生制度 1、办事处环境卫生由内勤人员划分责任区域，每日进行清洁清理，每周一进行大扫除；除卫生责任区域外，按照工作时间由职能人员轮流值日，值日当天对办事处整体卫生情况负责。 各卫生区域包含办公区域、独立办公室、客厅、库房、走廊、楼梯、卫生间、墙体、窗扇、家具、绿植等各部分，各楼层责任人及值日人员对卫生情况负有连带责任。 如更换办公地点，办公室责任区域将进行调整，值日安排不变。 2、办公室各人员对工作区域内环境卫生负有清洁整理责任，该区域包括办公桌一米半径内的桌椅、设备、文件柜、地面及墙面等，均应干净整齐、表面无污垢污渍、能正常使用、物品摆放有序不杂乱； 3、办事处职能人员应注意个人素养，干净大方，言行得体，不高声喧哗，不奇装异服，不浓妆重彩，不涂抹气味浓烈的香水。 4、职能小组长应对环境卫生进行巡视检查，如发现人员工作区域内、卫生责任区域内卫生情况不理想，或个人违反卫生制度的，有权力要求责任人进行整改，对不及时整改的，或在客户拜访、总部领导巡视期间出现卫生不达标情况的，可视情况对当日清洁人员及值日人员处以50-100元罚款。 （三）安全制度 1、信息安全： 1）各部门必须建立资料收发台账，所有文件资料或物品的接收和转移均需经办人签字，做到源头可追溯，去处可追查。 2）资料应按照一般制度、合同、票据、事务性文件、涉密文件等分类放置于文件柜中并落锁，由各部门责任人保管钥匙。 3）涉密文件的查阅和出借须征得片区经理同意。 4）为提报公司系统方案进行打印的资料或签字文件，必须扫描或拍照留存电子文档，如公司不再需要邮寄或保存原件的，应进行销毁。 5）办公电脑应设置自动锁屏密码，涉及数据、技术、人员资料、营销方案等信息的电子文件应加密保存；人员离开办公桌时，应关闭相关电子文件并开启锁屏密码；如较长时间离开办公室，则应关闭电脑。 6）工作电子文档应进行备份保存，避免设备问题造成资料