川维厂项目1.采购业务中审批环节的优化建议2005-03-24.docVIP

采购业务中审批环节的优化建议 现状：目前在采购业务各阶段涉及的审批环节见下表： 表1 采购业务审批环节现状 采购业务各阶段 审批环节 物资需用计划提交物装公司之前 生产性物资需用计划 原料及包装材料物资需用计划由需用单位在产销协调会后直接提出交物装公司； 生产性物资需用计划中的其他物资由业主编制，经主管领导审核（车间计划车间主任必须签字，电气、仪表物资需用计划交生技处审核）后交物装公司； 非生产性物资需用计划 专项维修项目物资需用计划由生技处审签； 科技项目物资需用计划由科技处审签； 基建项目物资需用计划由工程管理处审签； 专用劳保用品、消防器材及安措项目物资需用计划由环安处审签。 采购申请 物装公司计划科科长、物装公司经理、主管厂长三级审批。 询报价之前 资源市场科审核供应商选择情况 采购订单 2万以下的采购订单： 物装公司采购科科长、物装公司合同科、物装公司经理、财务处价格科四级审批； 2万到10万的采购订单： 物装公司采购科科长、物装公司合同科、物装公司经理、财务处价格科、财务处处长、物装公司主管厂长六级审批； 10万到50万的采购订单： 物装公司采购科科长、物装公司合同科、物装公司经理、财务处价格科、财务处处长、总会计师六级审批； 50万以上的采购订单： 物装公司采购科科长、物装公司合同科、物装公司经理、财务处价格科、财务处处长、川维厂厂长六级审批。 优化方案：建议未来的采购业务采用下面的控制策略： 表2 采购业务审批过程建议 采购业务各阶段 审批过程建议 物资需用计划提交物装公司之前 不变 采购申请 不再审批 询报价之前 资源市场科审核供应商选择情况 采购订单 5万元以下的采购订单 采购科科长一级审批； 5万到20万元的采购订单 采购科科长、物装公司经理二级审批； 20万到70万元的采购订单 采购科科长、物装公司经理、财务资产处处长、主管厂长四级审批。 70万到200万元的采购订单 采购科科长、物装公司经理、财务资产处处长、总会计师四级审批。 200元以上的采购订单 采购科科长、物装公司经理、财务处处长、川维厂厂长四级审批。 采购业务中主要的控制点包括采购的必要性、供应商选择、采购价格和资金准备。各控制点的负责部门和控制方法如下： 采购必要性。采购必要性由物资需用计划提出部门负责，通过对物资需用计划准确性的考核控制。 供应商选择。资源市场科负责供应商选择的控制，在询价书或招标方案上审核供应商的选择情况。 采购价格。财务资产处价格科专注于价格体系的管理上，包括各采购物资标准价格的维护以及对于日常采购业务在价格方面的监管和考核。价格科不再参与每一笔具体采购业务的审批，价格科对于价格的控制体现在采购物资标准价格的及时更新，以尽量保持采购物资标准价格与市场价格基本一致。同时通过限定不同物资采购价格与标准价格的差别程度以约束采购业务在采购价格方面规范的进行。采购价格超出标准价格的比例的应该成为物装公司、物装公司采购科和采购员的考核指标，定期进行考核。 资金准备。5万到20万元的采购订单，在审批通过之后，报送财务资产处，以便资金准备。20万元以上采购支出，均需要财务资产处处长审核，财务资产处处长根据资金状况给出审核意见； 采购科科长需要按时就自己处理的采购业务向物装公司经理进行汇报；物装公司经理需要按时就自己处理的采购业务向主管厂长进行汇报。 采购业务各级管理人员（物装公司主管厂长、物装公司经理、采购科科长）在自己的审批权限内对于供应商选择和采购价格总体负责。也负责对由自己直属下级最终审核的采购业务进行监督控制。 发生的变化： 物装公司接受物资需用计划后，生成的采购申请不再审批； 物装公司合同科不再参与采购订单的审批； 财务资产处价格科不再参与采购订单的审批； 按照金额划分的不同范围采购订单的审批策略发生了变化，主要的改变包括： 5万元以下的采购订单由物装公司采购科科长负责最终审批； 5万到20万元的采购订单由物装公司经理负责最终审批； 20万元以上的订单才需要厂级领导进行事前审批。（目前为2万元）物装公司主管厂长负责20万到70万元采购订单的审批，总会计师负责70万到200万元采购订单的审批，川维厂长负责200万以上的采购订单的审批。 在采购业务中，强调每个岗位对于自己处理的采购业务向直属上级的汇报以及直属上级对其下级工作的管理监督。 解决的问题： 明确了采购业务中各控制点的负责部门以及控制方法，在此基础上构建责任明确的采购业务控制体系。 采购业务开展过程和监督管理工作并行开展，提高了采购业务运行速度。 在目前各审批环节中，一部分审批环节并没有起推动业务开展的作用，更多的是出于管理监督的目的，例如采购部门的各级管理人员需要了解本部门采购业务的开展情况、价格科需要了解采购价格是否符合规定等。在目前的采购管理中