唐乐宫接待方案.doc

“文化的高度” ——从唐乐宫20年看中国旅游的发展高端论坛 接待方案 一、工作组搭建 接待小组 成员 数量 成员单位 成员要求 工作职责 组长 1名 唐乐宫方 在旅游业界具有较高威信，高度责任感，具有丰富的接待经验 协调接待小组接待工作 帮助小组成员解决接待过程中出现的问题 副组长 1名 创典方 广阔眼界，精力充沛，具有丰富的接待经验 配合组长完成接待工作 首长接待员 1名 西安国旅 （内定） 有重要领导接待经验、形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚 只向接待组长负责 负责首长的全程陪同（全天候） 严格遵循接待流程安排首长行程 协调处理首长生活要求 处理突发事件 外埠接待员 5名 西安国旅 （外事） 形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚、有丰富外事工作经验 只向接待组长（副组长）负责 负责外埠领导的全程陪同（全天候） 严格遵循接待流程安排行程 协调处理外埠领导生活要求 处理突发事件 本埠接待员 5名 西安国旅 （导游） 形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚 只向接待组长（副组长）负责 负责本埠领导的活动陪同 遵循接待流程安排领导行程 处理突发事件 机动接待员 2名 西安国旅 （导游） 形象好、气质佳、知识面广、对唐乐宫历史熟悉并感情深厚 只向接待组长（副组长）负责 顶替出现紧急状况不能在岗的其他接待员 司机 （奥迪A6轿车7台、豪华大巴1台） 7名 唐乐宫 驾驶经验丰富、能妥善应付道路情况、对唐乐宫有粗略认识 只向接待组长负责 负责安全接送领导 （机场—西宾—机场） 二、工作时间推进表 接待前期 时间 流程 责任人 验收人 22日中午 12：00前 确定工作组组长、副组长 杨英 王文理 贺平安 23日中午 10：00前 邀请函制作 副组长 组长 23日中午 12：00前 确定工作组待选接待员30人名单 确定工作组待选司机名单15人名单 确定车辆出勤安排7台 西安宾馆房间确定（豪华标准间8间、套间1间）（秘密） 西安宾馆导游休息房确定（3间） 向所有外埠领导发放邀请函（电邮、快件、传真） 组长 组长 24日中午 12：00前 向所有外埠领导确定抵达西安时间及航班号（秘密） 确定首长接待员1名 确定外埠领导接待员5名 确定本埠领导接待员5名 确定车辆出勤安排7台 确定接送路线（机场——西宾）（秘密） 同机场方确认贵宾通道使用事宜 《唐乐宫历史》培训稿 组长 组长 领导房间使用宣传资料准备到位（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册） 《首次见面标准话术（接待礼仪）》培训稿 副组长 组长 24日下午 18：00前 告知接待任务 所有接待员及司机参与《唐乐宫历史》培训 组长 组长 所有接待员及司机参与《首次见面标准话术（接待礼仪）》培训 副组长 25日中午 12：00前 统一接待人员（司机）着装、发式、胸牌 随机提问抽查接待人员素质 接待用接机牌、鲜花准备到位 最终确定首长、各领导房间号（秘密） 领导房间使用宣传资料准备到位（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册） 领导房间用“中华香烟”、“铁观音”准备到位 确定司机——接待人员配对方案（秘密） 组长 副组长 王文理 贺平安 26日中午 11：00前 组长到达机场并同机场方确认贵宾通道使用事宜 最后确定所有外埠领导抵达西安时间 布放领导房间使用宣传资料（光碟、陕西日报、会议议程、唐乐宫资料、接待手册）到位 布放领导房间使用“中华香烟”、“铁观音”到位（后附详细规格） 告知司机接送路线 告知司机——导游配对方案 确定所有领导相关信息（手机号、航班次、房间号、会程安排），并（一对一必威体育官网网址）配发到对应接待员手中 接待组长向所有外埠领导发送短信息（***领导您好，我是您此次西安之行的总负责人，我叫***。在此我衷心地希望您旅途愉快，工作顺利） 首长接待员、外埠接待员向对应领导首次发送短信息（***领导您好，我是您此次西安之行的全程负责人，我叫***，非常荣幸我将全天候为您提供服务，我的手机号是13*********。） 配发《唐乐宫重要客户满意度调查表》到每位外埠接待员手中，并告知在领导离开西安后要将本表交于接待组副组长 副组长 外埠领导接待员 司机 组长 （电话验收） 接待中期 时间 流程 接待领导 责任人 验收人 26日中午 12：00 车队由唐乐宫出发，每车配备一名导游，一名司机 首长 外埠领导 组长 组长 26日下午 18：00前 对应外埠接机接待员持接机牌及鲜花迎接领导 引导领导至停车处 车辆行驶途中向领导介绍西安及唐乐宫情况 先接到领导的接待员将领导送至西安宾馆相应房间，安排领导休息并告知相关资料布放位置 回接待员休息处向副组长报告接待情况