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2026年蔬菜种植公司政府及合作单位接待管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范[公司名称]对政府单位及合作单位的接待工作，确保接待过程合规、高效、务实，维护公司良好形象，同时保障政府政策传达、检查指导及合作业务洽谈顺利开展，结合公司蔬菜种植行业特性与实际运营需求，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《党政机关国内公务接待管理规定》《企业商务接待通用规范》等相关规定，结合国家关于农产品企业管理的要求及公司日常接待工作特点制定。

第三条基本原则

接待工作遵循“合规节俭、务实高效、对等接待、安全有序”原则。严禁超标准接待，杜绝铺张浪费；聚焦接待核心目的，避免形式主义；根据来访单位级别、人员身份安排对等陪同人员；确保接待过程中人员、财产及信息安全。

第四条适用范围

本制度适用于公司接待所有政府单位（包括但不限于农业农村部门、市场监管部门、环保部门、应急管理部门等）及合作单位（包括但不限于农资供应商、农产品采购商、科研机构、行业协会等）的各类活动，涵盖政策传达、检查验收、业务洽谈、技术交流、参观考察等场景。

第二章接待组织管理

第五条责任部门

行政部门为接待工作牵头部门，负责接待统筹协调、方案制定、资源调配及费用审核；

涉及专项业务的接待（如政府农业技术指导、合作单位农资洽谈），由对应业务部门（技术部门、物资采购部门、销售部门等）配合行政部门开展，提供专业支持；

财务部门负责接待费用的核算与报销审核，确保符合公司财务制度及相关规定。

第六条接待分类与审批

政府单位接待分为常规公务接待（如日常检查、政策传达）与重要公务接待（如专项验收、高层调研）；合作单位接待分为业务洽谈接待、技术交流接待、参观考察接待。

常规公务接待与一般合作单位接待，由业务需求部门提前3个工作日向行政部门提交《接待申请单》，注明来访单位、人员数量、职务、来访目的、时间、拟开展事项，行政部门审核后报部门负责人审批；

重要公务接待（涉及政府处级及以上领导、专项验收组）与合作单位高层接待（如合作方总经理及以上人员），《接待申请单》经行政部门初审后，报公司分管领导审批，必要时需报公司主要负责人审批。

紧急接待（如政府应急检查、合作单位突发业务对接）可先行启动，事后2个工作日内补全审批手续。

第七条接待人员要求

陪同人员需熟悉公司业务，政府接待需掌握相关政策要求，合作单位接待需了解合作项目细节；

接待人员需着装整洁得体，言行礼貌规范，避免使用专业术语过度，确保沟通顺畅；

涉及公司技术数据、生产计划、财务信息等敏感内容，需按公司必威体育官网网址规定传达，不得随意外泄。

第三章接待准备

第八条信息确认

行政部门接到接待申请后，需与来访单位对接确认细节：来访人员姓名、职务、联系方式、同行人数、抵达及离开时间、交通方式、饮食禁忌（如素食、过敏食材）、是否需要协助预订住宿；

明确接待核心目的，如政府单位检查“农产品质量安全追溯体系”，需提前协调质量管控部门准备相关台账、检测报告；合作单位洽谈“新品种采购”，需协调技术部门准备品种特性资料、试种数据。

第九条方案制定

行政部门根据确认信息制定《接待实施方案》，内容包括：接待时间节点、陪同人员安排、行程路线（如会议室交流→种植基地参观→产品展示区考察）、所需物资（如会议资料、安全帽、种植基地讲解牌）、餐饮住宿安排、应急预案（如天气变化调整户外行程）；

方案需征求业务配合部门意见，确保专业环节衔接顺畅，如种植基地参观需提前协调生产部门清理参观路线，检查田间安全设施（如围栏、警示标识）。

第十条物资与场地准备

会议资料准备：按来访人数准备公司简介、相关业务资料（如政府检查所需的“农事操作记录”、合作洽谈所需的“合作方案草案”），资料需统一格式、简洁明了；

场地布置：会议室需提前调试音响、投影设备，摆放座位牌、饮用水；种植基地参观需准备安全帽、防滑鞋（如需），技术人员提前到场等候；

住宿餐饮预订：政府单位住宿需按公务接待标准选择合规酒店，合作单位住宿根据洽谈需求选择便捷、安全的住宿地点；餐饮选择符合食品安全标准的场所，避免高档餐饮，按人均标准控制费用。

第四章接待实施

第十一条迎送安排

来访人员抵达时，陪同人员需提前在约定地点等候（如公司门口、酒店大堂），主动迎接并自我介绍，协助搬运行李（如需）；

简要告知当日行程安排及注意事项，如“下午2点参观种植基地，田间小路可能泥泞，建议穿防滑鞋”；

来访人员离开时，陪同人员送至约定地点（如公司门口、车站），主动询问接待反馈，如“本次接待是否有需要改进的地方”，必要时赠送公司合规纪念品（如自主种植的无公害蔬菜礼盒，需符合礼品价值规定）。

第十二条会议与交流

会议开始前10分钟，行政部门需确认参会人员到齐，调试好会议设备，分发会议资料；

陪同人