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会议筹备工作方案

一、总体要求

（一）指导思想

以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面贯彻党的二十大精神，紧紧围绕[会议主题]核心目标，坚持“严谨细致、务实高效、服务周到、安全有序”的工作原则，统筹协调各方资源，规范会议筹备流程，确保会议达到预期效果，为[相关领域/行业]发展凝聚共识、明确方向。

（二）基本原则

1.统筹规划，分工协作：建立会议筹备工作小组，明确各部门职责分工，形成“统一指挥、分级负责、协同推进”的工作机制，确保各项任务落实到位。

2.注重实效，厉行节约：坚持精简高效办会，严格控制会议规模、经费和流程，避免形式主义，确保会议内容务实、成果扎实。

3.规范有序，保障有力：严格按照会议管理规范制定筹备方案，细化时间节点、责任人和应急预案，确保会议组织、服务、安全保障等各环节无缝衔接。

4.以人为本，服务至上：围绕参会人员需求，优化服务流程，提升服务质量，营造温馨、便捷的会议环境，增强参会体验。

（三）工作目标

1.会议按时召开：确保会议在预定日期顺利召开，不延误、不拖延。

2.内容质量过硬：会议议程设置科学合理，议题聚焦、重点突出，成果具有针对性和可操作性。

3.服务保障到位：参会人员食、住、行、资料、医疗等保障服务全面周到，无重大服务失误。

4.安全风险可控：会议期间不发生安全责任事故，疫情防控（如需）、消防、交通等安全保障措施落实到位。

5.会议效果显著：通过高效组织，实现会议预期目标，形成有价值、可落地的会议成果，获得参会人员广泛认可。

二、组织架构与职责分工

（一）领导小组组成及职责

1.领导小组构成

会议筹备工作领导小组由主办方单位主要负责人担任组长，承办方单位分管负责人担任副组长，成员包括各相关职能部门负责人、核心业务骨干及外部协作单位代表。领导小组下设办公室，负责日常统筹协调工作，办公室设在承办方综合管理部门，由综合管理部负责人兼任办公室主任。

2.领导小组主要职责

（1）审定会议筹备总体方案及实施细则，明确会议目标、规模、时间和核心议程；

（2）统筹协调筹备过程中的重大事项，包括资源调配、跨部门协作及外部合作单位对接；

（3）监督筹备工作进度，定期召开领导小组会议，听取各工作小组汇报，解决筹备过程中的难点问题；

（4）审定会议经费预算，监督经费使用情况，确保符合厉行节约原则；

（5）审批会议重要事项，如嘉宾邀请、场地变更、应急预案启动等，确保会议筹备方向与总体要求一致。

（二）工作小组设置及分工

1.综合协调组

（1）组人员构成：由主办和承办方综合管理部门骨干组成，设组长1名（由综合管理部负责人兼任），组员3-5名，具备较强的沟通协调能力和文字综合能力。

（2）主要职责：

①负责会议筹备总体方案的起草与修订，细化筹备工作流程和时间节点，制定筹备工作甘特图；

②协调各工作小组之间的工作衔接，建立信息共享机制，确保筹备工作无缝对接；

③负责会议文件资料的汇总、整理与归档，包括会议通知、议程、领导讲话稿、参会人员名单等；

④跟踪筹备工作进度，定期向领导小组汇报进展情况，及时反馈问题并提出解决建议；

⑤负责会议期间的现场协调，处理临时性事务，确保会议各环节有序推进。

2.会务保障组

（1）人员构成：由承办方会务服务部门、信息技术部门人员组成，设组长1名（由会务服务部负责人兼任），组员5-8名，涵盖会务策划、场地布置、设备操作等专业人员。

（2）主要职责：

①制定会议议程细化方案，包括各环节时间安排、发言顺序、互动环节设计等，报领导小组审批；

②负责会议场地考察与选定，确认场地容量、设施设备（如音响、投影、灯光、同传设备等）是否符合会议需求，协调场地布置方案（如背景板、座位安排、指示标识等）；

③负责会议设备调试与保障，包括音响设备测试、网络信号检查、同传设备调试、备用设备准备等，确保会议期间设备正常运行；

④负责会议材料准备，包括会议手册、议程表、笔记本、笔、饮用水等物资的采购、分发与管理；

⑤负责会议现场的组织引导，包括签到、入场引导、座位安排、话筒传递等，确保会议秩序井然。

3.宣传报道组

（1）人员构成：由主办和承办方宣传部门、媒体联络人员组成，设组长1名（由宣传部门负责人兼任），组员3-5名，具备新闻采编、媒体对接、新媒体运营能力。

（2）主要职责：

①制定会议宣传方案，明确宣传主题、宣传渠道（如官方网站、微信公众号、合作媒体等）及宣传时间节点；

②负责会议新闻通稿、宣传海报、短视频等宣传材料的策划与制作，提前发布会议预告，扩大会议影响力；

③对接各类媒体，邀请记者参会，负责媒体记者的接待与采访安排，及时发布会议动态；

④负责会议期间的摄影、摄像工作，记录会议精彩瞬间，会后整理会议影像资料，制作会议回顾专题；

⑤负责会议舆情监测，及时