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企业采购申请及审批管理工具

一、适用场景与业务背景

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资采购（如文具、耗材）、生产设备采购（如机器配件、测试仪器）、服务类采购（如外包服务、咨询培训）、项目专项采购（如研发材料、活动物料）等场景。当企业各部门因业务需要采购物品或服务时，可通过本工具实现申请、审核、审批、执行的全流程管控，保证采购行为合规、透明，同时提升审批效率，避免资源浪费或超预算支出。

二、标准化操作流程

（一）采购申请发起

填写申请表：申请人根据实际需求，填写《采购申请表》（模板详见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息，并相关附件（如技术参数、比价报价单、项目需求说明等）。

部门初审：申请人将申请表提交至本部门负责人（如*部门经理），部门负责人需核对采购需求的合理性（如是否为必需品、数量是否符合实际需求）、预算是否在部门可控范围内，审核通过后签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

（二）跨部门协同审核

采购部门审核：部门初审通过后，申请流转至采购部门（如*采购主管），采购部门重点审核：

采购物品/服务的市场标准价格（预估单价是否合理，必要时需提供3家及以上供应商比价记录）；

是否存在现有库存可替代（避免重复采购）；

采购方式是否符合企业规定（如小额采购可自行询价，大额采购需启动招标或定点采购流程）。

审核通过后签字，若需调整采购方案（如更换规格、降低数量），与申请人沟通后修改表单。

财务部门复核：采购部门审核通过后，财务部门（如*财务经理）复核预算执行情况，确认本次采购支出是否在年度/季度预算内，是否符合企业财务制度（如付款方式、报销要求等），重点检查预算科目是否正确、资金来源是否合规，复核通过后签字。

（三）分级审批决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批：

小额采购（如≤5000元）：由部门负责人+采购部门+财务部门审核后，即可生效；

中等金额采购（如5000元-50000元）：需在上述审核基础上，提交至分管副总（如*分管副总）审批；

大额采购（如＞50000元）：需经分管副总审批后，再提交至总经理（如*总经理）最终审批。

审批环节需在规定时限内完成（如小额采购≤2个工作日，中等金额≤3个工作日，大额≤5个工作日），逾期未反馈视为默认通过。

（四）采购执行与结果反馈

采购实施：审批通过后，采购部门根据申请表要求实施采购，选择合格供应商（优先从企业合格供应商库中选择），签订采购合同（如适用），跟踪订单进度，保证按时交付。

验收与入库：物品/服务送达后，由申请人所在部门联合采购部门、财务部门共同验收（如核对数量、质量、规格是否符合要求，服务是否达标），验收合格后办理入库手续（如实物入库需填写入库单，服务类需签署验收确认单）。

结果反馈：采购完成后，采购部门将采购结果（供应商名称、实际成交价、交付时间等）反馈至申请人及相关部门，并在采购申请表上标注“已完成”，同步更新采购台账。

三、采购申请表模板结构

字段类别

具体内容

基本信息

申请编号（自动）、申请人姓名（申请人）、所属部门（如行政部）、申请日期、联系方式（申请人电话）

采购明细

物品/服务名称、规格型号、单位（如台、套、项）、数量、预估单价（元）、预算金额（元）、用途（如“日常办公”“项目研发”）

供应商信息

建议供应商名称（如无可填“待比价”）、供应商报价（如有）、比价说明（如“已对比3家供应商，最低报价”）

审批流程

部门负责人审核（签字：部门经理，日期：______）、采购部门审核（签字：采购主管，日期：______）、财务部门复核（签字：财务经理，日期：______）、分管副总审批（签字：分管副总，日期：______，如需）、总经理审批（签字：*总经理，日期：______，如需）

其他信息

期望交付时间、备注（如“需含安装服务”“紧急采购，请优先处理”）、附件清单（如技术参数书、报价单扫描件）

四、使用规范与风险提示

（一）填写规范

采购明细需清晰准确，避免模糊描述（如“一批办公用品”应明确具体物品名称及数量）；

预算金额需根据市场价格合理预估，不得虚报、瞒报；

附件需齐全，如技术参数复杂的设备需提供技术规格书，服务类采购需提供服务方案。

（二）审批时限管理

各审批环节需在规定时限内完成，确因特殊情况无法及时审批的，需提前告知申请人及流程发起人，说明原因并约定反馈时间，避免因审批延误影响业务开展。

（三）预算与成本控制

采购前需确认预算余额，严禁超预算采购；若确需超预算，需提交书面超预算说明，经总经理审批后方可发起；

采购部门应定期分析采购成本，优化供应商结构，通过集中采购、长期合作等方式降低采购成本。

（四）紧急采购处理

若遇紧急情况（如生产设备突发故障需立即