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人力资源管理通用系统模块实用指南

一、系统模块概述

人力资源管理通用系统模块是一套集成员工信息管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理等核心功能的数字化工具，旨在通过标准化流程、数据化分析提升HR工作效率，优化员工全生命周期管理体验。本模块适用于各类企业（尤其是中小型企业）的HR部门，可灵活适配不同规模、不同行业的人力资源管理需求，助力企业实现人力资源管理的规范化、精细化和智能化。

二、核心功能模块详解

（一）员工信息管理模块

1.业务应用场景

新员工入职：收集、存储员工基本信息，完成入职登记、合同签订、社保公积金开户等流程；

信息动态维护：员工岗位变动、联系方式更新、学历提升等信息变更时，及时同步系统数据；

离职员工管理：记录离职原因、办理交接手续、注销系统权限，形成完整的员工履历档案。

2.详细操作流程

（1）新员工入职登记

①登录HR系统，进入“员工信息管理”模块，“新增员工”；

②按提示填写员工基本信息（含姓名*、身份证号、联系电话、学历、入职岗位等），身份证、学历证书等附件；

③选择合同类型（固定期限/无固定期限）、合同期限，填写薪资标准（基本工资、岗位工资等）；

④提交审批，经部门负责人、HR负责人审批通过后，系统自动员工工号，同步开通社保公积金缴纳权限。

（2）员工信息变更

①员工或发起人（如部门助理）在“信息变更申请”模块提交变更申请，选择变更类型（如“岗位调整”“联系方式变更”）；

②填写变更前后的信息差异，相关证明材料（如岗位调动通知函、新联系方式截图）；

③部门负责人审核变更事由的合理性，HR负责人审核合规性（如岗位调整需匹配薪酬体系）；

④审批通过后，系统自动更新员工信息，相关模块（如薪酬、绩效）数据同步联动。

（3）离职员工办理

①员工提交离职申请（系统内发起或线下提交后录入），填写离职日期、离职原因；

②部门负责人确认工作交接情况，HR负责人审核离职流程合规性（如是否在试用期内、是否涉及竞业限制）；

③系统自动冻结离职员工系统权限，《离职交接清单》（含工作内容、物品归还、权限注销等）；

④完成交接后，HR在系统中更新员工状态为“已离职”，同步办理社保公积金停缴手续，归档离职材料。

3.配套工具模板

表1：员工信息登记表

序号

信息类别

具体内容（示例）

填写说明

1

基本信息

姓名*、性别、出生日期、身份证号、民族

身份证号需与身份证一致

2

联系方式

现居住地址、联系电话、紧急联系人及电话

紧急联系人非本人

3

教育背景

最高学历、毕业院校、专业、毕业时间

需毕业证书扫描件

4

工作经历

历任职单位、岗位、在职时间、离职原因

近3年经历需详细说明

5

劳动合同信息

合同编号、合同类型、合同期限、起始日期

合同期限需符合《劳动合同法》

6

薪酬信息

基本工资、岗位工资、绩效工资、社保公积金基数

基数需符合当地社保政策

4.关键执行要点

数据准确性：员工身份证号、银行卡号等信息需经二次核对，避免因数据错误导致薪资发放、社保缴纳异常；

隐私保护：员工个人信息仅授权HR部门及相关审批人查看，禁止非授权导出、传播；

档案完整性：员工入职、在职、离职全流程材料（合同、交接清单、证明文件等）需扫描系统，保证电子档案与纸质档案一致。

（二）招聘管理模块

1.业务应用场景

年度/季度招聘需求提报：各部门根据业务发展需求，提交人员增补申请；

招聘渠道管理：整合招聘网站、校园招聘、内部推荐等渠道，统一发布职位、筛选简历；

面试流程跟踪：从简历初筛到终面，全程记录候选人进度，自动面试评估报告；

入职跟进：发放录用offer、办理入职手续，跟踪新员工试用期适应情况。

2.详细操作流程

（1）招聘需求审批

①各部门负责人在“招聘管理”模块提交《招聘需求申请表》，注明招聘岗位名称、人数、任职要求（学历、经验、技能）、到岗时间、预算薪资等；

②HR部门审核需求的合理性（如是否与编制匹配、薪资是否符合薪酬体系），提交至分管领导审批；

③审批通过后，系统自动招聘任务，分配至HR招聘专员。

（2）职位发布与简历筛选

①招聘专员根据需求创建职位信息（含岗位职责、任职要求、福利待遇等），选择发布渠道（如智联招聘、内部招聘平台）；

②系统自动同步各渠道简历至“简历库”，支持关键词筛选（如“本科5年经验”“Python证书”）；

③HR对初筛简历标记“推荐”“不推荐”状态，推荐简历进入面试环节，系统自动发送面试邀约（短信/邮件）。

（3）面试安排与评估

①招聘专员协调面试官（如部门负责人*、HR经理）与候选人的时间，在系统中创建面试安排（含面试形式：初面/复试/终面、面试地点、所需材料）；

②面试官通过系统查看候选人简历，填写《面试评估表》（含专业能力、综合素质、岗位匹配度等维度评分）；