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行政物资采购计划制定及审批工具

一、工具概述

本工具旨在规范行政物资采购计划的制定与审批流程，通过标准化操作保证采购需求合理、预算可控、流程合规，提升行政物资管理效率，降低采购成本，保障各部门日常工作有序开展。适用于企业行政部、事业单位后勤处、学校办公室等各类组织的行政物资采购管理场景。

二、适用场景与价值

（一）典型应用场景

日常办公物资采购：如笔、纸、文件夹、打印机耗材等高频低值物资的月度/季度计划制定。

专项活动物资采购：如年会、培训、展会等所需物资的临时采购计划审批。

固定资产新增采购：如办公设备（电脑、打印机）、家具（办公桌、文件柜）等大额物资的年度计划申报。

应急物资采购：如疫情防护物资、突发故障维修配件等紧急需求的计划快速审批。

（二）核心价值

需求明确化：通过标准化需求提报，避免模糊采购、重复采购。

预算可控化：结合年度预算与库存数据，防止超预算采购。

流程规范化：明确各环节职责与审批权限，减少流程推诿。

责任可追溯：全程留痕记录，便于后续采购执行与审计核查。

三、标准化操作流程

（一）第一步：需求收集与初审

操作主体：各部门行政对接人/需求申请人

操作内容：

需求申请人根据部门工作需要，填写《行政物资需求申请表》（详见模板1），明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间等基本信息。

部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至行政部。

输出成果：《行政物资需求申请表》（部门负责人签字版）

（二）第二步：采购计划编制

操作主体：行政部采购专员

操作内容：

汇总各部门提交的《行政物资需求申请表》，结合以下信息编制《行政物资采购计划表》（详见模板2）：

现有库存数据（通过行政库存管理系统查询）；

年度/季度行政预算额度；

历史采购价格参考（近3个月同类物资采购均价）。

对计划中的物资进行分类（如办公耗材、设备、家具等），标注“常规采购”或“专项采购”，并预估总金额。

若需求超出预算或库存充足，需与需求部门沟通调整，形成最终采购计划初稿。

输出成果：《行政物资采购计划表》（初稿）

（三）第三步：部门审核与财务复核

操作主体：行政部经理、财务部

操作内容：

行政部经理对采购计划的完整性（是否覆盖所有需求）、合理性（数量与规格匹配度）进行审核，重点核查高频物资的重复需求、大额物资的必要性。

财务部对采购计划的预算符合性进行复核：

对照年度行政预算，检查总金额是否超支；

若为专项采购，需核实专项预算额度是否充足；

对单价异常物资（如较历史采购价上涨超20%）要求提供价格说明。

审核/复核通过后，分别在《行政物资采购计划表》上签字；不通过则退回行政部修改。

输出成果：《行政物资采购计划表》（行政部经理+财务部签字版）

（四）第四步：领导审批

操作主体：分管行政/后勤的领导/总经理

操作内容：

行政部将审核通过的《行政物资采购计划表》提交至分管领导审批。

审批重点：

采购计划是否符合公司整体战略或年度工作目标；

大额采购（如单笔超5000元或年度总预算超10%）的必要性；

特殊物资（如进口设备、定制家具）的性价比说明。

审批通过后，计划正式生效；审批不通过则需重新调整需求或预算。

输出成果：《行政物资采购计划表》（领导签字生效版）

（五）第五步：计划执行与归档

操作主体：行政部采购专员、行政部档案管理员

操作内容：

采购专员根据审批后的计划，启动采购流程（如选择供应商、签订合同、下单采购）。

采购完成后，将《行政物资采购计划表》《采购合同》《验收单》等资料整理归档，保证采购过程可追溯。

定期（如每月）更新库存数据，为下一期计划编制提供依据。

输出成果：采购执行资料档案、库存更新记录

四、工具模板示例

模板1：行政物资需求申请表

部门

申请人

申请日期

计划编号

物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

1

2

预算预估

总金额（元）：

资金来源：□行政预算□部门专项□其他________

审批意见

部门负责人签字：_________日期：_________

模板2：行政物资采购计划表

计划周期

编制部门

编制日期

计划编号

（如2024年Q1）

行政部

2024-01-05

XZCG-202401-001

采购计划明细

序号

物资名称

规格型号

单位

1

A4复印纸

80g/500张

包

2

办公椅

人体工学款

把

…

…

…

…

预算汇总

总计（元）：

其中：行政预算________元，部门专项________元，其他________元

审核意见

行政部经理：_________日期：_________

财务部：_________日期：_________

分管领导：_________日期：_________

五、关键控制点与风险提示

（一）预算控制

严格执行“无预算不采购、超预算不审批”原则，若