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采购与供应商管理一体化工作手册

一、手册概述

（一）编制目的

本手册旨在规范企业采购活动与供应商管理全流程，通过“需求-寻源-执行-评估-优化”一体化协同，实现采购成本可控、供应商质量可控、供应链风险可控，提升采购效率与供应商合作价值，为企业战略目标落地提供支撑。

（二）适用范围

适用于企业各业务部门的采购需求提报、供应商开发与管理、采购执行、绩效评估等全流程操作，涵盖原材料、设备、服务等各类采购场景。

（三）核心价值

打破采购与供应商管理信息壁垒，实现数据实时共享；

统一标准流程，减少操作随意性，降低合规风险；

通过动态绩效评估，驱动供应商持续改进；

强化战略供应商合作，构建稳定、高效供应链体系。

二、一体化管理核心应用场景与流程框架

（一）典型应用场景

新供应商开发场景：企业引入新物料/服务供应商，需完成资质审核、样品测试、现场考察等全流程准入评估。

日常采购执行场景：基于现有合格供应商清单，通过询比价、招投标等方式完成采购订单下达、交付验收、付款结算。

供应商绩效优化场景：定期对合作供应商的质量、交付、成本等维度进行评估，针对低绩效供应商制定整改或淘汰计划。

战略供应商协同场景：与核心供应商开展联合研发、产能共享、成本共担等深度合作，提升供应链竞争力。

（二）一体化流程框架

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A[采购需求提报]–B[供应商寻源与准入]

B–C[采购方式确定与执行]

C–D[订单交付与验收]

D–E[付款结算与财务对接]

E–F[供应商绩效评估]

F–G[供应商关系维护与优化]

G–B

三、各环节详细操作指南

（一）供应商准入管理

操作目标：建立合格供应商资源池，保证供应商资质与能力满足采购需求。

步骤1：准入标准制定

责任部门：采购部牵头，联合质量部、技术部、使用部门制定《供应商准入标准》，明确：

基本资质：营业执照、相关行业许可证（如医疗器械生产许可证）、ISO体系认证等；

能力要求：生产规模、设备配置、检测能力、研发实力、财务状况（近3年财务报表）；

特殊要求：根据物料特性（如食品需SC认证、化工需环保证书）补充专项指标。

步骤2：供应商资料收集

责任部门：采购专员对接潜在供应商，要求提交《供应商准入申请表》及附件（资质文件、产品目录、案例说明等），资料需加盖企业公章。

步骤3：资质与能力初审

责任部门：采购部汇总资料，对照《供应商准入标准》进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。

输出：《供应商初审结果清单》，标记“通过”“补充资料”“不通过”三类。

步骤4：现场考察（必要时）

适用情况：战略物料、高风险物料供应商，或初审中需核实的供应商（如产能、设备真实性）。

考察小组：采购部、质量部、技术部组成，重点核查：

生产环境与设备运行状况；

质量管理体系执行情况（如过程检验记录）；

交付能力（物流体系、库存管理）。

输出：《供应商现场考察报告》，明确“建议准入”“建议整改后准入”“不建议准入”结论。

步骤5：样品测试与小批量试用

责任部门：技术部提供样品测试标准，质量部组织测试；试用阶段由使用部门确认产品适用性。

输出：《样品测试报告》《小批量试用反馈表》，作为准入重要依据。

步骤6：供应商分类与系统录入

分类标准：根据供应商合作价值（战略、重要、一般）及物料重要性（A类/B类/C类），将供应商分为：

战略供应商：长期合作、高价值、高复杂度物料；

重要供应商：常规物料、稳定供货；

一般供应商：低值易耗品、临时性采购。

系统操作：采购部在ERP系统中建立供应商档案，录入基本信息、资质文件、合作历史等，分配唯一供应商编码。

（二）采购需求与执行管理

操作目标：保证采购需求准确、采购过程合规、采购成本最优。

步骤1：采购需求提报与审批

需求提报：使用部门填写《采购需求申请单》，注明物料名称、规格型号、需求数量、交付日期、预算金额、技术参数等，相关技术图纸或需求说明。

审批流程：

部门负责人审批：确认需求必要性及预算合理性；

采购部审核：核对需求是否符合采购计划、是否在合格供应商范围内；

财务部审核：确认预算是否充足；

分管领导审批：根据采购金额（如≥10万元需总经理审批）履行最终审批。

输出：《采购需求审批单》（纸质/电子版盖章），作为采购执行依据。

步骤2：采购方式确定

根据采购金额、物料特性、供应商数量选择采购方式：

采购方式

适用场景

审批要求

公开招标

年度框架协议、大型设备采购（≥50万元）

总经理审批

邀请招标

3家以上合格供应商、复杂物料

分管领导审批

询比价

3家以下合格供应商、常规物料（5-50万元）

采购部经理审批

单一来源

垄断物料、战略供应商独家合作

总经理审批

紧急采购

生产急需、特殊情况（需附紧急说明）

分管领导+采购部双审批

步骤3：供应商报价与比选