合同签订与管理一体化操作模板.docVIP

合同签订与管理一体化操作指南

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、合作协议等多种类型。典型应用场景包括：

企业采购场景：采购部门根据业务需求与合作方签订原材料/设备采购合同，需从需求提报、合同拟定到履约跟踪、付款审批一体化管理；

项目合作场景：项目部与外部合作方就特定项目签订合作协议，需同步管理合同条款、进度节点、验收标准及款项结算；

日常运营场景：行政部门签订办公场地租赁合同、人力资源部门签订劳动合同等，需保证合同合规性及履行过程的可追溯性；

风险管控场景：法务部门需对合同条款进行合规审查，财务部门需基于合同约定进行付款控制，实现“签订-履约-结算”闭环管理。

二、合同签订与管理一体化操作流程

（一）前期准备：需求确认与资料收集

责任主体：业务部门（如采购部、项目部）、法务部门、财务部门

操作步骤：

需求提报：业务部门根据实际需求（如采购物品、服务内容、合作期限等），填写《合同需求申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、核心条款（如付款方式、违约责任）等，提交部门负责人审批。

示例：采购部需采购一批生产设备，填写需求表时需注明设备型号、数量、预算金额（50万元）、交付期限（30天）及供应商初步筛选名单。

资质审查：业务部门与合作方接洽，收集并验证其营业执照、法定代表人身份证明、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等），保证合作方具备履约能力。

注意：若合作方为自然人，需收集身份证复印件及授权委托书（如由他人代签）。

法务/财务预审：法务部门对需求表中的核心条款（如违约责任、争议解决方式）进行初步合规性评估；财务部门对合同金额、付款节奏是否符合公司财务制度进行审核。

输出物：《合同需求申请表》（含部门负责人、法务、财务预审意见）。

（二）合同拟定：条款起草与内部审核

责任主体：业务部门（起草）、法务部门（合规审核）、财务部门（财务条款审核）

操作步骤：

起草合同：业务部门根据《合同需求申请表》及合作方确认的谈判结果，使用公司标准合同模板（或根据实际情况定制），起草合同文本。合同需包含以下核心要素：

合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的（物品/服务描述、规格、数量、质量标准）；

权利义务（双方职责、交付/验收标准、服务期限）；

价格与支付方式（金额、币种、付款条件、发票要求）；

违约责任（违约情形、赔偿标准、违约金计算方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

合同生效条件与终止条款。

示例：销售合同中需明确“产品交付后10日内验收，验收合格后支付70%货款，质保期满无质量问题后支付剩余30%”。

内部审核：

部门审核：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，条款是否完整；

法务审核：法务部门重点审核合规性（如是否符合法律法规、公司制度）、条款严谨性（如避免歧义、违约责任对等）、权利义务对等性，出具《合同审核意见表》（见模板2）；

财务审核：财务部门审核金额准确性、支付方式是否符合财务流程、发票类型（如增值税专用发票）要求。

修改流程：审核部门提出修改意见后，业务部门根据意见调整合同文本，重新提交审核，直至通过。

（三）合同签订：用印与签署管理

责任主体：行政部（用印管理）、业务部门（签署对接）、法务部门（监印）

操作步骤：

用印申请：合同文本经最终审核通过后，业务部门填写《合同用印申请表》（见模板3），附《合同审核意见表》及最终版合同文本，提交行政部。

注意：用印申请需注明合同编号、份数（正本至少2份，双方各执1份；副本根据内部管理需求确定）、用印人（一般为法定代表人或授权代表）。

用印审批：行政部审核用印申请材料完整性，根据公司权限报请相关负责人审批（如金额10万元以上需总经理审批）。

合同签署：

现场签署：业务部门与合作方约定签署时间地点，双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），并加盖合同专用章/公章（骑缝章）；

远程签署：若需远程签署，可采用电子签章（需符合《电子签名法》要求），签署后由业务部门将电子合同及签署日志归档。

注意：签署页必须包含双方名称、签字/盖章日期，避免漏签或代签无授权。

（四）合同履行：跟踪与验收管理

责任主体：业务部门（履约执行）、财务部门（付款）、法务部门（风险预警）

操作步骤：

履约计划：合同签订后3个工作日内，业务部门根据合同条款制定《合同履约计划表》（见模板4），明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任分工及完成时限，抄送法务、财务部门。

示例：采购合同履约计划需标注“设备生产周期15天、运输3天、安装调试2天、验收1天”。

过程跟踪：业务部门按履约计划跟踪合作方履约情况，记录履约进度（如生产进度、交付状态），若发觉延迟或质量