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会议记录与决策跟踪表（行动项与责任分配明确版）
引言
在团队协作与项目管理中，会议是同步信息、解决问题、推动进展的核心场景。但传统会议记录常存在“决策模糊、责任不清、跟踪困难”等问题，导致会议成果难以落地。本工具聚焦“行动项与责任分配明确化”，通过标准化记录流程与结构化跟踪机制，保证会议决策有效执行，提升团队协作效率。
一、适用工作场景
本工具适用于需明确行动项、责任分工与时间节点的各类会议场景，包括但不限于：
项目推进会：同步项目进度、解决卡点、明确下一阶段任务；
部门例会：总结上周工作、规划本周重点、协调跨部门资源；
问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施、明确责任人与完成时限；
跨部门协调会：对接多方需求、明确协作分工、避免推诿扯皮；
决策评审会：记录关键决策、分解执行动作、跟踪落地效果。
二、操作流程详解
（一）会前准备：明确目标与分工
定义会议核心目标
会议发起人需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应慢问题”），避免议题发散。
准备会议基础信息
提前确定会议时间、地点（线上需注明会议）、参会人员（决策人、执行人、相关方），并提前1天发送会议议程，提醒参会者准备相关材料。
指定记录人与跟踪人
记录人负责实时记录会议内容（含决策、行动项），跟踪人负责会后整理表格并推动执行，两者可由同一人担任，但需明确职责。
（二）会中记录：聚焦关键信息
会议过程中，记录人需重点记录以下内容，避免流水账，保证“决策可追溯、行动可执行”：
会议基本信息
会议名称（如“项目V1.2版本需求评审会”）、时间、地点、主持人、记录人；
参会人员（含缺席人员及原因）；
会议议程（按实际讨论顺序调整，标注“已完成”“未完成”）。
讨论议题与决策记录
按议题记录核心讨论观点（分歧点、共识点）；
明确最终决策（如“同意采用A方案”“暂缓B需求，优先处理C问题”），标注决策人（如“最终决策：*经理确认”）。
行动项关键要素（核心环节）
每项行动项需记录以下6要素，保证“谁来做、做什么、何时做完、做到什么程度、需要什么支持、如何验收”清晰：
行动项描述：具体任务（避免“跟进问题”等模糊表述，改为“完成客户投诉原因分析报告，包含根本原因与改进建议”）；
负责人：直接执行人（仅1名主责人，避免多人负责导致推诿，如“*主管”）；
配合人：提供支持的人员（如“*专员提供数据支持”）；
截止时间：具体日期（避免“本周内”“尽快”，改为“2024年X月X日17:00前”）；
交付物/验收标准：成果形式（如“提交Word版报告至项目群，经*经理审核通过”）；
优先级：高/中/低（根据任务紧急性/重要性标注，如“高：影响项目上线进度”）。
记录技巧：讨论到行动项时，记录人需实时复述“由谁负责、何时完成”，现场确认负责人无异议，避免会后扯皮。
（三）会后整理：标准化输出与分发
会议结束后2个工作日内，记录人需完成以下工作：
整理会议记录表
按本工具“模板表格”结构梳理内容，保证信息完整、无遗漏（特别是行动项的6要素）。
发送确认与归档
将整理好的记录表发送给所有参会人员（含缺席者），标注“请于X月X日前确认，如有异议请及时反馈”，确认无误后归档至共享文档（如企业网盘、项目管理工具），方便查阅。
同步至跟踪系统
若团队使用项目管理工具（如飞书、钉钉、Teambition），需将行动项同步至系统，设置截止时间提醒，责任人可实时更新进度。
（四）跟踪更新：闭环管理
定期跟踪
跟踪人需在行动项截止日前1天、当天提醒负责人；对于周期较长的任务（超1周），每周同步一次进度（如“截至X月X日，完成，剩余”）。
状态更新
责任人需在完成后更新行动项状态（“已完成”“进行中”“延期”），并附交付物；若延期，需说明原因及新的完成时间（如“因数据延迟，延期至X月X日，已同步*经理”）。
会议复盘
在下次会议中，优先回顾上次会议行动项完成情况，对未完成的任务分析原因（资源不足、需求变更等），明确下一步措施，形成“记录-执行-跟踪-闭环”的管理循环。
三、标准化记录表模板
会议记录与决策跟踪表（行动项与责任分配明确版）
（一）会议基本信息
项目
内容
会议名称
会议时间
年月日时分-时分
会议地点/
主持人
记录人
参会人员
缺席人员及原因
（二）会议议程与讨论记录
序号
议题名称
讨论要点（核心观点、分歧点、共识点）
决策记录（明确结论、决策人）
1
2
3
（三）行动项跟踪表（核心模块）
序号
行动项描述（具体任务）
负责人
配合人
截止时间
交付物/验收标准
优先级
当前状态
完成情况备注（延期原因、成果说明等）
1
完成客户投诉原因分析报告，包含根本原因与改进建议
*主管
*专员
2024-08-15
提交Word版至项目群，经*经理审核通过
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