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企业采购流程及供应商管理手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，优化资源配置，降低采购成本，保障物资与服务的质量与及时供应，并建立与维护健康、高效的供应商合作关系。它适用于企业内部所有涉及采购活动的部门与人员，以及与企业合作的各类供应商。全体相关人员均应认真学习、理解并严格遵照执行，以确保企业采购活动的合规性、经济性与可持续性。

第一章总则

1.1目的与意义

企业采购是生产经营与运营管理的关键环节，直接影响企业的成本控制、产品质量、市场响应速度及整体竞争力。规范采购流程，加强供应商管理，旨在实现“阳光采购”，提升采购效率，防范采购风险，确保企业获得质优价廉的物资与服务，最终服务于企业战略目标的实现。

1.2适用范围

本手册适用于企业所有生产性物料、非生产性物资、设备、工程及服务的采购活动，以及对所有为企业提供上述产品与服务的供应商的管理。企业内各部门、各层级采购人员及相关管理人员均需遵守本手册规定。

1.3基本原则

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。

*性价比最优原则：在满足质量、交期等要求的前提下，追求综合成本最低，实现价值最大化。

*透明公正原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝暗箱操作，确保所有合格供应商享有平等竞争机会。

*廉洁自律原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁从业，抵制商业贿赂及一切不正当利益诱惑。

*持续改进原则：定期评估采购流程与供应商管理效果，不断优化，提升整体采购管理水平。

第二章采购流程

2.1需求提出与审批

*需求发起：由需求部门根据实际业务需要，填写统一的《采购需求单》，明确所需物资或服务的品名、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求日期、用途及其他特殊要求。

*需求审核：需求部门负责人对《采购需求单》的真实性、必要性、合理性进行审核。涉及大额或重要采购的，需经分管领导审批。

*预算校验：采购部门或财务部门对已审批的《采购需求单》进行预算符合性校验，确保在预算范围内执行。

2.2采购计划与预算

*采购计划编制：采购部门根据各需求部门提交的、已审批的《采购需求单》，结合库存状况、市场供应情况及企业经营计划，汇总编制《采购计划》，明确采购物品、数量、供应商（若已有意向）、计划采购时间、预计金额等。

*采购计划审批：《采购计划》需按企业规定的审批权限逐级报批。对于超预算或无预算的采购项目，需按预算调整流程另行审批。

2.3供应商寻源与询价

*供应商寻源：根据采购物品的特性、金额及重要程度，采购部门通过多种渠道（如现有供应商库、行业展会、专业网站、同行推荐等）寻找潜在合格供应商。

*询价/报价：向符合条件的潜在供应商发出询价单，明确采购需求细节、报价截止时间、报价方式及有效期。供应商应在规定时间内反馈书面报价单。对于标准化程度高、金额较小的采购，可采用比价方式；对于复杂或大额采购，可考虑招标或竞争性谈判。

2.4招标/谈判与合同签订

*招标管理：达到企业招标标准的采购项目，应严格按照国家及企业招标管理规定组织公开招标、邀请招标或竞争性磋商。成立评标小组，制定评标标准，确保招标过程的公平、公正。

*商务谈判：对于不适合招标或经询价后需进一步明确细节的采购项目，采购部门组织与供应商进行商务谈判，内容包括价格、付款条件、交付周期、质量保证、售后服务、违约责任等。

*合同签订：谈判达成一致后，依据企业合同管理规定，拟定采购合同。合同条款应清晰、完整、严谨，明确双方权利义务。合同需经法务部门（或指定人员）审核，并按审批权限报批后，由双方法定代表人或授权代表签署。

2.5订单下达与执行

*订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达正式采购订单，明确订单号、物料信息、数量、价格、交付日期、交货地点、运输方式等。订单应与合同条款保持一致。

*订单跟踪：采购人员需对订单执行情况进行跟踪，及时与供应商沟通生产进度、发货情况，确保按期交付。对可能出现的延期风险，应及时预警并协调解决。

2.6收货、检验与入库

*到货通知与准备：供应商发货后应及时通知采购部门及仓库。仓库部门根据采购订单做好收货准备。

*数量清点与外观检查：物料送达后，仓库人员核对品名、规格、数量、包装等是否与订单一致，并进行初步外观检查。

*质量检验：质量管理部门（或使用部门）根据质量标准及检验规程对物料进行检验或验证。合格物料准予入库，不合格物料按合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等）。

*入库手续：检验合格后，办理入库手续，更新库存记录。

2.7发票与付款

*发票审核：供应商按合同约定开具合规发票，连同入库单等凭证提交采购部门。采购部门核对发票信息与订单、合同、