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大学关于进一步改进会风提升会议质效的通知

各部门、各学院：

为深入贯彻落实学校高质量发展要求，切实改进工作作风，提高工作效率，减少形式主义，确保各项工作高效有序推进，经学校研究决定，对进一步改进会风、提升会议质效提出如下要求，请各部门、各学院认真贯彻执行。

一、总体目标

通过改进会风，精简会议数量、压缩会议时间、提高会议质量，使会议真正成为集思广益、解决问题、推动工作的有效平台。杜绝文山会海，让广大教职工将更多的时间和精力投入到教学、科研、管理和服务等实际工作中，提升学校整体工作效能和管理水平。

二、严格会议审批

（一）建立会议审批制度

学校实行严格的会议审批管理。全校性会议、跨部门会议以及重要专题会议等，需提前填写《会议审批表》，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、会议目的等内容，报分管校领导审核，经校长批准后方可召开。各部门、各学院自行组织的内部会议，也需建立相应的审批流程，由部门负责人或学院领导审批。

（二）控制会议数量

严格控制会议召开的频次和规模，能不开的会议坚决不开，能合并的会议坚决合并。对于主题相近、参会人员重叠的会议，应整合为一次会议召开。倡导以现场办公会、专题协调会等形式解决实际问题，避免频繁召开大规模、长时间的会议。

（三）减少临时性会议

原则上不召开临时性、突发性会议。如因特殊情况确需召开临时会议的，需向校长说明紧急事由，经同意后方可组织。同时，要做好临时会议的记录和跟踪落实，确保会议效果。

三、优化会议安排

（一）合理安排会议时间

会议时间应根据会议内容和实际需要合理确定，严格控制会议时长。一般性工作会议原则上不超过1小时，专题会议不超过2小时。如会议内容较多，可采用分段式会议，中间安排适当休息时间，以保证参会人员的注意力和精力。同时，尽量避免在下班时间、节假日等非工作时间召开会议，保障教职工的正常休息。

（二）选择合适的会议地点

根据会议规模和实际需求，选择合适的会议场所。对于小型会议，可安排在部门或学院内部的会议室；对于大型会议，应提前做好会场的预订和布置工作，确保会场设施齐全、环境舒适。同时，要充分利用现代信息技术，积极推广视频会议、电话会议等形式，减少因参会人员路途奔波而浪费的时间和精力。

（三）提前通知参会人员

会议组织者应提前将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议时间、地点、议程、参会要求等信息。对于重要会议，还应提供相关的会议资料，以便参会人员提前做好准备。通知时间一般不少于[X]个工作日，如遇紧急会议，也应尽量提前[X]小时通知。

四、提高会议准备质量

（一）明确会议主题和目的

会议组织者在策划会议时，要明确会议的主题和目的，确保会议内容紧密围绕主题展开。会前应进行充分的调研和分析，梳理出需要解决的问题和讨论的事项，制定详细的会议议程。会议议程应具体、明确，合理安排发言顺序和时间，避免会议内容空洞、无针对性。

（二）准备充分的会议资料

根据会议议程，准备相关的会议资料，如工作报告、数据报表、政策文件等。资料应准确、完整、清晰，具有针对性和指导性。对于重要资料，应提前发放给参会人员，让其有足够的时间进行阅读和思考。同时，要对会议资料进行分类整理，便于参会人员查阅和使用。

（三）做好会前沟通协调

会议组织者应在会前与相关部门和人员进行充分的沟通协调，了解各方的意见和建议，对会议内容进行进一步的完善。对于涉及多个部门的会议，要提前明确各部门的职责和任务，避免在会议上出现推诿扯皮的现象。同时，要做好会议设备的调试和测试工作，确保会议顺利进行。

五、改进会议发言

（一）发言要精炼简洁

参会人员在会议上的发言应紧扣主题，突出重点，言简意赅。一般性发言时间不超过[X]分钟，重要发言不超过[X]分钟。避免长篇大论、空洞无物的发言，提高发言的质量和效率。同时，要使用规范、准确的语言，避免使用模糊、歧义的表述。

（二）避免重复发言

会议主持人要引导参会人员有序发言，避免重复发言。对于已经讨论过的问题，如无新的观点和建议，不再进行重复讨论。同时，要鼓励参会人员提出不同的意见和建议，营造积极活跃的会议氛围。

（三）提高发言质量

参会人员在发言前应做好充分的准备，对发言内容进行认真思考和整理。发言要具有针对性和建设性，能够提出切实可行的解决方案和措施。对于重要问题的发言，可提前撰写发言提纲，确保发言的逻辑性和条理性。

六、加强会议纪律

（一）严格遵守会议时间

参会人员应严格遵守会议时间，提前到达会场。如有特殊情况不能按时参加会议，应提前向会议组织者请假，并说明原因。未经批准不得擅自缺席会议，对于无故缺席会议的人员，要进行通报批评。

（二）保持良好的会场秩序

参会人员在会议期间要保持良好的会场秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会场内随意走动、交头接耳、玩手机