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制造公司印章保管管理控制制度

一、总则

本制造公司印章保管管理控制制度旨在规范公司各类印章的保管、使用及控制，确保印章使用的合法性、安全性和有效性，维护公司的正常运营秩序与合法权益。本制度依据国家相关法律法规及公司实际运营需求制定，充分体现公司“创新、高效、协作、共赢”的企业文化和“以质量求生存，以创新求发展，为客户提供优质产品与服务”的经营理念。公司秉持扁平化管理理念，减少管理层次，提高信息传递与决策效率，在印章管理过程中也将力求简洁高效，同时兼顾社会效益与经济效益的平衡发展。

二、适用范围

本制度适用于制造公司全体员工，以及涉及公司印章使用的外部客户和合作伙伴。对于公司所有印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等，无论在公司内部使用还是对外签署文件、协议等场合，均须遵循本制度规定。

三、组织架构与职责分工

（一）公司设立印章管理小组，作为印章管理的核心组织。小组由公司行政主管担任组长，成员包括财务负责人、法务专员等相关人员。印章管理小组负责统筹规划、监督指导公司印章管理工作，制定和完善印章管理制度，并对重大印章使用事项进行审批决策。

（二）行政部门作为印章保管的主要责任部门，负责公司大部分常用印章的日常保管工作，如公司公章、合同专用章等。行政部门指定专人担任印章保管人，保管人需具备良好的责任心和职业道德，严格遵守印章保管规定。

（三）财务部门负责财务专用章、发票专用章等财务相关印章的保管与使用。财务负责人对财务印章的使用进行监督管理，确保财务活动中印章使用的准确性与合规性。

（四）法务专员负责对印章使用涉及的法律风险进行审核评估，为印章使用提供法律意见和支持。对于重大合同、协议等文件盖章前，法务专员需进行严格的法律审查，避免法律纠纷和风险。

四、管理内容与流程

（一）印章的刻制

1.因公司业务发展需要刻制新印章时，由需求部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息。

2.《印章刻制申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政主管审批。行政主管审批通过后，报公司总经理最终批准。

3.获得批准后，由行政部门统一联系公安机关指定的合法刻章机构进行刻制。新印章刻制完成后，行政部门需对印章进行验收，核对印章的样式、规格等是否与申请一致。

4.行政部门对新刻制的印章进行登记备案，建立《印章管理台账》，记录印章的名称、刻制时间、启用时间、保管人等信息。

（二）印章的保管

1.各保管部门应设立专门的印章保管场所，配备必要的安全防护设施，如保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。

2.印章保管人应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人。印章保管人因事请假或离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，详细记录交接时间、交接双方姓名、印章名称等信息，由交接双方签字确认，并报行政主管备案。

3.严禁将印章带出公司办公场所。如因特殊业务需要带出印章，必须填写《印章外带申请表》，详细说明外带原因、外带时间、使用地点、预计归还时间等信息，经部门负责人、行政主管和公司总经理审批通过后，由两名以上公司员工共同携带外出，并确保印章使用过程的全程监督。

（三）印章的使用

1.日常业务用章，使用人需填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、用章次数等信息，经部门负责人审核签字后，提交至印章保管人。印章保管人核对申请内容与相关文件无误后，方可盖章，并在《印章使用登记表》上记录用章时间、用章人、文件名称等信息。

2.对于重大合同、协议等文件用章，除上述流程外，还需经法务专员进行法律审查并签字确认，然后报行政主管、公司总经理审批通过。审批通过后，由印章保管人按照规定盖章，并做好详细记录。

3.涉及财务收支等重要事项的印章使用，需严格按照财务管理制度执行。财务专用章、法人章等财务印章的使用，必须经过财务负责人审核，相关财务凭证需有经办人员、审核人员签字后，方可盖章。

4.客户或合作伙伴因业务需要使用公司印章时，需提供书面申请，详细说明用章事项、用章文件等信息。经公司相关业务部门审核、行政主管审批后，按照公司规定的用章流程进行操作，并做好记录。

（四）印章的停用与销毁

1.当公司印章因磨损、变更公司名称、业务调整等原因需要停用时，由行政部门提出申请，填写《印章停用申请表》，说明停用原因，报行政主管、公司总经理审批通过。

2.印章停用后，行政部门应及时将停用印章收回，并在《印章管理台账》上注明停用时间。对于停用的印章，原则上应进行销毁处理，防止印章被非法使用。

3.印章销毁由行政部门负责组织实施，可采用物理销毁（如切割、粉碎等）或化学销毁（如腐蚀等）方式。销毁过程需有专人监督，并做好记录，填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、销毁方式、监督人等信息。

五、权利与义务