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企业员工档案管理细则

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业员工档案管理工作，确保员工档案的真实性、完整性、安全性与合规性，有效开发与利用档案资源，保障企业与员工的合法权益，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本细则。

（二）适用范围

本细则适用于企业全体在职员工、离退休人员及其他各类用工形式人员的档案管理。企业人力资源部门是员工档案管理的归口管理部门。

（三）管理原则

员工档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁弄虚作假。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，反映员工个人经历、思想品德、业务能力、工作表现等全貌。

3.必威体育官网网址性原则：严格遵守国家必威体育官网网址法律法规，维护员工个人隐私，严禁泄露档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节均应符合规范要求。

5.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息的安全，防止损毁、丢失、篡改。

二、管理机构与职责

（一）人力资源部门职责

1.贯彻执行国家及地方关于档案管理的政策法规，制定和完善企业员工档案管理相关制度与细则。

2.负责企业员工档案的统一建立、接收、整理、保管、鉴定、转递、利用及销毁工作。

3.指导和监督各部门做好员工档案材料的收集、整理与移交工作。

4.组织档案管理人员的业务培训，提升档案管理水平。

5.负责对违反档案管理规定行为的调查与处理建议。

（二）各部门职责

1.配合人力资源部门做好本部门员工档案材料的及时收集、初步审核与定期移交工作。

2.指定专人（通常为部门内勤或负责人）负责本部门员工应归档材料的汇集与报送。

3.确保移交的档案材料真实、完整、规范。

三、档案内容构成

员工档案应包含但不限于以下主要内容：

（一）个人基本信息材料

1.员工履历表、个人简历。

2.身份证复印件及其他有效身份证明材料。

3.个人照片（一寸、二寸免冠近照）。

（二）学历学位与专业技术职务材料

1.学历、学位证书复印件及成绩单。

2.专业技术职务任职资格评审表、聘任书复印件。

3.职业资格证书复印件。

4.培训结业证书、成绩单等具有参考价值的培训材料。

（三）工作经历与任职材料

1.劳动合同、岗位聘任书、岗位变动通知等。

2.离职证明、解除/终止劳动合同证明书等。

3.工作调动介绍信、工资转移证明等。

4.历任岗位的职责说明书（如有）。

（四）考核与奖惩材料

1.年度考核登记表、绩效考核结果记录。

2.各类奖励审批表、奖励决定、荣誉证书复印件等。

3.处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

（五）薪酬福利与社会保险材料

1.薪酬调整审批表、工资发放记录（关键节点）。

2.社会保险参保、缴费、转移等相关材料。

3.住房公积金缴存、提取、转移等相关材料。

4.其他福利享受相关材料。

（六）党团材料

1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料等。

2.入团志愿书、团员登记表等。

（七）其他有参考价值的材料

如体检报告（重要健康状况）、紧急联系人信息等。

四、档案的建立与接收

（一）新员工档案建立

1.新员工入职后，人力资源部门应在一个月内为其建立员工档案。

2.档案材料由员工本人提供、原单位转递及企业内部形成等多途径收集。

3.员工本人提供的材料，需由本人签字确认其真实性，并注明提供日期。

4.档案建立时，应认真核对材料的完整性和规范性，对不符合要求的材料，应及时通知相关方补充或完善。

（二）档案接收

1.接收外部转递的档案，应认真核对档案材料的数量、密封情况，核对无误后在回执上签字盖章。

2.对于新接收的档案，应及时登记、编号、整理后入柜保管。

3.发现档案材料短缺、破损或不符合要求的，应立即与原档案管理单位联系解决。

五、档案的日常管理

（一）存放与保管

1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，具备良好的必威体育官网网址性能。

3.档案材料应使用符合归档要求的纸张和书写工具，字迹清晰、耐久。

4.档案实行集中统一管理，专人负责，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

5.档案柜内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。

6.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用等情况进行详细记录。

（二）档案材料的收集与归档

1.档案材料的收集归档应及时、准确、完整。各部门应于相关材料形成后的一个月内将其移交人力资源部门归档。

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真