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采购流程标准化指南及合同审核表

一、指南概述与适用范围

本指南旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节责任主体与工作要求，通过标准化管理降低采购成本、控制合规风险、提升采购效率。适用于企业各类物资采购、服务采购及工程项目采购活动，涵盖需求部门、采购部门、财务部门、法务部门等相关岗位。

二、标准化采购流程详解

（一）采购需求发起与审批

目的：保证采购需求合理、必要，且符合预算要求。

操作说明：

需求提报：业务部门根据生产经营或项目需要，填写《采购需求申请表》（附件1），注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间及供应商建议（若有），部门负责人*签字确认。

需求审核：采购部门收到需求后1个工作日内审核，重点核查需求的必要性（是否存在替代方案）、规格参数的明确性及预算匹配性（是否符合年度预算），出具《采购需求审核意见》。

预算确认：财务部门同步审核预算，确认资金来源（如“年度采购预算”“专项预算”）及余额充足，无预算或超预算需求需提交分管领导*审批。

最终审批：根据采购金额及权限，逐级报部门总监、总经理审批（金额分级标准可根据企业实际设定，如5万元以下部门总监批，5-50万元总经理批，50万元以上提交董事会批）。

输出文档：《采购需求申请表》《采购需求审核意见》《预算审批单》。

（二）供应商寻源与评估

目的：筛选合格供应商，保障采购质量与性价比。

操作说明：

供应商信息收集：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商自荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、近3年类似业绩证明、报价单等资料。

供应商资格审查：采购部门联合法务、业务部门对供应商进行资质审查，重点核查营业执照有效期、经营范围是否匹配采购需求、资质证书真实性及有无不良记录（如涉诉、行政处罚）。

供应商评估：建立《供应商评估表》（附件2），从价格（占比30%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务（占比15%）、信誉（占比5%）五个维度打分，得分80分以上为合格供应商，纳入《合格供应商名录》。

确定候选供应商：根据采购金额及方式，从合格供应商中选取3家及以上（单一来源采购除外）作为候选供应商，进行询价或招标。

输出文档：《供应商资质文件》《供应商评估表》《合格供应商名录》。

（三）采购方式确定与执行

目的：根据采购需求特点，选择最合适的采购方式，保证公开、公平、公正。

操作说明：

采购方式选择：

公开招标：适用于预算金额较大（如50万元以上）、通用性强的采购项目，通过指定媒体发布招标公告，接受符合条件供应商投标。

邀请招标：适用于技术复杂、有特殊要求或潜在供应商较少的项目，向3家及以上合格供应商发出投标邀请。

询价采购：适用于金额较小（如5万元以下）、规格标准统一的物资，向不少于3家供应商发出询价单，比价后确定成交供应商。

单一来源采购：只能从唯一供应商处采购（如专利产品、特许），需经总经理办公会审批，说明理由并留存证明文件。

组织采购活动：

招标/询价过程需有采购、财务、业务部门共同监督，形成《招标/询价过程记录表》，记录报价、响应情况等关键信息。

评标/比价遵循“最低价中标+综合评估”原则，若最低价供应商资质或质量不达标，依次顺延。

输出文档：《采购方式审批表》《招标/询价过程记录表》《成交通知书》。

（四）合同拟定与审核

目的：明确双方权利义务，防范合同法律风险。

操作说明：

合同拟定：采购部门根据《成交通知书》及谈判结果，使用《采购合同模板》（附件3）拟定合同，内容包括：合同双方信息、采购物品/服务明细、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

合同审核：

采购部门审核：核对合同条款与采购需求、谈判结果一致性，保证标的、数量、价格准确无误。

法务部门审核：重点审核合同合法性（如主体资格、标的合法性）、条款完整性（如违约责任、争议解决）、风险点（如“霸王条款”），出具《合同法务审核意见》。

财务部门审核：审核付款方式、发票类型、资金安排是否符合财务制度，避免超付或提前支付。

业务部门审核：确认技术参数、服务标准、交付要求是否符合使用需求。

合同修订：各部门审核意见需反馈至采购部门，逐条修订后再次审核，直至无异议。

输出文档：《采购合同（草案）》《合同法务审核意见》《财务审核意见》《业务部门确认函》。

（五）合同审批与签订

目的：保证合同审批流程合规，具备法律效力。

操作说明：

分级审批：根据合同金额及重要性，按权限报批（如10万元以下采购部门总监批，10-50万元总经理批，50万元以上董事会批），审批人需在《采购合同审批表》（附件4）签字确认。

用印与签订：审批通过后，由采购部门加盖合同专用章（或公章），法定代表人或授权代