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公司发票管理规章制度

一、总则

（一）目的与依据

为加强公司发票管理，规范发票的获取、开具、保管、报销及核销流程，防范发票使用中的合规风险与税务风险，保障公司财务核算真实、合法、准确，根据《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国税收征收管理法》及国家税务总局相关规定，结合公司实际经营情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门（含总部及下属分支机构）、全体员工在经营活动中涉及的发票管理行为，包括但不限于采购业务获取进项发票、销售业务开具销项发票、费用报销涉及的发票、发票的保管与归档、发票违规行为处理等。

（三）核心定义

发票：指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证，包括增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票）、机动车销售统一发票、定额发票等。

进项发票：公司在采购商品、接受服务时，从供应商处取得的、可用于抵扣增值税进项税额或作为成本费用核算依据的发票。

销项发票：公司在销售商品、提供服务时，向客户开具的、作为收入核算依据及客户抵扣凭证的发票。

电子发票：指通过增值税电子发票公共服务平台开具的，以电子形式存储、传输的发票，其法律效力、基本用途、基本使用规定与纸质发票相同。

（四）管理原则

合规性原则：发票的获取、开具、使用须严格遵守国家财税法规，确保发票信息真实、完整、准确，严禁虚开发票、伪造发票、使用非法发票。

全流程管控原则：对发票从“获取/开具”到“报销/归档”的全生命周期进行管控，明确各环节责任主体与操作标准，确保每一张发票可追溯。

权责清晰原则：明确财务部门、业务部门及员工在发票管理中的职责，避免职责交叉或推诿，确保发票管理流程高效运转。

风险防控原则：定期开展发票管理风险排查，及时识别并化解发票使用中的税务风险、合规风险，保障公司财税安全。

二、职责分工

（一）财务部门

发票管理牵头职责：制定并更新发票管理制度，组织发票管理培训（如每年至少1次，覆盖财务人员及业务部门关键岗位），解答各部门发票相关疑问。

销项发票管理：负责公司发票的申领、保管（含空白发票、税控设备），按业务部门需求合规开具销项发票，审核发票开具信息的准确性；定期抄报税、清卡，确保税控设备正常运行。

进项发票管理：负责进项发票的认证抵扣（增值税专用发票须在开具之日起360日内认证）、审核，对不符合要求的进项发票督促业务部门退换；建立进项发票台账，跟踪发票获取进度。

发票归档与保管：负责已开具销项发票存根联、已认证进项发票抵扣联及发票台账的归档保管，保管期限按《会计档案管理办法》执行（至少10年）；电子发票需建立专门的电子档案库，确保可随时调取。

风险监督：定期检查各部门发票管理执行情况（如每季度抽查1次业务部门发票获取与报销情况），发现违规行为及时制止并上报，配合税务部门开展发票核查工作。

（二）业务部门

进项发票获取责任：采购部门、费用报销人在开展业务时，须主动向供应商/服务提供方索取合规发票，确保发票信息与业务实际一致（如采购商品名称、数量、金额与合同、订单一致）。

销项发票需求提报：销售部门在确认客户付款或满足开票条件后，及时向财务部门提交《发票开具申请单》，准确提供客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号（增值税专用发票需完整提供）、开票金额、商品名称等信息。

发票初步审核：业务部门在提交发票报销或开票申请前，初步审核发票信息（如发票抬头是否为公司全称、税号是否正确、发票专用章是否清晰），对明显不符合要求的发票提前筛选，避免无效报销或开票。

配合风险处理：当财务部门发现发票存在问题（如进项发票不合规、客户退票）时，业务部门须配合联系供应商/客户，协调发票退换、重开事宜，确保问题及时解决。

（三）全体员工

个人费用发票责任：员工因公务产生费用（如差旅费、业务招待费）时，须索取合规发票，确保发票抬头为公司全称、税号准确，发票内容与公务用途一致（如差旅费发票需注明出差地点、时间）。

发票保管义务：员工获取发票后，须妥善保管，避免发票丢失、损坏（如折叠、污渍导致信息模糊）；电子发票需下载完整电子版（含发票监制章、发票专用章），不得篡改发票信息。

合规使用承诺：员工不得利用公司名义虚开发票，不得将个人消费发票用于公司报销，不得转借、倒卖公司发票，如有违反须承担相应责任。

三、销项发票管理规范

（一）发票申领与保管

空白发票申领：财务部门指定专人（发票管理员）负责向主管税务机关申领空白发票，申领前需核对公司发票核定种类、数量，确保申领数量与实际需求匹配（如月度申领量不超过上季度月均使用量的120%）。

空白发票保管：空白发票须存放于财务部门专用保险柜，实行“双人保管、双人领用”制度；发票管理员需建立《空白发票台账》，记录发票领用日期、领用部