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公司费用报销管理规章制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司费用报销行为，明确报销标准与流程，控制运营成本，保障资金使用合规性，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及公司财务管理制度，结合实际经营情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）在开展公务活动中产生的费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费等。

第三条报销原则

合规性原则：报销费用需符合国家法律法规、公司制度及公务活动实际需求，票据真实、合法、完整，严禁虚构费用、套取资金。

权责一致原则：费用报销实行“谁经办、谁负责”，经办人对费用真实性、票据有效性承担首要责任；部门负责人对本部门报销事项的合理性进行审核。

及时报销原则：公务费用发生后，经办人需在15个工作日内提交报销申请（差旅费需在出差结束后10个工作日内），逾期未报且无正当理由的，原则上不予报销。

预算控制原则：报销费用需在公司年度预算及部门月度预算范围内，超预算报销需经总经理审批。

第二章报销范围与标准

第四条差旅费

（一）差旅类型

包括员工因公务出差（如客户拜访、项目执行、培训学习等）产生的交通、住宿、伙食补助、市内交通等费用。

（二）具体标准

项目

职级标准

说明

交通费用（长途）

总监及以上：飞机商务舱、高铁一等座经理级：飞机经济舱、高铁二等座普通员工：高铁二等座、动车/火车硬卧

紧急公务需升级交通方式的，需提前经总经理书面审批；往返机场/车站的市内交通可凭票据报销。

住宿费用（日均）

一线城市（北上广深）：总监及以上≤800元，经理级≤600元，普通员工≤400元二线及以下城市：总监及以上≤600元，经理级≤450元，普通员工≤300元

同性员工出差需同住标准间，住宿费按人均标准报销；超标部分需自行承担，特殊情况需审批。

伙食补助（日均）

一线城市≤100元，二线及以下城市≤80元

凭餐饮发票报销，无发票按补助标准发放；已包含在会议/培训费用中的伙食，不再重复补助。

市内交通费用

按实际票据报销（如地铁、公交、网约车），日均不超过50元

优先选择公共交通，网约车需注明行程事由（如客户地址、会议地点），严禁私车公用（公司另有规定除外）。

第五条业务招待费

定义：因业务需要招待客户、合作伙伴产生的餐饮、礼品、娱乐等费用。

标准：单次招待费用≤人均300元，单次总费用≤3000元（超过需经总经理审批）；赠送礼品需符合公司礼品管理规定，单价≤200元/份，且需登记礼品接收人信息。

限制：严禁以招待名义报销私人消费；不得在高档娱乐场所（如私人会所、豪华KTV）产生招待费用。

第六条办公费

范围：包括办公用品（如笔、纸、文件夹）、打印耗材（墨盒、纸张）、办公设备维修等费用。

标准：办公用品由行政部统一采购，各部门按月提交需求清单，按需领用；特殊办公设备（如笔记本电脑、打印机）采购需经部门负责人及财务总监审批，单价≥5000元需纳入固定资产管理。

报销要求：需提供行政部采购审批单及正规发票，发票需注明办公用品明细（如“文件夹10个”），笼统开具“办公用品一批”需附采购清单。

第七条通讯费

补贴标准：总监及以上：每月补贴500元，经理级：每月补贴300元，普通员工：每月补贴100元（仅针对因工作需要高频使用手机的岗位）。

报销方式：凭个人通讯费发票报销，报销金额不超过补贴标准；公司统一办理的工作手机，通讯费由公司直接支付，不重复补贴。

第八条其他费用

培训费：员工参加与工作相关的培训课程、考试认证产生的费用，需提前提交《培训申请单》，经部门负责人及人力资源部审批后，凭培训发票及结业证书报销。

运输费：因公务运输物资产生的物流、快递费用，需提供运输单据（如物流单、快递面单）及发票，注明运输物资名称、数量及用途。

第三章报销票据要求

第九条有效票据类型

增值税发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票，需加盖销售方发票专用章，发票信息（公司名称、统一社会信用代码、地址电话、开户行及账号）需与公司备案信息一致。

其他票据：包括高铁票、飞机票、出租车发票、定额发票等，需印有国家税务总局监制章，且信息完整（如高铁票需注明乘车人姓名、日期、车次）。

第十条票据禁用情形

虚假发票（如伪造、变造的发票）；

过期发票（发票开具日期超过1年）；

票据信息不全（如发票无购买方名称、无发票专用章）；

票据内容与公务无关（如私人购物发票、家庭水电费发票）；

连号票据无合理说明（如连号出租车发票未注明行程路线）。

第十一条票据粘贴要求

票据需按费用类型分类粘贴（如差旅费、办公费分开粘贴），粘贴在公司统一的《费用报销粘贴单》上，不得超出粘贴单边界；