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餐饮厨房食材采购流程规范

一、采购计划制定

精准的采购计划是高效采购的开端，它直接关系到厨房的日常运营、食材新鲜度、成本控制乃至菜品质量的稳定性。

（一）销售预测与库存核查

厨房管理人员或指定的计划员需根据近期销售数据、时令变化、特殊节假日以及营销活动等因素，对未来一段时间内的菜品销售情况进行合理预测。同时，对现有库存食材进行全面、细致的盘点，包括每种食材的名称、规格、数量、保质期等信息，确保账实相符。

（二）食材需求量确定

结合销售预测和库存核查结果，考虑食材在储存和加工过程中的正常损耗，科学计算每种食材的实际需求量。对于易腐烂、保鲜期短的生鲜类食材，应遵循“少量多次”的原则，避免积压浪费；对于干货、调味品等保质期较长的食材，可适当保持一定安全库存量，但需严格控制在合理范围内。

（三）采购清单制定

根据确定的食材需求量，制定详细的采购清单。清单内容应清晰、准确，至少包含：食材名称（需具体到品种、部位等）、规格型号（如重量、包装方式）、质量标准、计量单位、预估数量、建议采购单价（便于成本控制）、预计采购日期及到货日期。

二、供应商选择与管理

优质稳定的供应商是保障食材质量和供应连续性的关键。对供应商的管理应贯穿于合作的全过程。

（一）供应商资质审查与评估

在选择供应商时，必须对其资质进行严格审查。重点关注供应商是否具备合法的经营资格、食品生产或流通许可证等相关证照。深入了解其生产能力、供货能力、质量控制体系、冷链物流保障能力以及信誉状况。可通过实地考察、索取样品试用、查阅客户评价等多种方式进行综合评估，优先选择那些信誉良好、质量有保障、价格合理且服务优质的供应商建立长期合作关系。

（二）建立供应商档案

为通过评估的合格供应商建立详细档案，记录其基本信息、联系方式、供应食材种类及规格、价格、合作历史、质量检验结果、履约情况等。档案应定期更新，确保信息的准确性和时效性，以便于对供应商进行动态管理和业绩评估。

（三）供应商关系维护与优化

与核心供应商建立稳定、互信的合作关系，通过定期沟通、信息共享，共同解决合作中出现的问题。同时，应保持适度的供应商竞争，对供应商的表现进行定期评估，对不符合要求的供应商应及时进行调整或淘汰，持续优化供应商结构。

三、采购执行与订单管理

采购计划和供应商确定后，进入具体的采购执行阶段，此阶段需注重订单的准确性和及时性。

（一）采购订单下达

依据采购清单，向选定的供应商下达正式采购订单。订单可以采用书面形式、电子邮件或双方约定的其他电子方式。订单内容必须明确、完整，与采购清单信息一致，并注明订单编号、交货地点、交货时间、结算方式及违约责任等关键条款。

（二）订单跟踪与沟通

采购人员应主动与供应商保持沟通，及时跟踪订单的生产、备货及运输进度。对于可能出现的延迟交货、质量异议等问题，要提前预警并积极协调解决，确保食材能够按计划准时送达。

四、食材验收与入库

食材验收是把控食材质量的最后一道关口，必须严格执行验收标准和流程。

（一）验收标准与流程

制定明确的食材验收标准，内容应涵盖感官指标（如色泽、气味、形态、新鲜度）、理化指标（如水分、酸碱度）、安全指标（如农残、兽残、微生物限量）以及包装完整性、标签标识规范性等。验收时，应由专人负责，对照采购订单和验收标准，对到货食材进行逐批、逐项检查。对于有温度要求的食材，需检查其运输过程中的温度记录和到货即时温度。

（二）不合格食材处理

对于不符合验收标准的食材，验收人员有权拒绝接收，并立即通知采购人员和供应商。根据问题的严重程度，采取退货、换货、降级使用（需评估安全性）或索赔等处理措施，并做好详细记录。严禁不合格食材流入厨房加工环节。

（三）入库登记与存储

验收合格的食材，应及时办理入库手续，详细记录食材名称、规格、数量、供应商、生产日期/批号、保质期、入库日期等信息，并录入库存管理系统。食材入库后，应按照其特性分类、分区、分架存放，遵循“先进先出”（FIFO）原则，确保食材在保质期内得到合理使用。同时，保持库房清洁、干燥、通风，控制好温湿度，防止食材变质、交叉污染或遭受虫鼠侵害。

五、账务核对与付款

规范的账务处理是保证采购工作顺利进行和资金安全的重要环节。

（一）发票审核与核对

供应商提供的发票应真实、合法、有效。财务人员或指定人员需将发票信息与采购订单、验收单（入库单）进行仔细核对，确保“三单”信息一致，即品名、规格、数量、单价、金额等完全相符。

（二）账务处理与付款

核对无误后，按照企业内部财务制度和合同约定的结算方式、付款期限，办理付款手续。付款过程应严格遵守审批流程，确保资金支付的安全与合规。

六、采购流程的监督、评估与持续改进

为确保采购流程的有效运行和不断优化，需建立健全监督评估机制。

定期对采购计划的准确性、供应商的履约情况、食材验收的合格率、采购成