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公司印章使用保管制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司印章的管理，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，防范印章使用过程中的风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有印章的申领、刻制、备案、使用、保管、交接、销毁等相关活动，以及涉及印章使用的所有员工。

第三条印章定义及分类

1.印章定义：本制度所称印章是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、对外行使权利、承担义务以及对内进行管理的各类印记。

2.印章分类：

公章：指公司法定名称章，是公司对外发生法律效力的主要印章，用于公司对外签订合同、协议、出具证明、报送材料等重要事务。

合同专用章：专门用于签订各类合同、协议的印章，其使用范围仅限于合同的签订。

财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据出具等财务活动的印章。

法定代表人章：指以公司法定代表人姓名刻制的印章，通常与财务专用章配合使用，用于银行结算等业务。

部门章：各部门用于内部管理、业务沟通等非对外具有法律效力事务的印章。

其他专用章：根据公司业务需要设立的，如发票专用章、报关专用章等具有特定用途的印章。

第二章印章的刻制与备案

第四条印章刻制申请

1.公司印章的刻制必须由需求部门提出书面申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、数量等信息，并经部门负责人签字后，报公司行政部审核。

2.行政部审核通过后，将《印章刻制申请表》提交公司总经理审批。经总经理批准后方可进行刻制。

3.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公司印章，一经发现，将追究相关人员的责任。

第五条印章刻制

1.经批准刻制的印章，由行政部统一委托具有合法资质的刻章单位进行刻制，确保印章的规格、样式符合国家相关规定和公司要求。

2.刻章单位完成印章刻制后，行政部应及时对印章进行验收，检查印章的名称、规格、样式等是否与申请一致，确保印章的质量符合要求。

第六条印章备案

1.所有刻制完成的公司印章，均需由行政部负责到公安机关指定的部门进行备案登记，领取印章备案证明。

2.行政部应建立印章备案台账，详细记录印章的名称、规格、样式、刻制日期、备案日期、备案证明编号等信息，并将备案证明妥善保管。

3.印章备案信息发生变更的，行政部应及时到备案部门办理变更手续，并更新印章备案台账。

第三章印章的保管

第七条保管责任人

1.公司各类印章实行专人保管制度，明确各印章的保管责任人。

公章由行政部指定专人保管；

合同专用章由法务部指定专人保管；

财务专用章和法定代表人章由财务部指定专人保管；

部门章由各部门指定专人保管；

其他专用章由相关业务部门指定专人保管。

2.保管责任人应具备高度的责任心和必威体育官网网址意识，严格遵守印章保管规定，确保印章的安全。

第八条保管要求

1.印章保管应符合安全、必威体育官网网址要求，保管地点应具备防盗、防火、防潮等条件。

2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于保险柜内，保险柜钥匙由保管责任人妥善保管，不得随意交予他人。

3.保管责任人在工作时间外，应将印章存放于安全地点，确保印章不被滥用。

4.严禁将印章带出公司，如确因工作需要带出公司的，需按照本制度第五章的规定办理借用手续。

5.保管责任人不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需临时委托他人保管的，应经部门负责人批准，并办理交接手续，明确保管责任。

第九条保管责任人变更

1.印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要变更的，应提前办理印章交接手续。

2.交接时，原保管责任人应将印章、印章使用台账等相关资料交予新保管责任人，并由部门负责人在场监交。

3.新保管责任人应仔细核对印章的数量、状态等信息，确认无误后，在《印章交接登记表》上签字确认。

4.行政部应及时更新印章保管责任人信息，并将《印章交接登记表》存档备查。

第四章印章的使用

第十条使用原则

1.公司印章的使用应遵循“专人审批、规范用印、严格登记”的原则，确保印章使用的合法性、合规性。

2.任何部门和个人使用印章，必须严格按照本制度规定的程序办理，严禁擅自使用印章。

第十一条使用审批

1.使用公章、合同专用章等重要印章的，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、接收单位等信息，并经部门负责人签字后，报公司相关领导审批。

涉及公司重大决策、重要合同、大额资金支出等事项的用印，需经总经理审批；

一般事务的用印，由分管副总经理审批；

部门内部事务使用部门章的，由部门负责人审批。

2.《印章使用申请表》经审批通过后，方可交予印章保管责任人办理用印手续。

第十二条用印审核

1.印章保管责任人在办理用印手续时，应严格审核《印章使用申请表》的审批手续是否齐全，用印文件的内容