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公司会议管理规范（组织/记录/跟进）

第一章总则

1.1目的

为进一步规范公司会议管理流程，提高会议效率，确保会议决策得到有效执行，避免会议资源浪费，明确会议组织、记录、跟进各环节的职责与要求，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有正式会议，包括但不限于股东大会、董事会会议、管理层会议、部门例会、项目专项会议等。

1.2适用范围

本规范覆盖公司全体员工，无论是会议组织者、参会人员、记录人员还是会议决策执行人员，均需严格遵守本规范中的相关规定。对于临时召开的特殊会议，若未明确特殊要求，也需参照本规范执行。

1.3会议原则

1. 效率原则：会议应提前明确主题与议程，避免无关议题干扰，控制会议时长，一般会议不超过90分钟，复杂议题会议可适当延长，但需提前告知参会人员。

2. 必要性原则：能通过邮件、文档协作等方式解决的问题，不召开会议；能小范围会议解决的，不扩大参会人员范围。

3. 决策落地原则：会议需形成明确的决策结果，明确执行责任人、执行时限与验收标准，确保会议成果可跟踪、可落地。

4. 公平参与原则：参会人员应充分发表意见，会议组织者需保障每位参会人员的发言权利，避免个人主导会议导致决策片面。

第二章会议组织管理

2.1会议分类与组织权限

不同类型的会议对应不同的组织部门与权限，具体如下表所示：

会议类型

组织部门

审批权限

参会人员范围

召开频率

股东大会

董事会办公室

董事会决议

全体股东、董事、监事、高级管理人员

每年至少1次

董事会会议

董事会办公室

董事长提议

全体董事、监事、高级管理人员（列席）

每季度至少1次

管理层会议

总经理办公室

总经理提议

各部门负责人、高级管理人员

每月1次

部门例会

各部门

部门负责人决定

部门全体员工

每周1次

项目专项会议

项目负责人

项目负责人提议

项目组成员、相关部门协作人员

按需召开

2.2会议组织流程

会议组织需遵循“会前准备-会中把控-会后交接”的流程，各环节具体要求如下表：

流程阶段

具体环节

责任人

时间要求

核心要求

会前准备

议题确认

会议发起人

会议召开前5个工作日

明确会议主题、待决策议题，收集议题相关资料

参会人员确定

会议组织者

会议召开前3个工作日

根据议题相关性确定参会人员，避免无关人员参会

会议通知发送

会议组织者

会议召开前3个工作日

通知需包含会议主题、时间、地点（或线上链接）、议程、参会人员、需提前准备的资料

会议资料准备

议题提出人/会议组织者

会议召开前2个工作日

资料需条理清晰，重点突出，提前发送至参会人员邮箱

会场布置/线上会议室调试

会议组织者

会议召开前1小时

线下会场需摆放座位牌、会议资料，调试音响、投影；线上会议室需测试麦克风、摄像头、屏幕共享功能

会中把控

会议签到

会议组织者

会议开始前15分钟

记录参会人员到场情况，统计缺席、迟到人员并告知会议发起人

议程推进

会议主持人

按会议通知议程进行

控制每个议题的讨论时间，避免偏离主题，引导参会人员聚焦核心问题

纪律维护

会议组织者

会议全程

提醒参会人员将手机调至静音，禁止随意走动、交头接耳，线上会议禁止无关人员进入

会后交接

会议资料整理

会议组织者

会议结束后1小时内

收集会议过程中产生的纸质资料、白板记录（拍照留存），整理线上会议聊天记录

交接给记录人员

会议组织者

会议结束后2小时内

将整理好的会议资料、参会签到表交给记录人员，说明会议核心议题与决策方向

2.3会议组织特殊情况处理

若出现参会人员无法到场、议题需调整等特殊情况，需按以下要求处理：

5. 参会人员请假：参会人员需在会议召开前1个工作日向会议发起人提交书面请假申请，若为关键决策人员请假，会议需重新确定召开时间；若为普通参会人员请假，需委托他人代为参会并提交书面意见。

6. 议题调整：若需新增或删除议题，会议发起人需在会议召开前2个工作日告知会议组织者，由组织者重新更新会议议程并通知所有参会人员。

7. 会议延期/取消：因特殊原因需延期或取消会议，会议组织者需在会议召开前1个工作日通知所有参会人员，说明原因及后续安排（若延期需明确新的会议时间）。

第三章会议记录管理

3.1会议记录人员资质与职责

会议记录人员需具备良好的文字整理能力、逻辑思维能力与专注力，不同类型会议的记录人员要求如下表：

会议类型

记录人员要求

核心职责

股东大会/董事会会议

董事会办公室专职人员，需熟悉公司法、公司章程相关规定

准确记录会议决议、股东/董事发言要点，确保记录符合法律规范

管理层会议

总经理办公室秘书或指定人员，需了解公司各部门业务

记录会议决策、各部门汇报重点、待办事项，确保信息完整

部门例会/项