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办公用品采购与分发管理办法

第一章总则

1.1目的

为规范公司办公用品的采购、入库、分发、使用及报废等管理流程，降低办公成本，提高资源利用效率，保障公司各项办公工作的顺利开展，维护公司正常的办公秩序，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司各部门、各分支机构所有办公用品的采购、分发、管理及相关人员的工作行为。其中，办公用品是指公司日常办公过程中所需的各类消耗性物品、低值易耗品及办公设备辅助用品，具体类别详见本办法附件《办公用品分类清单》。

1.3管理原则

1. 统一管理原则：公司办公用品实行统一规划、统一采购、统一分发的管理模式，由指定部门负责统筹协调，避免多头采购和重复采购。

2. 按需采购原则：根据各部门的实际办公需求和合理库存水平进行采购，杜绝盲目采购和浪费现象，确保办公用品的供应既满足需求又不过度积压。

3. 性价比优先原则：在采购过程中，综合考虑办公用品的质量、价格、售后服务等因素，选择性价比最优的产品，在保证质量的前提下降低采购成本。

4. 节约使用原则：倡导全体员工树立节约意识，合理使用办公用品，杜绝浪费，提高办公用品的使用效率和使用寿命。

第二章管理职责

2.1行政部职责

5. 负责制定和修订本办公用品采购与分发管理办法，并监督办法的贯彻执行。

6. 负责统筹公司办公用品的采购工作，包括供应商的筛选、评估、合作谈判，采购合同的签订与管理等。

7. 负责建立和维护办公用品的库存管理系统，定期进行库存盘点，确保库存信息的准确性，及时补充库存不足的办公用品。

8. 负责办公用品的入库验收、存储管理和分发工作，建立详细的入库、出库台账，确保账物相符。

9. 负责监督各部门办公用品的使用情况，定期检查各部门办公用品的节约使用情况，对浪费行为进行纠正和处理。

10. 负责收集各部门对办公用品的需求反馈和意见建议，及时调整采购计划和产品种类，提高办公用品的供应质量和服务水平。

2.2各部门职责

11. 负责指定本部门的办公用品管理员，专门负责本部门办公用品的需求申报、领取、分发及内部管理工作。

12. 负责根据本部门的实际办公需求，按照公司规定的时间和格式，准确申报本部门的办公用品需求计划，确保需求计划的合理性和准确性。

13. 负责领取本部门所需的办公用品，并按照公平、合理的原则分发给本部门员工，做好内部领取记录。

14. 负责监督本部门员工合理使用办公用品，倡导节约使用，杜绝浪费现象，提高办公用品的使用效率。

15. 负责及时向行政部反馈本部门对办公用品的质量、种类等方面的意见和建议，协助行政部做好办公用品的管理工作。

16. 负责本部门闲置或报废办公用品的回收和上交工作，不得随意丢弃或私自处理。

2.3财务部职责

17. 负责审核办公用品采购预算的合理性和合规性，按照公司财务管理制度对办公用品采购费用进行审批和支付。

18. 负责监督办公用品采购资金的使用情况，确保采购资金的专款专用，防止资金浪费和挪用。

19. 负责对办公用品的采购合同、发票等财务凭证进行审核和管理，确保财务凭证的真实性、合法性和完整性。

20. 负责配合行政部进行办公用品的库存盘点工作，对盘点结果进行财务监督和确认，确保账实相符。

第三章办公用品采购管理

3.1采购预算编制

21. 行政部应在每年12月根据公司下一年度的发展规划、各部门的人员编制和历史办公用品使用情况，结合市场价格水平，编制下一年度的办公用品采购预算。

22. 各部门应在每年11月底前向行政部提交本部门下一年度的办公用品需求预算，需求预算应详细列出所需办公用品的种类、数量、预计单价和金额等信息。

23. 行政部对各部门提交的需求预算进行汇总、审核和调整，编制公司年度办公用品采购总预算，报财务部审核后，提交公司管理层审批。

24. 年度办公用品采购预算经公司管理层审批通过后，作为公司下一年度办公用品采购的依据，无特殊情况不得随意突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程提交申请，经审批通过后方可调整。

3.2采购计划制定

25. 行政部应根据批准的年度采购预算和各部门的月度需求情况，制定月度办公用品采购计划。月度采购计划应明确采购办公用品的种类、数量、规格型号、预计采购时间、供应商选择意向等内容。

26. 各部门应在每月25日前向行政部提交本部门下一个月的办公用品需求计划，需求计划应基于本部门的实际办公需求，结合现有库存情况，避免重复申报和过度申报。

27. 行政部对各部门提交的月度需求计划进行审核，确认需求的合理性和必要性，对超出合理范围的需求应与相关部门沟通协调，进行调整。审核通过后，将各部门需求计划汇总，结合库存水平，制定月度采购计划。

28. 月度采购计划经行政部负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的月度采购计