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财务报销流程及审批规范手册

I.引言

为加强公司财务管理，规范报销行为，提高工作效率，控制成本支出，明确各部门及相关人员在报销过程中的责任与义务，确保公司资金安全与合规运营，特制定本手册。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、实用的报销指引，确保每一笔费用的支出都有据可查、合规合理。全体员工在日常报销工作中均需严格遵守本手册规定。

II.报销基本流程

报销流程是保障费用支出规范、高效的关键环节。各环节经办人需认真对待，确保流程顺畅、责任明确。

2.1经办人准备阶段

经办人是费用发生的直接责任人，对报销事项的真实性、合规性负首要责任。

*取得合规凭证：在业务发生时，应主动向对方索取合法、合规的原始凭证，如发票、行程单、付款凭证等。确保凭证信息完整、准确，符合税务及公司财务要求。

*填写报销单：根据费用性质，准确、完整地填写公司统一格式的《费用报销单》或相应的专项报销表单。需注明费用发生日期、事由、金额、支付方式、所属部门及项目（如有）等关键信息。

*整理粘贴单据：将原始凭证按类别、金额大小顺序整齐粘贴于《费用报销单》后，做到平整、牢固，便于翻阅审核。

2.2部门负责人审核阶段

部门负责人对本部门发生费用的真实性、必要性及合理性进行审核。

*业务真实性核查：确认报销事项确属部门业务需要，与实际情况相符。

*费用合理性判断：结合部门工作安排及预算，审核费用支出的合理性。

*审批意见签署：对审核通过的报销单签署明确的审批意见及姓名、日期。对不符合要求的，应退回经办人并说明原因。

2.3财务部门审核阶段

财务部门是报销流程中的专业审核关口，负责对报销凭证的合规性、准确性及完整性进行审核。

*合规性审核：审核原始凭证是否合法有效，发票类型、税率、开具方等是否符合规定，报销事项是否符合公司财务制度及国家相关法规。

*准确性审核：核对报销单填写金额与原始凭证金额是否一致，计算是否准确，大小写是否相符。

*完整性审核：检查报销单必填项是否完整，原始凭证是否齐全，附件是否充分。

*预算执行审核：结合公司预算管理要求，审核费用是否在预算范围内，超预算或预算外支出是否已履行相应审批程序。

2.4审批付款阶段

根据公司设定的审批权限，逐级进行审批。

*各级审批人审批：审批人根据其职责权限，对报销事项进行最终决策。审批人应充分了解报销业务背景，对其审批行为负责。

*财务付款：经最终审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金安排，按照报销单注明的支付方式（如银行转账、现金等）办理付款手续。付款完成后，在报销单上标注付款日期及凭证号。

2.5凭证归档

财务部门在完成付款后，应将《费用报销单》及所有原始凭证、审批记录等整理编号，按照会计档案管理规定进行归档保存，以备查阅。

III.报销审批权限及责任

公司根据费用性质、金额大小及管理需要，设定清晰的报销审批权限体系。各级管理人员应在授权范围内履行审批职责，对所审批事项的合规性、合理性承担相应责任。

3.1审批权限设定原则

*分级审批原则：费用金额越大，审批层级越高。

*权责对等原则：审批人对其管理范围内的费用支出负有审批责任。

*预算控制原则：审批应结合预算执行情况进行。

3.2审批权限示例（具体以公司必威体育精装版发布的审批权限表为准）

*部门级审批：适用于日常小额、常规性费用，由部门负责人审批。

*分管领导审批：适用于部门负责人权限以上，或特定类型的费用，由相关分管领导审批。

*总经理/办公会审批：适用于大额费用、非常规费用或超出分管领导权限的费用，由总经理或公司办公会集体决策审批。

3.3审批责任

*经办人：对报销业务的真实性、凭证的合规性负直接责任。

*审核人（部门负责人、财务）：对报销业务的真实性、合规性、准确性负审核责任。

*审批人：对其审批行为及结果负领导责任。

IV.原始凭证的基本要求

原始凭证是报销的唯一合法依据，其质量直接影响报销的顺利进行。

4.1发票类凭证

*基本要素齐全：包括发票名称、发票代码、号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额（大小写）、税率、税额、价税合计等。

*内容真实合规：发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得虚开、代开。

*开具规范：字迹清晰，不得涂改、挖补；加盖销售方有效发票专用章。

*电子发票：同等具备法律效力，应提供清晰的电子发票打印件或符合公司规定的电子归档方式，并确保可查验。

4.2非发票类凭证

如行程单、火车票、汽车票、船票等，应确保凭证真实、有效，印有税务或财政监制章（如有）。

4.3其他辅助凭证

根据费用性质