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中小企业合同管理规范及范例

引言

在市场经济活动中,合同作为维系交易双方权利义务的纽带,其重要性不言而喻。对于中小企业而言,合同管理水平的高低,直接关系到企业的经营风险与可持续发展能力。然而,许多中小企业在合同管理方面存在意识薄弱、流程不规范[、]权责不清等问题,由此引发的法律纠纷和经济损失屡见不鲜。本文旨在结合中小企业的特点,梳理一套实用、可操作的合同管理规范,并辅以常见合同范例,以期帮助中小企业提升合同管理效能,有效防范经营风险。

一、合同管理规范

(一)合同签订前管理

合同签订前的审慎准备是风险防控的第一道防线。

1.交易对象选择与背景调查:在达成合作意向之初,应对交易对象进行必要的背景调查。核实其工商登记信息、经营范围、履约能力及商业信誉等基本情况。对于重大交易,可要求对方提供近期财务报表、资质证明等材料,或通过第三方机构获取信用报告。避免与明显缺乏履约能力或信誉不良的主体进行交易。

(二)合同签订中管理

合同签订过程是确保合同效力与内容合法性的关键环节。

1.合同审查:

*主体资格审查:确认签约方是否为适格主体,如公司应加盖公章并由法定代表人或授权委托人签字,授权委托书应明确授权范围和权限期限。

*合同条款审查:重点审查合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等核心条款。确保条款明确、具体,不存在歧义,权利义务对等。特别注意违约责任的约定应具有可操作性,避免过于笼统。

*合法性审查:审查合同内容是否违反法律法规的强制性规定,是否损害国家、集体或第三人利益。

2.签字与盖章:合同文本应经双方有权签字人签字并加盖有效印章。自然人签字应清晰可辨,并注明日期。企业盖章应使用公章或合同专用章,避免使用财务专用章、发票专用章等其他印章代替。多页合同应注意加盖骑缝章,以防内容被抽换。

(三)合同履行中管理

合同的顺利履行是实现合同目的的保障。

1.合同台账建立:建立健全合同台账管理制度,对合同进行统一编号、登记,详细记录合同名称、编号、签约方、标的、金额、履行期限、当前状态等信息,确保合同管理的有序性和可追溯性。

2.履行跟踪与监控:指派专人负责合同履行的跟踪,密切关注对方履约情况及自身义务的履行进度,确保按时、按质、按量完成合同约定。对于分期付款、分阶段履行的合同,应制定详细的履行计划。

3.合同变更、解除与转让:合同履行过程中,如需变更、解除或转让合同,应遵循协商一致的原则,并签订书面协议,明确变更、解除或转让的内容、生效条件及后续处理方式。严禁擅自变更或解除合同。

4.违约处理与争议解决:如发现对方违约,应及时收集相关证据,并根据合同约定的违约责任条款,采取协商、函告等方式要求对方承担违约责任。协商不成的,按照合同约定的争议解决方式(仲裁或诉讼)寻求法律救济。同时,自身也应严格遵守合同约定,避免己方违约。

5.证据收集与保管:在合同履行全过程中,注意收集和妥善保管与合同相关的各类证据材料,如合同文本、补充协议、送货单、验收单、付款凭证、往来函件、会议纪要等,以防发生争议时无法举证。

(四)合同履行后管理

合同履行完毕并不意味着管理的终结。

1.合同归档:合同履行完毕或终止后,应将合同文本及其附件、履行过程中的相关文件资料等整理成册,按照档案管理规定进行归档保存。保存期限应根据合同性质及法律规定确定,一般不少于合同有效期届满后三年。

2.合同评估与总结:定期对已履行完毕的合同进行回顾与评估,总结经验教训,分析合同管理中存在的问题,不断优化合同范本和管理流程,提升企业合同管理水平。

二、合同范例(买卖合同)

买卖合同

合同编号:[自行编制]

买方(甲方):[公司全称]

法定代表人/授权代表人:[姓名]

统一社会信用代码:[号码]

地址:[详细地址]

联系电话:[电话号码]

卖方(乙方):[公司全称]

法定代表人/授权代表人:[姓名]

统一社会信用代码:[号码]

地址:[详细地址]

联系电话:[电话号码]

甲乙双方本着平等互利、诚实信用的原则,经友好协商,就甲方向乙方购买下列货物事宜,达成如下协议,以兹共同遵守。

第一条标的、数量、价款及交(提)货时间

|序号|产品名称|规格型号|单位|数量|单价(元)|金额(元)|交(提)货时间|

|1|[产品A]|[型号A]|[件]|[数量]|[单价]|[金额]|[日期]|

|2|[产品B]|[型号B]|[台]|[数量]|[单价]|[金额]|[日期]|

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