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金融公司办公设备管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本金融公司办公设备的管理，确保办公设备的合理配置、有效使用、妥善维护及安全管理，提高办公效率，降低运营成本，促进公司整体业务的顺利开展，同时体现公司的企业文化与设计理念，保障员工在良好的办公环境中高效工作，实现公司社会效益与经济效益的平衡发展。

2.指导原则

遵循公司扁平化管理理念，简化管理流程，提高决策与执行效率。注重人文关怀，充分考虑员工对办公设备的实际需求，以员工满意度为重要考量因素。坚持安全生产原则，确保办公设备的使用符合安全规范，避免安全事故发生。

二、适用范围

本制度适用于金融公司全体员工及与办公设备使用、管理相关的所有活动。涵盖公司总部及各分支机构所使用的各类办公设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-作为办公设备管理的核心部门，负责制定和完善办公设备管理制度，并监督制度的执行情况。

-根据公司业务发展需求和各部门申请，统筹规划办公设备的采购、调配、报废等工作。

-建立办公设备台账，详细记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门、使用人等信息，确保设备信息的准确性和完整性。

-定期组织对办公设备进行清查盘点，核实设备的实际数量、状态等，及时处理盘盈、盘亏等情况。

-协调处理办公设备使用过程中的各种问题，如设备维修、保养等，并跟踪处理结果。

2.财务部门

-负责审核办公设备采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。

-参与办公设备采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关，保障公司的财务利益。

-按照财务制度对办公设备进行账务处理，准确计提折旧，反映设备的资产价值。

-协助行政部门进行办公设备的清查盘点工作，对盘点结果进行财务分析和处理。

3.使用部门

-负责本部门办公设备的日常使用和保管，确保设备的正常运行，严格按照操作规程使用设备。

-及时向行政部门反馈办公设备的使用情况，包括设备故障、性能需求变化等信息，提出采购、维修、保养等申请。

-配合行政部门和财务部门进行办公设备的清查盘点工作，提供准确的设备使用信息。

-在员工离职或岗位变动时，负责办理办公设备的交接手续，确保设备的完好和正常流转。

四、管理内容与流程

1.采购管理

-需求申请：各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。

-预算审核：行政部门汇总各部门采购申请，结合公司年度预算和实际情况，进行初步审核。对于预算内的采购申请，提交财务部门审核；对于预算外的采购申请，需经公司管理层审批同意后，再提交财务部门审核。

-采购实施：财务部门审核通过后，行政部门根据采购项目的性质和金额，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判等。确定供应商后，签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备规格、价格、交货时间、售后服务等条款。

-验收交付：办公设备到货后，行政部门会同使用部门、财务部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、性能等方面。验收合格后，填写《办公设备验收单》，办理入库和交付使用手续；验收不合格的，及时与供应商协商处理，如退换货、补货等。

2.配置与调配管理

-合理配置：行政部门根据公司各部门的职能和业务需求，结合办公设备的性能、数量等情况，进行合理配置，确保设备资源的优化利用。在配置过程中，充分考虑公司的企业文化和设计理念，注重办公环境的整体协调性。

-内部调配：当公司内部部门之间办公设备出现闲置或需求不平衡时，行政部门负责进行协调调配。使用部门应积极配合，及时办理设备交接手续，确保设备的顺利流转和正常使用。

3.使用与维护管理

-操作培训：新设备投入使用前，行政部门应组织相关人员进行操作培训，确保员工熟练掌握设备的使用方法和注意事项。培训内容可包括设备的基本操作、日常维护、简单故障排除等。

-日常使用：员工应严格按照操作规程使用办公设备，不得擅自更改设备的设置和参数，不得在设备上安装未经许可的软件。使用过程中如发现设备异常，应及时停机，并向行政部门报告，严禁私自拆卸或维修设备。

-定期维护：行政部门应根据办公设备的使用说明书和实际使用情况，制定设备维护计划，定期组织专业人员对设备进行维护保养。维护内容包括设备清洁、零部件检查、性能检测、软件升级等，确保设备处于良好的运行状态。

-维修管理：办公设备出现故障时，使用部门应及时填写