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租赁公司验钞机维护管理规定

一、总则

本规定旨在加强租赁公司验钞机的维护与管理，确保验钞机的正常运行，提高验钞工作的准确性和效率，保障公司现金交易的安全。本规定依据国家相关法律法规以及公司实际运营需求制定，遵循科学管理、预防为主、保障安全的原则。公司以“诚信、专业、创新、共赢”为企业文化，致力于为客户提供优质的租赁服务。在验钞机维护管理方面，秉持扁平化管理理念，减少层级，提高信息传递和决策效率，确保各项维护管理工作能够迅速、有效地执行。同时，注重社会效益，保障金融交易环境的安全稳定，为社会经济发展贡献力量。

二、适用范围

本规定适用于租赁公司全体员工，涉及公司内所有用于现金收付检验的验钞机设备。同时，客户在公司进行现金交易过程中，涉及验钞机使用相关事宜也参照本规定执行。

三、组织架构与职责分工

1.行政主管部门：作为验钞机维护管理的主要负责部门，统筹安排验钞机的采购、调配、维护计划制定与执行。负责与供应商沟通联系，确保验钞机设备的及时维修与保养，对验钞机的使用情况进行监督检查，定期向上级汇报验钞机维护管理工作。

2.财务部门：负责验钞机采购预算的编制与费用审核，对验钞机维护管理过程中的费用支出进行监督与核算，确保资金合理使用。协助行政主管部门评估验钞机的性能与配置需求，以满足公司现金业务的实际需要。

3.使用部门：各涉及现金收付业务的部门为验钞机的使用部门，负责本部门验钞机的日常使用、清洁与简单故障排查。及时向行政主管部门反馈验钞机的使用情况和故障问题，配合行政主管部门做好验钞机的维护保养工作。

4.技术支持人员：可由公司内部技术人员或外部专业维修人员组成，负责对验钞机进行定期巡检、故障维修、软件升级等技术支持工作。为使用部门提供验钞机操作培训和技术指导，确保员工正确使用和维护验钞机。

四、管理内容与流程

1.验钞机采购

-需求评估：行政主管部门协同财务部门以及使用部门，根据公司业务发展和现金流量情况，评估验钞机的性能、数量需求。综合考虑验钞机的防伪功能、处理速度、稳定性等因素，制定采购计划。

-供应商选择：通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉和售后服务的供应商。优先考虑与具有专业技术支持能力、能提供及时维修服务和优质产品的供应商建立长期合作关系。

-采购审批：采购计划需经公司管理层审批通过后执行。审批过程中，需明确采购预算、设备规格、交货时间等关键信息。

-设备验收：验钞机到货后，行政主管部门组织使用部门和技术支持人员共同进行验收。检查设备外观是否完好，核对设备型号、规格与采购合同是否一致，对设备进行功能测试，确保验钞机能够正常运行且防伪功能符合要求。验收合格后，填写验收报告并归档。

2.验钞机配置与安装

-合理配置：根据各部门现金收付业务量和工作需要，合理调配验钞机。确保每个涉及现金业务的工作岗位都能配备合适的验钞机设备，以满足业务操作的便捷性和高效性。

-安装调试：由技术支持人员按照设备安装说明书进行验钞机的安装与调试工作。安装过程中，确保设备放置平稳、连接正常，对设备进行初始化设置，调整各项参数至最佳工作状态。安装完成后，对验钞机进行试机操作，检验其性能是否正常。

3.验钞机日常使用与维护

-操作培训：技术支持人员为使用部门员工提供验钞机操作培训，包括设备的基本操作方法、功能键使用、不同票面的检验技巧等内容。确保员工熟练掌握验钞机的操作技能，能够正确识别真伪货币。

-日常使用：员工在使用验钞机时，应严格按照操作规程进行操作。在现金收付过程中，对每笔现金进行认真检验，确保收付现金的真实性。使用完毕后，及时关闭设备电源，清理设备表面的杂物和灰尘。

-清洁保养：使用部门负责验钞机的日常清洁保养工作，定期用干净的软布擦拭设备表面，清除内部灰尘和纸屑。每月至少进行一次深度清洁，可使用专用清洁工具和清洁剂对设备内部进行清洁维护。在清洁过程中，注意避免对设备造成损坏。

-故障报告与处理：若在使用过程中发现验钞机出现故障，使用部门员工应立即停止使用，并及时向行政主管部门报告。行政主管部门接到报告后，通知技术支持人员进行维修。对于简单故障，技术支持人员可现场维修；对于复杂故障，需将设备送回供应商指定的维修地点进行维修。维修完成后，技术支持人员应填写维修记录，包括故障现象、维修方法、维修时间等信息，并提交给行政主管部门存档。

4.验钞机定期巡检与维护

-巡检计划制定：行政主管部门制定验钞机定期巡检计划，明确巡检周期、巡检内容和责任人。巡检周期一般为每季度一次，对于使用频繁的设备可适当缩短巡检周期。

-巡检内容：技术支持人员按照巡检计划对验钞机进行全面检查，包括设备外观、机械部件、电