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设计公司项目文档借阅办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范公司项目文档的借阅管理，确保项目文档的安全、完整和有效利用，满足公司员工工作需要，同时保护公司知识产权和商业机密，促进公司设计业务的顺利开展，更好地实现公司的设计理念与社会效益的统一。

2.适用范围

本办法适用于公司全体员工及因项目合作需要借阅项目文档的相关外部合作伙伴（如客户、协作单位等）。

3.基本原则

遵循安全必威体育官网网址、合理使用、及时归还的原则。在保障公司利益和文档安全的前提下，尽可能为员工和合作方提供便利，以支持设计项目的推进和优化。同时，尊重知识产权，保护公司的设计创意和技术资料不被非法获取或泄露。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定和完善项目文档借阅管理制度，并监督制度的执行情况。

-设立专门的文档管理岗位，负责项目文档的日常管理，包括文档的接收、登记、分类、存储和归档等工作。

-对员工和外部合作伙伴的借阅申请进行审核，根据情况批准或拒绝借阅请求。

-定期对项目文档的借阅情况进行统计和分析，向公司管理层汇报。

2.各设计部门

-负责本部门项目文档的整理和移交，确保文档的完整性和准确性。

-指导本部门员工正确借阅和使用项目文档，监督员工在借阅期间对文档的保管情况。

-对于涉及本部门核心设计理念和技术的文档，有权提出特殊的借阅限制和必威体育官网网址要求。

3.员工与外部合作伙伴

-员工有责任按照本办法规定申请和使用项目文档，妥善保管借阅的文档，不得擅自复制、传播或泄露文档内容。

-外部合作伙伴需遵守公司的借阅规定，在授权范围内使用项目文档，如有违反，公司有权追究其法律责任。

三、管理流程

1.文档分类与编号

-行政部门按照项目类型、时间、重要程度等因素对项目文档进行分类，如设计方案、项目报告、客户反馈等。

-为每份项目文档赋予唯一的编号，建立电子和纸质的文档索引目录，方便查询和管理。

2.借阅申请

-公司员工如需借阅项目文档，应填写《项目文档借阅申请表》，注明借阅文档的编号、名称、借阅目的、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。

-外部合作伙伴借阅项目文档，需由合作项目的负责人向行政部门提出申请，填写《外部合作伙伴项目文档借阅申请表》，详细说明合作背景、借阅文档的用途、必威体育官网网址承诺等内容，经行政部门审核后，报公司管理层批准。

3.借阅审批

-员工所在部门负责人应根据工作需要和必威体育官网网址要求，对员工的借阅申请进行审批。如涉及重要或机密文档，需行政部门和公司管理层联合审批。

-对于外部合作伙伴的借阅申请，行政部门应严格审核其申请内容的真实性和合理性，公司管理层根据合作关系和项目情况进行最终审批。

4.文档借阅

-经审批通过后，借阅人凭审批通过的申请表到文档管理岗位办理借阅手续。文档管理人员在确认借阅人身份和申请信息无误后，将文档交给借阅人，并在《项目文档借阅登记册》上记录借阅人姓名、部门、借阅时间等信息。

-对于珍贵或易损的文档，文档管理人员可提供复印件供借阅人使用，原件妥善保管。

5.文档归还

-借阅人应在规定的归还时间内将文档归还至文档管理岗位。文档管理人员在接收归还的文档时，应检查文档的完整性和是否有损坏情况，并在《项目文档借阅登记册》上记录归还时间。

-如需续借，借阅人应在归还日期前填写《项目文档续借申请表》，经原审批人同意后，到文档管理岗位办理续借手续。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权根据工作需要借阅与设计项目相关的文档，以获取必要的信息和参考资料，提升工作效率和设计质量。

-义务：严格遵守公司的借阅制度，妥善保管借阅的文档，不得转借他人；不得在文档上进行涂改、标记或损坏等行为；按时归还文档，如有逾期需说明原因并接受相应处理。对涉及公司商业机密和核心设计理念的文档，应严格必威体育官网网址，不得向外部泄露。

2.外部合作伙伴权利与义务

-权利：在获得公司批准后，有权在规定的范围内借阅与合作项目相关的文档，以便更好地了解项目情况，促进合作的顺利进行。

-义务：遵守公司的借阅规定和必威体育官网网址协议，不得超出授权范围使用文档；不得将文档用于任何与合作项目无关的目的；不得向第三方泄露文档内容。合作结束后，应及时归还所借文档。

3.公司权利与义务

-权利：公司有权对项目文档进行管理和控制，有权拒绝不合理的借阅申请；对于违反借阅规定的员工和外部合作伙伴，公司有权采取相应的处罚措施，包括但不限于警告、罚款、解除合作关系等，情节严重的将依法追究法律责任。

-义务：为员工和外部合作伙伴提供必