某广告公司供应商合同归档管理规定.doc

广告公司供应商合同归档管理规定

一、总则

1.目的

为加强本广告公司供应商合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，有效利用合同档案信息，服务公司运营，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于广告公司与所有供应商签订的各类合同档案的管理，涉及全体与合同归档工作相关的员工。

3.企业文化体现

秉持公司“创新、协作、卓越”的企业文化，合同归档工作应注重团队协作，鼓励创新管理方式，以追求卓越的档案管理水平，为公司与供应商的良好合作提供有力支持。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-负责制定和完善供应商合同档案管理制度，并监督执行。

-对各部门移交的供应商合同档案进行统一接收、整理、分类、编号、存储和保管。

-负责合同档案的借阅、查阅服务，确保档案使用的合规性。

-定期对合同档案进行清查和盘点，保证档案的完整性。

2.业务部门

-在合同签订后规定时间内，将合同原件及相关附属资料整理齐全，移交至档案管理部门。

-对所提供合同档案资料的真实性、完整性和准确性负责。

-在需要查阅与本部门相关供应商合同档案时，按照规定流程向档案管理部门申请。

3.法务部门

-对合同档案管理过程中的法律合规性进行指导和监督。

-协助档案管理部门处理涉及合同档案的法律纠纷，提供法律意见和支持。

三、管理流程

1.合同归档流程

-收集：业务部门在与供应商签订合同后5个工作日内，收集合同原件、补充协议、招投标文件、往来信函等相关资料。

-整理：业务部门对收集的资料进行初步整理，确保资料齐全、清晰，按照统一标准进行排序。

-移交：业务部门填写《供应商合同档案移交清单》，将整理好的合同档案移交至档案管理部门。档案管理部门核对清单与档案资料，确认无误后签字接收。

-分类编号：档案管理部门按照合同类型、供应商类别等进行分类，为每份合同档案编制唯一编号，并建立电子和纸质台账。

-存储保管：将合同档案按照分类和编号顺序，存放在专门的档案存储设备中，确保存储环境安全、整洁、通风。

2.档案查阅流程

-申请：公司内部员工因工作需要查阅供应商合同档案，需填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、合同名称、供应商名称等信息，经部门负责人审批后提交至档案管理部门。

-审批：档案管理部门对申请表进行审核，对于符合规定的申请予以批准；涉及重要合同或机密信息的查阅申请，需经公司高层领导审批。

-查阅：申请人在档案管理部门指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中不得对档案进行涂改、标记、损毁等行为。

-归还：查阅完毕后，申请人应及时将合同档案归还档案管理部门，档案管理人员核对档案数量和完整性后签字确认。

3.档案借阅流程

-申请：员工因特殊工作需要借阅供应商合同档案，填写《合同档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批，重要合同需公司分管领导审批。

-登记：档案管理部门对借阅申请审批通过后，在《合同档案借阅登记册》上记录借阅人信息、借阅合同信息、借阅时间等内容。

-借阅：借阅人在规定时间内从档案管理部门领取合同档案，确保档案的安全携带和保管。

-归还：借阅人应在借阅期限内归还合同档案，档案管理部门检查档案完整性后，在登记册上记录归还时间。如需续借，应提前办理续借手续。

四、权利与义务

1.员工权利

-公司员工有权按照规定流程查阅、借阅与工作相关的供应商合同档案，以获取必要的工作信息。

-员工对档案管理工作提出合理建议和意见的权利，以促进档案管理工作的优化和改进。

2.员工义务

-严格遵守合同档案管理制度，不得擅自违反规定流程查阅、借阅、篡改或销毁合同档案。

-在工作过程中，妥善保管接触到的合同档案信息，防止信息泄露。如因工作变动等原因不再需要使用相关档案，应及时归还档案管理部门。

3.供应商权利

-供应商有权在法律规定范围内，了解其与公司签订合同档案的保管情况。在涉及自身合法权益的情况下，可按照合法程序申请查阅相关合同档案。

4.供应商义务

-配合公司提供与合同相关的真实、准确、完整的资料，以确保合同档案的完整性。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-档案管理部门定期对合同档案管理情况进行自查，检查档案的完整性、借阅归还记录等是否符合规定。

-公司内部审计部门不定期对合同档案管理工作进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。