××广告公司项目文档管理细则.doc

广告公司项目文档管理细则

一、总则

1.目的

为加强公司项目文档的规范化管理，确保项目文档的完整性、准确性、必威体育官网网址性和可用性，有效支持项目的顺利进行、经验总结以及知识传承，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于公司全体员工在参与各类项目过程中涉及的所有项目文档管理活动，同时也适用于与公司有合作关系的客户在项目合作过程中涉及文档交互的相关事宜。

3.企业文化体现

公司秉持创新、协作、专业、共赢的企业文化。在项目文档管理中，鼓励员工积极创新文档管理方式，以提高效率；强调团队协作，确保各部门、各岗位之间文档的顺畅流转；要求以专业的态度对待文档的编制、审核与存储；追求与客户共赢，通过良好的文档管理为客户提供优质服务。

4.设计理念

文档管理设计理念遵循简洁、高效、易用的原则。简化文档管理流程，去除繁琐环节，提高工作效率；确保文档管理系统易于操作，方便员工使用，降低学习成本。同时，注重文档的结构化设计，便于检索、查询和利用。

二、组织架构与职责划分

1.项目文档管理小组

成立项目文档管理小组，负责公司项目文档管理的整体规划、指导、监督和协调工作。小组由行政主管担任组长，成员包括各项目部门负责人。

2.行政部门

行政部门作为项目文档管理的统筹部门，负责制定和完善项目文档管理制度与流程；搭建和维护项目文档管理平台；对各项目文档管理工作进行日常监督和检查；组织文档管理培训与交流活动。

3.项目部门

各项目部门负责本部门所承担项目文档的收集、整理、编制、审核和提交工作；确保本部门项目文档的质量和完整性；配合行政部门进行文档管理工作，并及时反馈文档管理过程中出现的问题。

4.项目负责人

项目负责人是项目文档管理的第一责任人，负责组织协调项目团队成员开展文档管理工作；对项目文档的整体质量和进度负责；确保项目文档符合公司规定和客户要求。

5.其他员工

公司全体员工有责任按照本细则要求，及时、准确地提供与项目相关的文档资料，并配合做好文档的整理、审核等工作。

三、管理流程

1.文档分类与编号

根据项目文档的性质、用途和来源，对文档进行分类，如项目策划文档、设计文档、执行文档、验收文档等。为每类文档制定统一的编号规则，确保文档编号的唯一性和系统性，便于识别和管理。

2.文档收集

项目启动阶段，项目负责人应明确项目文档收集清单，随项目进展，各团队成员按照清单及时收集相关文档。收集的文档应确保真实、完整、有效，注明文档的来源、日期等关键信息。

3.文档整理与编制

收集到的文档应进行整理，对格式不规范的文档进行统一格式处理。对于需要编制的文档，如项目报告、总结等，应按照公司规定的模板和要求进行编制，确保文档内容结构清晰、逻辑严谨。

4.文档审核

编制完成的文档需经过严格审核。首先由项目团队内部进行初审，检查文档的准确性、完整性和规范性。初审通过后，提交给项目负责人进行复审。对于重要文档，还需组织跨部门评审，确保文档符合公司整体业务要求和客户需求。

5.文档存储与备份

审核通过的文档应及时存储到公司指定的项目文档管理平台。按照分类和编号规则进行存储，确保文档存储的有序性。同时，定期对文档进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。

6.文档检索与利用

建立高效的文档检索系统，员工可通过关键词、编号、日期等多种方式快速检索到所需文档。在保证文档安全和必威体育官网网址的前提下，方便员工对文档进行合理利用，以支持项目工作的开展和经验借鉴。

7.文档移交与归档

项目结束后，项目负责人应组织将项目文档进行整理和移交。将最终版的项目文档移交给行政部门进行归档保存。归档的文档应长期保存，以备后续查阅和审计。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权按照规定的流程和权限查阅、使用与自己工作相关的项目文档，以支持工作开展。对于文档管理工作提出合理化建议和意见，并获得反馈和处理。在参与项目过程中，有权要求相关部门和人员提供必要的文档支持。

2.员工义务

员工有义务按照本细则要求，及时、准确地提供项目文档资料，并积极配合文档的收集、整理、审核等工作。妥善保管涉及项目机密的文档，不得泄露给无关人员。遵守文档管理的相关规定和流程，不得擅自篡改、删除文档。

3.客户权利

客户有权按照合同约定，获取与项目相关的文档资料，了解项目进展情况。对项目文档提出合理的修改意见和要求，并得到公司及时的响应和处理。

4.客户义务

客户有义务按照合同约定，及时提供与项目相关的文档资料，配合公司开展项目工作。对公司提供的项目文档予以必威体育官网网址，不得用于合同约定以外的其他用途。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

行政部门定期对各项目部门的文档管理工作进行检查，检查内容包括文档的完整性、准确性、规范性、存储与备份情况等。建立文档管理工作的抽查制度，不定期对项目文档