库房管理员出入登记制度.doc

库房管理员出入登记制度

一、总则

1.目的

为加强档案馆库房管理，确保档案资料存放环境的安全与秩序，规范库房管理员出入行为，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于档案馆所有库房管理员以及因工作需要进入库房区域的相关人员。

3.指导原则

秉持档案馆“安全第一、服务至上、高效运营”的企业文化和经营理念，以保障档案安全为核心，遵循扁平化管理原则，简化不必要的流程，提高工作效率，同时注重人文关怀，确保制度执行的合理性与人性化。

二、组织架构与职责划分

1.管理部门

档案馆行政主管部门负责本制度的制定、监督与修订工作。确保制度的有效执行，协调各部门之间在库房管理方面的工作关系。

2.库房管理团队

库房管理团队直接负责库房的日常管理工作，包括但不限于档案的整理、存放、保管环境维护等。库房管理员作为具体执行者，需严格遵守本制度，负责自身出入库房的登记工作，并对进入库房的其他人员进行登记与监督。

三、管理流程

1.日常出入登记

（1）上班进入库房

库房管理员每日上班到达档案馆后，需在库房入口处的专用登记本上进行登记。登记内容包括姓名、工号、进入时间、预计工作内容等信息。

（2）中途离开库房

若库房管理员在工作期间需要中途离开库房，同样需在登记本上记录离开时间以及预计返回时间。离开时间精确到分钟，预计返回时间应合理预估，避免因未按时返回影响库房管理工作。

（3）下班离开库房

下班后，库房管理员在完成当天工作离开库房时，要在登记本上记录离开时间，并确保已完成当天的工作任务，如档案整理、设备检查等。

2.特殊情况出入登记

（1）紧急情况进入

如遇火灾、水灾等紧急情况，库房管理员应立即进入库房进行应急处理。进入时需尽可能在登记本上简单记录进入时间、紧急情况类别等信息。若情况紧急无法及时登记，事后应尽快补登。

（2）临时任务进入

因临时工作任务需要进入库房，且任务发起部门提前未沟通的，库房管理员需在进入前向行政主管部门报备，经同意后进入，并在登记本上详细记录任务来源、任务内容、进入时间等信息。

3.非库房管理员进入登记

（1）外部人员进入

如有外部人员（如档案查阅客户、设备维修人员等）因工作需要进入库房，需提前向档案馆行政主管部门提出申请。经批准后，由库房管理员陪同进入，并在登记本上详细记录外部人员姓名、单位、联系方式、进入时间、预计离开时间、进入事由等信息。外部人员离开时，库房管理员需再次记录离开时间。

（2）内部非库房管理部门人员进入

档案馆内部其他非库房管理部门人员因工作需要进入库房，需提前与库房管理团队沟通协调。经同意后，在库房入口登记本上进行登记，登记内容与外部人员进入登记内容类似。

四、权利与义务

1.库房管理员权利

（1）有权拒绝不符合进入库房规定的人员进入。对于未按程序申请或未经批准的人员，库房管理员应坚决阻止其进入库房，以确保库房安全。

（2）在执行出入登记制度过程中，如遇到不合理要求或阻碍，库房管理员有权向上级行政主管部门反映，寻求支持与解决。

2.库房管理员义务

（1）严格遵守本制度，认真、如实、及时地进行出入登记工作。不得漏登、错登或故意隐瞒相关信息，确保登记信息的准确性和完整性。

（2）负责对进入库房的人员进行引导和监督，确保其在库房内的行为符合档案馆的安全规定和操作规范。如发现违规行为，应及时制止并向上级报告。

（3）配合行政主管部门和其他相关部门的检查与审计工作，提供真实有效的出入登记记录。

3.其他人员权利

（1）符合进入库房条件的人员，有权在履行登记手续后进入库房开展相关工作。

（2）对登记过程中存在的不合理要求或不规范操作，有权向行政主管部门提出意见和建议。

4.其他人员义务

（1）按规定提前申请进入库房，经批准后方可进入。进入时需主动配合库房管理员进行登记，提供真实准确的个人信息和进入事由。

（2）在库房内严格遵守档案馆的各项规章制度，不得从事与工作无关的活动，不得擅自触碰、移动档案资料和库房设备。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

（1）行政主管部门定期对库房出入登记记录进行检查，检查频率为每月至少一次。检查内容包括登记信息的完整性、准确性，登记流程的执行情况等。

（2）设立举报渠道，鼓励全体员工对违反库房出入登记制度的行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。

（3）引入监控设备，对库房入口区域进行实时监控，以便在出现问题时能够及时追溯和查证。

2.奖励机制

（1）对于严格遵守库房出入登记制度，工作认真负责，在库房管理工作中表现突出的库房管理员，给予绩效加分、物质奖励等激励措施。例如，连续三个月无违规登记行为且工作任务完成出色的，给予一定金额的奖金奖励，并在绩效考核中适当加分。

（2）对于积极配合库房管理工作，按规定进行出入登记的其他人员，在全馆范围内进行通报表扬，