养殖场视频会议系统使用管理细则.doc

养殖场视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的

为加强养殖场会议系统的有效管理，确保会议系统正常运行，提高会议效率与质量，促进养殖场内部信息交流与协同工作，结合养殖场实际情况，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于养殖场全体员工及因业务需要使用会议系统的客户。

3.企业文化与经营理念融入

本细则贯彻养殖场“以品质养殖为核心，以科技创新为动力，以客户满意为宗旨”的经营理念，倡导“团结、高效、创新、共赢”的企业文化。在会议系统使用过程中，鼓励员工积极交流、勇于创新，共同为实现养殖场的发展目标努力。

4.扁平化管理体现

会议系统作为养殖场扁平化管理的重要工具，打破层级限制，促进各级员工直接沟通。无论是基层养殖人员还是高层管理人员，均可通过会议系统及时反馈问题、提出建议，提高决策效率与管理的透明度。

二、组织架构与职责划分

1.信息管理部门

-负责会议系统的整体规划、选型与建设，确保系统的功能满足养殖场的业务需求。

-承担会议系统的日常维护与技术支持工作，包括系统升级、故障排除等，保障系统稳定运行。

-制定会议系统的技术规范与操作指南，对员工进行系统使用培训。

2.行政部门

-负责会议系统使用的统筹安排与协调工作，制定会议预订规则与流程。

-监督会议系统的使用情况，确保各部门按规定使用，维护会议秩序。

-收集员工对会议系统使用的反馈意见，与信息管理部门沟通，持续优化会议系统的使用体验。

3.各部门

-负责本部门会议的预订与组织，合理安排会议时间与参会人员。

-确保本部门员工正确使用会议系统，遵守相关规定。

-积极利用会议系统开展工作，提高部门内部沟通效率与协同能力。

三、管理流程

1.会议预订

-员工需使用会议系统召开会议时，应提前在预订系统中提交预订申请，包括会议主题、时间、时长、参会人员等信息。

-预订时间应遵循先到先得原则，避免冲突。如有特殊情况需要临时更改或取消预订，应提前通知行政部门。

-行政部门对预订申请进行审核，确保预订符合规定，审核通过后予以确认。

2.会前准备

-会议组织者应提前测试会议系统，确保设备正常、网络畅通，并熟悉会议系统的操作功能。

-提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点（会议系统链接）、议程等信息，提醒参会人员做好准备。

-对于重要会议，信息管理部门应安排专人提供技术支持，保障会议顺利进行。

3.会议进行

-参会人员应提前进入会议系统，签到并做好会议准备。会议开始后，应保持安静，避免干扰他人发言。

-会议组织者负责主持会议，控制会议节奏与时间，确保会议按议程进行。鼓励参会人员积极发言、充分交流，但要注意发言秩序，避免出现混乱局面。

-在会议过程中，如需使用共享文档、图片等资料，应提前准备好，并按照系统操作规范进行共享。

4.会议结束

-会议结束后，会议组织者应及时结束会议，并提醒参会人员退出系统。

-行政部门对会议系统的使用情况进行记录，包括会议时长、参会人数等信息，作为绩效考核的参考依据之一。

-信息管理部门对会议系统的运行数据进行分析，如系统稳定性、功能使用情况等，为系统优化提供数据支持。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权按照规定使用会议系统召开会议、参加会议，获取与工作相关的信息。

-对会议系统的功能改进、使用体验等方面有权提出建议和意见。

-在会议中，有权充分表达自己的观点和想法，参与讨论和决策。

2.员工义务

-遵守会议系统的使用规定，不得违规操作，确保系统正常运行。

-按照会议通知要求，准时参加会议，积极参与讨论，认真履行职责。

-保护会议中涉及的养殖场商业机密、技术秘密等信息，不得泄露给外部人员。

3.客户权利

-有权在与养殖场进行业务沟通时，按照约定使用会议系统。

-获得养殖场提供的关于会议系统使用的必要协助和指导。

4.客户义务

-遵守养殖场会议系统的使用规定，不得进行恶意操作或利用会议系统从事违法活动。

-在使用会议系统过程中，尊重养殖场员工，保持良好的沟通态度。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门与信息管理部门联合对会议系统的使用情况进行监督，定期检查会议预订、使用记录等信息。

-鼓励员工对违规使用会议系统的行为进行举报，一经查实，将对违规者进行严肃处理。

2.奖励机制

-对于积极利用会议系统提高工作效率、促进团队协作的部门或个人，给予表彰和奖励。例如，评选“会议系统高效使用部门”