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2023届本科毕业生档案整理要求

一、档案材料清单

序号档案材料是否必备备注

1高中档案是

“学校意见”一栏提前到档案

2毕业生登记表是

室和学工处盖章

双学位学生成绩单有第一专业

3成绩单是

及辅修专业的两份成绩单

4毕业证明是

5党员材料如是党员请务必核对此项材料

6团员材料

7辅修成绩单

8体检表

9获奖或处分材料

10其他材料

各院系务必认真核查档案中材料，填写《华南理工大学本科生档案材料清单》，

由核对人（专职辅导员）签名后将白色联装入学生档案，粉色联由学院留存备查。

二、档案袋填写格式

将学生的学号、姓名和学院（学院名称可简写）用黑色签字笔清楚工整的写

于档案袋左上角:

注意：攻读研究生的调档函中如有“在档案袋封面填写或粘贴”等要求，请

按调档函要求填写或粘贴。

三、档案材料密封

1.材料齐全的档案须用华南理工大学本科生档案密封条密封。

档案袋正面档案袋反面密封条粘贴方向

2.需通过EMS寄送的档案：

（1）将已封口的档案袋装入EMS“高校学生档案专用”外袋；

（2）将EMS寄送标签贴于EMS外袋“请将详情单贴在此处”位置，EMS外袋

切勿封口；请各院系务必认真核对EMS寄送标签信息，如寄送地址有变动，

请各院系统计后提交档案科修改和打印新的EMS寄送标签；

（3）档案提交至校档案管理科检查合格后，由档案科盖密封章、EMS外袋封

口等；

五山校区示例：EMS外袋五山校区示例：EMS寄送标签粘贴位置

大学城/国际校区示例：EMS外袋大学城/国际校区示例：EMS寄送标签粘贴位置

3.本校读研的档案：

（1）仍在本院读研的毕业生档案，无需装入EMS外袋，由学院内部直接转

交至负责收取研究生新生档案老师处；

（2）校内跨学院读研的毕业生档案，无需装入EMS外袋，提交至档案科转

交至相关学院。

4．特殊情况：缺少必备材料等暂不寄送的毕业生的档案袋不封口，也无需

装入EMS外袋，需在档案袋右上角用铅笔注明原因（如：缺**材料、退学、出国、

留级、结业、4+1等），此类档案请各院系于9月开学后（具体时间另行通知）

提交档案科。

四、档案材料提交

1.交寄单打印：

进入学生工作管理系统（校内网登录，外网需登

录VPN）“档案管理”→“毕业生档案信息”→“档案转递”→在“档案状态”

下选择“转递处理中”→查询2019级（建筑学院选择2018级）→“交寄单打印”，

按转递方式EMS打印一式两份交寄单。

2.档案材料提交：

将已封档的档案材料，按档案去向（EMS寄送、校内跨学院读研）分两类提

交，档案排列顺序须与交寄单上的名单顺序一致，如不能寄送的档案请在交寄单

上直接划掉并写明原因（如：缺**材料、暂不寄送等），档案材料上附对应的交

寄单一式两份。