历史纪念馆印章集中保管与使用登记制度.doc

念馆印章集中保管与使用登记制度

一、总则

1.目的

为加强本历史纪念馆印章的集中管理，规范印章的使用与登记流程，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，维护纪念馆的正常运营秩序与合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于历史纪念馆全体员工。涉及纪念馆各类印章的保管、使用及登记等相关事宜均需遵循本制度规定。

3.基本原则

秉持严谨、规范、责任明确的原则，确保印章集中保管安全有序，使用登记严格规范，体现纪念馆对历史文化传承和运营管理的重视，践行纪念馆“传承历史，服务大众”的企业文化与经营理念。

二、组织架构与职责划分

1.保管部门及职责

设立专门的综合管理部门负责纪念馆印章的集中保管工作。综合管理部门应指定专人作为印章保管责任人，承担印章的日常保管与安全维护职责。保管责任人需具备良好的责任心和必威体育官网网址意识，熟悉印章管理相关规定。其主要职责包括：妥善保管印章，确保印章存放安全；严格按照规定流程办理印章使用手续；定期检查印章的完整性和保管状况。

2.使用部门及职责

纪念馆各部门为印章的使用部门。各部门负责人对本部门印章使用的必要性、真实性和合法性负责。在需要使用印章时，使用部门应按照规定填写申请并提交相关材料，配合保管部门完成印章使用登记工作。

3.监督部门及职责

由馆内的审计监督部门作为印章管理的监督部门。负责定期对印章保管和使用情况进行检查与审计，监督印章保管和使用是否符合本制度规定，对违规行为提出纠正意见并进行处理，确保印章管理工作的规范运行。

三、管理流程

1.印章保管流程

（1）印章交接

新印章刻制完成后，由综合管理部门负责人与印章刻制单位办理交接手续，核对印章的样式、规格等信息是否准确无误。接收印章时，需填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、交接日期、交接人等信息。

（2）存放保管

印章保管责任人应将印章存放在专门的保险柜或安全的保管设施内，保险柜密码和钥匙由保管责任人专人负责管理，不得随意交予他人。同时，保管场所应具备防火、防潮、防盗等安全措施，确保印章存放环境安全。

（3）定期盘点

保管责任人应定期对所保管的印章进行盘点，每月至少进行一次盘点工作。盘点时需认真核对印章的数量、状态等信息，并填写《印章盘点记录表》。如发现印章有遗失、损坏等异常情况，应立即报告综合管理部门负责人，并采取相应的措施进行处理。

2.印章使用流程

（1）使用申请

各部门需要使用印章时，应提前填写《印章使用申请表》。申请表中应详细注明使用部门、申请人、使用印章名称、使用事由、使用日期、预计归还日期（如有）等信息，并附上相关的文件、合同等材料。对于涉及重大事项的印章使用申请，还需提交馆领导审批意见。

（2）审批流程

《印章使用申请表》填写完成后，首先由使用部门负责人进行审核签字，确认申请事项的必要性和真实性。然后提交至综合管理部门负责人进行审批，综合管理部门负责人应根据申请事项的性质、权限等进行审核，如涉及重要文件或重大决策，需报馆领导审批。审批通过后，申请表方可流转至印章保管责任人处。

（3）印章使用

印章保管责任人在收到审批通过的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表中的各项信息与所附材料是否一致。确认无误后，在指定的地点按照规定的方式加盖印章，并在申请表上注明印章加盖的日期和位置。印章使用完毕后，保管责任人应及时将印章放回保险柜妥善保管。

（4）登记记录

每一次印章使用，保管责任人都应在《印章使用登记簿》上进行详细登记。登记内容包括申请日期、使用部门、申请人、印章名称、使用事由、使用文件编号（如有）、盖章日期等信息。登记簿应妥善保存，以备后续查阅和审计。

3.印章外借流程

（1）外借申请

因特殊情况需要将印章外借时，使用部门应填写《印章外借申请表》，详细说明外借原因、外借期限、外借地点、借用人等信息，并附上相关的审批文件或说明材料。外借申请需经使用部门负责人、综合管理部门负责人和馆领导审批同意后方可进行。

（2）外借交接

审批通过后，印章保管责任人与借用人办理外借交接手续。双方需在《印章外借交接登记表》上签字确认，明确印章外借的时间、归还时间等信息。借用人应确保印章在外借期间的安全，不得转借他人或用于申请事由以外的其他用途。

（3）归还验收

印章外借期满后，借用人应按时将印章归还至保管责任人处。保管责任人应对归还的印章进行检查验收，确认印章的完整性和使用情况是否符合外借申请的要求。验收合格后，在《印章外借交接登记表》上注明归还时间，并由借用人签字确认。如发现印章有损坏、丢失等情况，借用人应承担相应的责任。

四、权利与义务

1.员工权利

（1）员工有权按照本制度规定的流程申请使用印章，以完成本职工作相关的业务事项。对于符合规定的印章使用申请，不得无故拒绝。

（2）员工有权对印章管理工作提出意见和建议，以促进印章管理