开票回款流程(2P).docVIP

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序号

版本

修订人

修订日期

修订内容

审核人

批准人

1

V1.0

文件名称

开票回款流程

文件编号

IFS-3-2-001

版本

V1.0

制订部门

流程与IT

文件类型

流程文件

生效日期

2024/01/08

归属流程

一级流程

IFS-集成财务管理

二级流程

应收管理

三级流程

开票管理

四级流程

开票回款流程

目的

为了规范公司的开票回款流程，明确开票管理各流程步骤，规范财务数据质量，完善发票管理模式，提升回款效率，特制定本流程文件。

适用范围

公司销售业务涉及的所有种类发票的开具及回款管理。包括电子发票（增值税普通发票、增值税专用发票）、纸质发票（增值税普通发票、增值税专用发票）。

角色定义

角色名称

角色定义及职责

承担部门及岗位

客户经理

对接客户需求的销售人员。本流程中职责主要是确认订单及客户收货情况，确认完成后，在开票系统内录入相关PO、POD信息，然后提交开票申请，并跟进应收款的回款进度和状态。

客户经理或销售专员

财务开票员

负责处理和管理公司发票事务的人员。本流程中职责主要是审核开票信息，确保开具金额及内容无误的发票。开具发票后，负责后续发票邮寄及相关订单状态、台账信息的更新。

财务人员

开票审批人

审核开票信息的人员。确保开票申请和实际业务及开票要求一致。

财务部主管

财务收款员

负责公司销售货款的收款工作人员。本流程中职责主要是查询银行账户，确保收款金额与开票记账金额一致，货款到账后及时更新台账并通知相关销售人员。

财务人员

流程图

流程步骤说明

序号

活动名称

流程活动描述

角色

内控点

输入

输出

IT

01

新建开票任务

核实客户订单及收货情况，更新PO、POD信息。

销售人员

-

-

PO、POD信息

-

02

确认客户回款

查询收款账户，确认客户付款金额及信息与公司财务记账信息一致。

财务收款员

-

收款

回款记录

-

03

申请开票

在开票系统内录入PO、POD信息，提交开票申请

客户经理

-

开票申请

合同、PO、POD

-

04

审核

收到开票申请后，核对相关合同、PO、POD，审核开票金额及内容，确认开票信息。

财务开票员

-

开票申请

开票申请

-

05

审批

确认开票信息无误，通过开票申请。

开票审批人

-

开票申请

开票申请

-

06

开具发票

根据审核结果，开具内容正确的发票

财务开票员

-

开票申请

发票

-

07

邮寄发票

发票开具后，将发票邮寄给对应客户

财务开票员

发票

发票

-

08

更新订单开票状态

更新订单开票状态及台账信息，并通知相关销售人员

财务开票员

发票

订单台账

-

09

确认客户回款

查询银行账户，确认收款金额与公司开票记账信息一致

财务收款员

收款账户

回款记录

-

10

更新订单状态

根据收款记录，及时更新相应的订单台账

财务收款员

回款记录

订单台账

-

表单/模板

表单/模板名称

说明

订单台账

用于归集、记录客户订单及状态的文件模板，规范订单状态记录动作和订单状态传递的接口。