标杆企业采购合同编码规则(2P).docxVIP

XXX有限公司

第

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文件名称

采购合同编码规则

文件编号

PTP-5-1-009

版本

V1.0

制订部门

采购部

文件类型

规则

生效日期

2024/06/20

归属流程

一级流程

采购到付款

二级流程

合同管理

三级流程

合同模板

四级流程

修订记录

序号

版本

修订人

修订日期

修订内容

批准人

1

V1.0

采购合同编码规则操作指导书

目的

本规则旨在建立一套统一、清晰的采购合同编码体系，确保采购合同的系统性和可追溯性，便于管理和查阅。

合同编码规则

1、采购合同编码由字母、数字组成。具体结构如下：

XXXXXXXXXXXXXXX

第四部分：1位大写字母，表示流水号。

第四部分：1位大写字母，表示流水号。

第三部分：3位数字，表示工号后三位。

第三部分：3位数字，表示工号后三位。

第二部分：6位数字，表示文件签订日期，格式为：XX年XX月XX日。

第二部分：6位数字，表示文件签订日期，格式为：XX年XX月XX日。

第一部分：2-3位字母，表示合同类型简称。

第一部分：2-3位字母，表示合同类型简称。

补充协议编号规则如下：

原合同号+1位大写英文字母（A，B，C……）

合同类型说明

采购合同

简称

说明

采购主协议

MPA

采购主协议是用于规范买卖双方在采购过程中的权利和义务的法律文件，是买卖双方合作的基础，其中，NDA、QEA、PPC、规格书、PO是MPA的组成部分。

产品采购合同

PPC

产品采购合同（PPC）规定了买卖双方之间的交易条款和条件，包括但不限于商品的规格、数量、价格、数量、交付日期、支付方式及其他具体事项（因产品而定）。PPC是MPA的组成部分，受MPA约束。

临时性采购合同

TPC

临时性采购合同用于公司与供应商在未签署MPA情况下进行短期合作的约束性文件，主要用于临时项目/单项目产品或服务的采购。

采购订单

P0

采购订单是公司需要购买商品或服务时，向供应商发出的具有法律约束力的文件。采购订单依据PPC、TPC的约定，根据阶段性的需求量分一次或多次下订单。

必威体育官网网址协议

NDA

必威体育官网网址协议是用于公司在进行业务洽谈或开展项目时，保护企业技术秘密和经营秘密的法律文件。无论是否签署MPA，都可以和供应商单独签署，涉及到和供应商发送技术类资料，需提前签署。

质量及环保保证协议

QEA

质量及环保保证协议是通过设定明确的质量标准、建立质量监控机制、确定质量责任，用于确保产品或服务达到特定质量标准的文件。无论是否签署MPA，都可以和供应商单独签署。

补充协议

-

补充协议用于公司已有的合同或协议中，买卖双方就某些条款存在异议，或者发现需要增加、修改或者删除一些内容时，要进行补充而签署的协议。

例子

主协议：MPA240506002A，“MPA”指主采购协议，“240506”指合同签订日期，“002”代表工号，“A”代表合同签订流水号。

补充协议：MPA240506002AB，“MPA240506002A”表示原合同号，“B”表示原合同第二个补充协议。

编码管理

合同编码由采购部门负责分配和管理（IT生成除外）；

每个新合同必须赋予新的编码，不得重复使用已有的编码。

编码记录与存档

采购部门需建立采购合同台账，记录合同名称、签约主体、合同编码、合同金额、合同有效期等关键信息。