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档案修复材料采购制度

一、总则

1.目的

为规范本档案馆档案修复材料采购行为，确保所采购材料的质量与适用性，提高采购效率，降低采购成本，结合本馆实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体涉及档案修复材料采购工作的员工，以及与采购活动相关的部门和环节。

3.企业文化与经营理念体现

秉持“精准、高效、创新、服务”的企业文化，在采购过程中追求以精准的需求分析、高效的采购流程、创新的采购方式，为档案修复工作提供优质材料，从而更好地服务于档案保护与利用，实现档案价值的最大化，践行“守护历史记忆，服务社会发展”的经营理念。

4.基本原则

（1）公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果保持公开，接受内部和外部监督。

（2）公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商公平参与竞争，确保采购过程的公正性。

（3）质量优先原则：在保证材料质量符合档案修复要求的前提下，考虑成本因素。

（4）诚实守信原则：采购方与供应商应秉持诚实守信的态度履行各自义务。

二、组织架构与职责划分

1.采购决策小组

（1）组成

由馆长担任组长，副馆长担任副组长，成员包括档案修复部门负责人、财务部门负责人、行政部门负责人等。

（2）职责

负责审议档案修复材料采购的重大事项，如采购预算、采购政策的制定与调整，审批重大采购项目等。

2.采购部门

（1）职责

负责具体的采购工作实施，包括供应商的寻找、筛选、谈判与合同签订；执行采购计划，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题；收集、整理和保管采购相关资料。

3.档案修复部门

（1）职责

根据档案修复工作需求，提出材料采购申请，详细说明所需材料的规格、型号、数量等技术要求；参与供应商的评估与选择；对采购回来的材料进行质量验收，确保符合档案修复工作要求。

4.财务部门

（1）职责

负责审核采购预算，监督采购资金的使用；参与采购合同的审核，对采购价格进行合理性评估；负责采购款项的支付与结算。

5.行政部门

（1）职责

协助采购部门进行供应商管理，如对供应商的来访接待等；负责采购过程中的行政支持工作，如文件传递、会议组织等。

三、管理流程

1.采购需求提出

（1）档案修复部门根据日常工作和项目计划，定期梳理档案修复材料需求，填写《档案修复材料采购申请表》，详细列出材料名称、规格、型号、预计使用时间等信息。

（2）对于临时性的材料需求，档案修复部门应及时提交采购申请，说明需求的紧急程度。

2.采购预算编制

（1）采购部门根据档案修复部门提交的采购申请，结合市场价格信息，初步编制采购预算。

（2）财务部门对采购预算进行审核，综合考虑档案馆的财务状况和资金安排，提出预算调整建议，最终形成采购预算草案，提交采购决策小组审批。

3.供应商选择与管理

（1）采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。

（2）对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面，选择符合要求的供应商进入考察环节。

（3）采购部门会同档案修复部门、财务部门等组成考察小组，对供应商进行实地考察，了解其生产工艺、质量控制体系、售后服务等情况。

（4）定期对供应商进行评估，根据交货及时性、产品质量稳定性、售后服务质量等指标，对供应商进行评级，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作或终止合作等措施。

4.采购谈判与合同签订

（1）采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。

（2）谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利与义务、产品规格、价格、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

（3）采购合同需经采购部门负责人、档案修复部门负责人、财务部门负责人审核，并提交采购决策小组审批。审批通过后，由采购部门代表与供应商签订合同。

5.采购执行与跟踪

（1）采购部门按照合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪供应商的生产进度和发货情况。

（2）如遇供应商不能按时交货或出现其他问题，采购部门应及时协调解决，并将情况及时反馈给档案修复部门和其他相关部门。

6.验收与入库

（1）材料到货后，采购部门通知档案修复部门、质量检验人员等共同进行验收。验收内容包括材料的数量、规格、型号、质量等方面。

（2）验收合格的材料办理入库手续，仓库管理人员根据采购合同和验收报告，将材料妥善存放，并做好库存记录。

（3）对于验收不合格的材料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取换货、补货或退货等措施。

四、权利与义务

1.员工权利

（1）采购相关员工有权了解采购政策、流程和相关信息，以便更好地履行职责。

（2）在采购过程中，员工有权提出合理的采购建议和改进措施，对不合理的采购要求有权拒绝并向上级反映。

（3）员工有权获